Thẩm định IQ/OQ/PQ - những lỗi audit thường hay bắt lỗi

Tuy nhiên, thực tế cho thấy phần lớn hồ sơ Qualification bị ghi nhận lỗi ngay trong lần audit đầu tiên - không phải vì thiết bị không đạt, mà vì hệ thống xây dựng thiếu logic, thiếu truy xuất và thiếu dữ liệu chứng minh.

Bài viết “Thẩm định IQ/OQ/PQ - những lỗi audit thường hay bắt lỗi” của VCR sẽ phân tích toàn diện các sai sót phổ biến trong IQ, OQ, PQ; chỉ ra nguyên nhân cốt lõi khiến hồ sơ bị đánh giá không đạt; đồng thời cung cấp hướng tiếp cận xây dựng hệ thống Qualification vững chắc ngay từ thiết kế. Đây không chỉ là tài liệu tham khảo cho QA và Engineering, mà là khung tư duy giúp doanh nghiệp chuyển từ trạng thái đối phó audit sang chủ động kiểm soát chất lượng bằng dữ liệu và quản trị rủi ro.

GMP là gì?

1. Tổng quan về Thẩm định IQ/OQ/PQ trong hệ thống GMP

Trong hệ thống sản xuất dược phẩm, mỹ phẩm, thực phẩm chức năng và thiết bị y tế, thẩm định không phải là thủ tục hành chính mà là bằng chứng khoa học chứng minh hệ thống có khả năng kiểm soát rủi ro. IQ/OQ/PQ là trục xương sống của hoạt động Qualification, đảm bảo thiết bị phòng sạch vận hành đúng như thiết kế và duy trì hiệu suất trong điều kiện thực tế.

Nếu GMP là khung pháp lý, thì IQ/OQ/PQ là bằng chứng kỹ thuật chứng minh sự tuân thủ đó. Một hệ thống HVAC, một Laminar Air Flow, một Pass Box hay một phòng sạch ISO 5 chỉ thực sự “đạt chuẩn” khi được chứng minh bằng dữ liệu, không phải bằng cam kết của nhà cung cấp.

1.1 IQ/OQ/PQ là gì trong thẩm định thiết bị phòng sạch?

IQ/OQ/PQ là ba giai đoạn chính của quá trình Qualification.

Installation Qualification (IQ) là bước xác nhận thiết bị được lắp đặt đúng theo thiết kế đã phê duyệt. Nội dung bao gồm kiểm tra bản vẽ As-built, vật liệu cấu thành (SUS304, SUS316L), chứng chỉ HEPA filter, sơ đồ điện, vị trí lắp đặt, tem nhãn, hướng dẫn vận hành và chứng chỉ hiệu chuẩn thiết bị đo.

Operational Qualification (OQ) là bước xác nhận thiết bị vận hành đúng theo các thông số kỹ thuật đã thiết lập. Đây là giai đoạn kiểm tra chức năng, test alarm, test interlock, đo lưu lượng khí, kiểm tra chênh áp, test độ ồn, test ánh sáng, kiểm tra airflow pattern, smoke test và đánh giá điều kiện worst-case.

Performance Qualification (PQ) là bước chứng minh thiết bị hoạt động ổn định trong điều kiện sản xuất thực tế. PQ thường bao gồm test nhiều mẻ liên tiếp, đánh giá độ lặp lại, phân tích xu hướng dữ liệu, và xác nhận hệ thống kiểm soát nhiễm chéo.

Trong môi trường phòng sạch, IQ/OQ/PQ không chỉ xác nhận một thiết bị riêng lẻ mà còn xác nhận tính toàn vẹn của toàn bộ hệ sinh thái: HVAC - chênh áp - luồng di chuyển vật liệu - con người - quy trình vệ sinh.

1.2 Vai trò của IQ/OQ/PQ trong hệ thống Validation Master Plan (VMP)

Validation Master Plan là tài liệu cấp chiến lược mô tả toàn bộ chính sách và phương pháp thẩm định của nhà máy. IQ/OQ/PQ nằm trong chương Qualification của VMP.

• VMP trả lời câu hỏi: “Chúng ta sẽ thẩm định như thế nào?”
• IQ/OQ/PQ trả lời câu hỏi: “Thiết bị này đã được chứng minh đạt yêu cầu chưa?”

Vai trò của IQ/OQ/PQ trong VMP gồm:

1. Thứ nhất, đảm bảo tính truy xuất từ URS (User Requirement Specification) đến vận hành thực tế. Mọi test trong OQ phải truy ngược được về yêu cầu trong URS.
2. Thứ hai, kiểm soát rủi ro. Qualification phải dựa trên đánh giá rủi ro theo ICH Q9. Những thông số ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm phải được ưu tiên test ở mức độ nghiêm ngặt hơn.
3. Thứ ba, tạo bằng chứng cho thanh tra GMP. Khi cơ quan quản lý đánh giá, họ không quan tâm bạn nói gì; họ quan tâm bạn chứng minh bằng dữ liệu gì.
4. Thứ tư, làm nền tảng cho re-qualification và change control sau này. Một hệ thống IQ/OQ/PQ được xây dựng chuẩn ngay từ đầu sẽ giúp việc thay HEPA, nâng cấp motor hay điều chỉnh áp suất không trở thành khủng hoảng hồ sơ.

1.3 Mối liên hệ giữa IQ/OQ/PQ và các tiêu chuẩn

Trong thực hành quốc tế, IQ/OQ/PQ không phải là sáng kiến nội bộ của doanh nghiệp mà là yêu cầu được thừa nhận rộng rãi trong các hệ thống GMP toàn cầu.

World Health Organization GMP yêu cầu thiết bị phải được thẩm định để đảm bảo phù hợp mục đích sử dụng và không gây ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm. Qualification là một phần của hệ thống đảm bảo chất lượng.

European Medicines Agency - EU GMP nhấn mạnh nguyên tắc Qualification và Validation trong Annex 15. Annex này yêu cầu rõ ràng việc thực hiện IQ, OQ và PQ dựa trên quản lý rủi ro.

U.S. Food and Drug Administration - FDA 21 CFR yêu cầu thiết bị phải được thiết kế, xây dựng và bảo trì phù hợp với mục đích sử dụng. Dù không luôn dùng trực tiếp thuật ngữ IQ/OQ/PQ trong mọi phần, tinh thần kiểm soát và chứng minh bằng dữ liệu là bắt buộc.

Điểm chung của cả ba hệ thống là: thiết bị phải được chứng minh bằng tài liệu và dữ liệu. Không có dữ liệu, không có sự tuân thủ

1.4 Khi nào bắt buộc thực hiện IQ/OQ/PQ?

IQ/OQ/PQ bắt buộc thực hiện trong các trường hợp sau:

• Lắp đặt thiết bị mới trong khu vực sản xuất có yêu cầu GMP.
• Cải tạo hoặc thay đổi cấu hình hệ thống HVAC, chênh áp, HEPA filter.
• Thay đổi công suất, thay motor, thay control panel hoặc thay đổi logic interlock.
• Di dời thiết bị sang vị trí khác.
• Sau thời gian dài ngừng vận hành.
• Khi có yêu cầu từ cơ quan thanh tra hoặc khách hàng quốc tế.

Ngoài ra, re-qualification định kỳ cũng là yêu cầu phổ biến, đặc biệt đối với hệ thống phòng sạch ISO 5-ISO 8, nơi nguy cơ nhiễm chéo ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng sản phẩm.

Không thực hiện IQ/OQ/PQ khi có thay đổi đáng kể được xem là vi phạm nguyên tắc GMP về kiểm soát thay đổi và quản lý rủi ro.

1.5 Sự khác biệt giữa Commissioning và Qualification

Commissioning là quá trình kiểm tra kỹ thuật để đảm bảo hệ thống được lắp đặt và vận hành theo thiết kế. Hoạt động này thường do nhà thầu thực hiện trước khi bàn giao.

Qualification là quá trình chứng minh bằng tài liệu và dữ liệu rằng hệ thống đáp ứng yêu cầu GMP và mục đích sử dụng cụ thể trong sản xuất.

Commissioning tập trung vào việc “hệ thống có chạy được không”.

Qualification tập trung vào việc “hệ thống có đáp ứng yêu cầu chất lượng sản phẩm không”.

Commissioning có thể không yêu cầu truy xuất về URS hoặc đánh giá rủi ro chi tiết.

Qualification bắt buộc phải liên kết với URS, Risk Assessment, VMP và hệ thống QA.

Nói cách khác, Commissioning là bước chuẩn bị kỹ thuật. Qualification là bước xác nhận tuân thủ và kiểm soát chất lượng.

Trong thực hành hiện đại, nhiều doanh nghiệp tích hợp Commissioning và Qualification để tiết kiệm chi phí, nhưng hai khái niệm này không đồng nghĩa. Việc nhầm lẫn giữa chúng là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hồ sơ bị bắt lỗi trong audit GMP.

2. Cấu trúc chuẩn của một bộ hồ sơ IQ/OQ/PQ đạt yêu cầu Audit

Một bộ hồ sơ IQ/OQ/PQ đạt yêu cầu audit không chỉ đầy đủ biểu mẫu mà phải thể hiện được tư duy hệ thống, khả năng truy xuất và quản lý rủi ro. Thanh tra GMP không đánh giá bạn có bao nhiêu trang tài liệu, mà họ đánh giá tính logic, tính nhất quán và bằng chứng khoa học của từng nội dung.

Một bộ hồ sơ đạt chuẩn thường phải đảm bảo các yếu tố sau:

• Có cơ sở pháp lý rõ ràng (theo Annex 15, FDA, WHO GMP)
• Có truy xuất từ URS đến từng test case
• Có dữ liệu gốc (raw data) lưu trữ đầy đủ
• Có phê duyệt của QA độc lập
• Có kiểm soát thay đổi sau khi phê duyệt

Cấu trúc hồ sơ cần thống nhất giữa các thiết bị trong cùng nhà máy để tránh tình trạng mỗi thiết bị một mẫu biểu khác nhau.

2.1 Cấu trúc tài liệu IQ - Installation Qualification

IQ là nền tảng của toàn bộ quá trình Qualification. Nếu IQ không chặt chẽ, mọi dữ liệu OQ và PQ phía sau đều mất giá trị.

Một bộ tài liệu IQ chuẩn thường gồm:

Phần 1. Trang bìa và thông tin kiểm soát tài liệu

Tên thiết bị, mã thiết bị, khu vực lắp đặt, phiên bản tài liệu, người soạn, người kiểm tra, QA phê duyệt.

Phần 2. Mục đích và phạm vi

Xác định rõ thiết bị nào được thẩm định và trong phạm vi nào.

Phần 3. Tài liệu tham chiếu

URS, DQ, bản vẽ P&ID, layout phòng sạch, catalogue nhà sản xuất, tiêu chuẩn nội bộ.

Phần 4. Mô tả thiết bị

Thông số kỹ thuật chính, vật liệu cấu tạo (SUS304/SUS316L), công suất motor, loại HEPA (H13/H14), class phòng sạch áp dụng.

Phần 5. Danh mục kiểm tra lắp đặt

• Kiểm tra vị trí lắp đặt so với layout
• Kiểm tra kết nối điện
• Kiểm tra kết nối khí nén (nếu có)
• Kiểm tra nhãn thiết bị
• Kiểm tra phụ kiện đi kèm
• Kiểm tra tài liệu bàn giao

Phần 6. Kiểm tra vật liệu và chứng chỉ

Material certificate, chứng chỉ HEPA filter, chứng chỉ hiệu chuẩn thiết bị đo.

Phần 7. Kết luận IQ

Xác nhận thiết bị được lắp đặt đúng theo thiết kế và sẵn sàng chuyển sang OQ.

Điểm thường bị audit bắt lỗi ở IQ là thiếu bản vẽ As-built cập nhật và thiếu chứng chỉ hiệu chuẩn còn hiệu lực.

2.2 Cấu trúc tài liệu OQ - Operational Qualification

OQ là bước chứng minh thiết bị vận hành đúng theo thiết kế và yêu cầu sử dụng. Cấu trúc OQ chuẩn gồm:

Phần 1. Mục đích và phạm vi

Xác định rõ các chức năng sẽ được test.

Phần 2. Điều kiện tiên quyết

IQ đã được phê duyệt, thiết bị đo đã hiệu chuẩn, SOP vận hành đã ban hành.

Phần 3. Danh mục test chức năng

• Test bật/tắt thiết bị
• Test alarm và cảnh báo
• Test interlock
• Test logic điều khiển
• Test airflow
• Test chênh áp
• Test độ ồn
• Smoke test kiểm tra dòng khí

Phần 4. Xác định điều kiện worst-case

Ví dụ: cửa mở đồng thời, tải cao nhất, tốc độ quạt tối đa, áp suất thấp nhất cho phép.

Phần 5. Phương pháp đo và tiêu chí chấp nhận

Tiêu chí phải liên kết trực tiếp với URS.

Phần 6. Raw data và phân tích kết quả

Dữ liệu đo phải lưu trữ gốc, có chữ ký người thực hiện và người xác nhận.

Phần 7. Kết luận OQ

Xác nhận hệ thống hoạt động ổn định trong giới hạn thiết kế.

OQ thiếu đánh giá rủi ro hoặc không chứng minh được worst-case là lỗi phổ biến trong audit EU GMP.

2.3 Cấu trúc tài liệu PQ - Performance Qualification

PQ chứng minh thiết bị hoạt động ổn định trong điều kiện sản xuất thực tế. Cấu trúc PQ gồm:

Phần 1. Mục đích

Xác nhận hiệu suất trong điều kiện thực tế.

Phần 2. Điều kiện thực hiện

Thiết bị đang sản xuất thật, nhân sự vận hành thật, SOP áp dụng đầy đủ.

Phần 3. Số lần thử nghiệm

Thường tối thiểu 3 chu kỳ liên tiếp hoặc 3 batch.

Phần 4. Thông số theo dõi

• Số lượng hạt
• Vi sinh (nếu áp dụng)
• Nhiệt độ
• Độ ẩm
• Chênh áp
• Thời gian phục hồi

Phần 5. Phân tích xu hướng

Dữ liệu phải được phân tích để chứng minh tính ổn định và lặp lại.

Phần 6. Kết luận PQ

Xác nhận thiết bị phù hợp mục đích sử dụng.

Một lỗi thường gặp là PQ được thực hiện trong điều kiện “mô phỏng đẹp”, không phản ánh sản xuất thực tế.

2.4 Traceability Matrix - Ma trận truy xuất yêu cầu URS

Traceability Matrix là công cụ quan trọng giúp audit thấy rõ sự liên kết giữa yêu cầu và thử nghiệm.

Ma trận thường gồm các cột:

• Mã URS
• Nội dung yêu cầu
• DQ xác nhận
• FAT test
• SAT test
• IQ test
• OQ test
• PQ test
• Trạng thái đạt/không đạt

Nếu không có Traceability Matrix, auditor thường đặt câu hỏi: “Làm sao anh chứng minh mọi yêu cầu trong URS đều đã được kiểm tra?”

Ma trận này giúp hệ thống hóa dữ liệu và giảm rủi ro bỏ sót yêu cầu quan trọng.

2.5 Liên kết URS - DQ - FAT - SAT - IQ - OQ - PQ

Một hệ thống Qualification chuẩn phải đi theo chuỗi logic:

• URS xác định nhu cầu người dùng.
• DQ xác nhận thiết kế đáp ứng URS.
• FAT kiểm tra tại nhà sản xuất trước khi giao hàng.
• SAT kiểm tra tại hiện trường sau khi lắp đặt.
• IQ xác nhận lắp đặt đúng thiết kế.
• OQ xác nhận vận hành đúng thông số.
• PQ xác nhận hiệu suất trong thực tế sản xuất.

Nếu thiếu một mắt xích trong chuỗi này, toàn bộ hệ thống chứng minh sẽ bị đứt gãy. Audit thường yêu cầu doanh nghiệp giải thích sự liên kết này. Nếu không trả lời rõ ràng, hồ sơ dễ bị đánh giá là làm theo hình thức.

2.6 Yêu cầu về kiểm soát thay đổi (Change Control)

Sau khi PQ được phê duyệt, thiết bị không được thay đổi tùy tiện.

Bất kỳ thay đổi nào liên quan đến:

• Thay HEPA filter
• Thay motor
• Điều chỉnh tốc độ quạt
• Cập nhật phần mềm điều khiển
• Di dời thiết bị
• Thay đổi layout phòng sạch

đều phải đánh giá theo quy trình Change Control.

Quy trình Change Control phải bao gồm:

• Mô tả thay đổi
• Đánh giá rủi ro
• Xác định mức độ ảnh hưởng
• Quyết định có cần re-qualification hay không
• Phê duyệt của QA

Audit thường bắt lỗi khi doanh nghiệp thay HEPA nhưng không thực hiện lại OQ hoặc không cập nhật hồ sơ.

Một hệ thống IQ/OQ/PQ mạnh không chỉ nằm ở bộ hồ sơ ban đầu, mà nằm ở khả năng duy trì tính hợp lệ trong suốt vòng đời thiết bị.

3. Những lỗi Audit thường bắt trong hồ sơ IQ

Installation Qualification (IQ) là lớp phòng thủ đầu tiên trong hệ thống Qualification. Khi auditor phát hiện lỗi ở IQ, họ sẽ nghi ngờ toàn bộ chuỗi OQ và PQ phía sau. Thực tế cho thấy phần lớn lỗi nghiêm trọng không nằm ở test kỹ thuật phức tạp, mà nằm ở sự thiếu logic, thiếu truy xuất và thiếu bằng chứng ngay từ bước lắp đặt.

Dưới đây là các lỗi thường xuyên bị bắt trong audit GMP đối với hồ sơ IQ của thiết bị phòng sạch.

3.1 Thiếu đối chiếu URS với thiết bị thực tế

Đây là lỗi phổ biến nhất.

URS (User Requirement Specification) là tài liệu mô tả yêu cầu người dùng. Nếu IQ không chứng minh thiết bị thực tế đáp ứng từng yêu cầu trong URS, hồ sơ bị xem là thiếu truy xuất.

Ví dụ:

• URS yêu cầu vật liệu tiếp xúc trực tiếp là SUS316L nhưng thiết bị thực tế dùng SUS304.
• URS yêu cầu HEPA H14 nhưng lắp đặt H13.
• URS yêu cầu độ ồn ≤ 65 dB nhưng IQ không có mục kiểm tra.

Auditor thường hỏi: “Anh chứng minh ở đâu rằng tất cả yêu cầu trong URS đã được xác nhận khi lắp đặt?”. Nếu không có bảng đối chiếu URS - IQ, đây sẽ bị xem là Major observation.

Hướng dẫn chi tiết cách viết URS chuẩn GMP cho thiết bị phòng sạch

3.2 Sai thông số kỹ thuật so với catalogue nhà sản xuất

Nhiều hồ sơ IQ chỉ copy thông số từ proposal hoặc báo giá, không kiểm tra lại catalogue chính thức.

Các lỗi thường gặp:

• Công suất motor ghi 0.75 kW nhưng thực tế 0.55 kW.
• Điện áp ghi 220V nhưng thiết bị lắp 380V.
• Lưu lượng thiết kế ghi 1200 m³/h nhưng catalogue ghi 1000 m³/h.

Auditor thường kiểm tra tem máy, nameplate và đối chiếu với tài liệu IQ. Nếu sai lệch mà không có đánh giá rủi ro hoặc giải trình, hồ sơ bị đánh giá thiếu kiểm soát.

3.3 Thiếu hồ sơ vật liệu (Material Certificate - SUS304/SUS316L)

Trong môi trường GMP, vật liệu cấu thành là yếu tố quan trọng.

Thiết bị phòng sạch, đặc biệt là Laminar Flow, Pass Box, Clean Booth, thường yêu cầu thép không gỉ SUS304 hoặc SUS316L.

Lỗi thường gặp:

• Không có Mill Certificate.
• Có certificate nhưng không ghi rõ mác thép.
• Không chứng minh được vật liệu lắp đặt đúng với vật liệu trong thiết kế.
• Không có truy xuất số heat number.

Auditor có thể đặt câu hỏi: “Nếu thiết bị này tiếp xúc sản phẩm, anh chứng minh bằng gì rằng vật liệu đạt yêu cầu chống ăn mòn và không gây nhiễm?”. Nếu không có chứng chỉ vật liệu, đây có thể bị nâng mức độ quan sát lên nghiêm trọng.

3.4 Không có bản vẽ As-built cập nhật

Bản vẽ As-built là bằng chứng cho thấy hệ thống được lắp đặt đúng với thực tế cuối cùng.

Lỗi phổ biến:

• Chỉ có bản vẽ thiết kế (Design drawing) nhưng không có As-built.
• As-built không có ngày cập nhật.
• Không có chữ ký xác nhận phê duyệt.
• Layout không phản ánh đúng vị trí thực tế.

Trong audit, auditor có thể đi thực địa, đối chiếu vị trí lắp đặt với bản vẽ. Nếu sai khác mà hồ sơ không cập nhật, hệ thống bị đánh giá thiếu kiểm soát thay đổi.

3.5 Không chứng minh được nguồn gốc HEPA Filter (H13/H14)

HEPA filter là thành phần quan trọng nhất của hệ thống phòng sạch.

Lỗi thường gặp:

• Không có certificate test hiệu suất lọc (≥ 99.95% với H13, ≥ 99.995% với H14).
• Không có serial number.
• Không có chứng chỉ leak test ban đầu.
• Không có tài liệu nhà sản xuất.
• Auditor thường yêu cầu:
• Chứng minh HEPA này thuộc lô nào.
• Có DOP/PAO test không.
• Có truy xuất nguồn gốc không.

Không chứng minh được nguồn gốc HEPA là một trong những lỗi nghiêm trọng vì ảnh hưởng trực tiếp đến kiểm soát hạt và vi sinh.

3.6 Lỗi thiếu calibration certificate thiết bị đo

Thiết bị đo sử dụng trong IQ phải được hiệu chuẩn.

Lỗi phổ biến:

• Đồng hồ đo chênh áp không có chứng chỉ hiệu chuẩn.
• Thiết bị đo lưu lượng đã hết hạn hiệu chuẩn.
• Không có tem hiệu chuẩn trên thiết bị.
• Calibration certificate không có truy xuất chuẩn quốc gia.

Nếu thiết bị đo không hợp lệ, toàn bộ dữ liệu IQ bị nghi ngờ tính chính xác. Auditor thường xem đây là lỗi hệ thống về kiểm soát thiết bị đo lường.

3.7 Thiếu xác nhận lắp đặt đúng theo bản vẽ

Nhiều hồ sơ IQ chỉ có checklist “Đạt” mà không có bằng chứng.

Thiếu:

• Ảnh chụp hiện trường.
• Biên bản nghiệm thu.
• Xác nhận của QA độc lập.
• Chữ ký đầy đủ của Engineering và QA.

Trong môi trường GMP, “Đạt” không có giá trị nếu không có bằng chứng đi kèm.

Audit thường hỏi: “Ai xác nhận? Khi nào xác nhận? Bằng chứng ở đâu?”. Nếu không trả lời rõ, hồ sơ bị xem là làm theo hình thức.

Checklist Audit IQ - Bảng tổng hợp lỗi thường gặp

Dưới đây là bảng tóm tắt các lỗi IQ thường bị bắt trong audit GMP:

• Thiếu truy xuất URS
• Sai thông số kỹ thuật
• Không có Material Certificate
• Không có bản vẽ As-built
• Thiếu chứng chỉ HEPA
• Thiếu calibration certificate
• Không có raw data
• Không có chữ ký QA
• Không có kiểm soát thay đổi
• Không lưu trữ hồ sơ theo quy định Data Integrity (ALCOA+)

Kinh nghiệm thực tế cho thấy hơn 60% lỗi audit liên quan đến IQ không phải do kỹ thuật phức tạp, mà do thiếu hệ thống quản lý tài liệu và tư duy kiểm soát rủi ro.

IQ không chỉ là bước xác nhận lắp đặt. IQ là nền tảng pháp lý và kỹ thuật để bảo vệ toàn bộ hệ thống GMP trước thanh tra. Khi IQ yếu, toàn bộ cấu trúc tuân thủ sẽ trở nên mong manh.

4. Những lỗi Audit thường bắt trong OQ

Operational Qualification (OQ) là giai đoạn nhạy cảm nhất trong toàn bộ chuỗi IQ/OQ/PQ. Nếu IQ là xác nhận lắp đặt đúng, thì OQ là bằng chứng rằng hệ thống thực sự vận hành theo thiết kế và kiểm soát được rủi ro.

Trong thực tế audit GMP, OQ thường bị đánh giá nghiêm khắc hơn IQ vì OQ liên quan trực tiếp đến chức năng vận hành, kiểm soát nhiễm chéo và an toàn sản phẩm.

Dưới đây là những lỗi thường gặp khiến OQ bị đánh giá Major hoặc Critical.

4.1 Test không dựa trên Risk Assessment

Một nguyên tắc cốt lõi của Annex 15 là Qualification phải dựa trên quản lý rủi ro theo ICH Q9.

Lỗi phổ biến:

• Test dàn trải, không phân biệt thông số quan trọng và không quan trọng
• Không có tài liệu Risk Assessment làm cơ sở xây dựng test
• Không chứng minh được vì sao chọn test này mà không test thông số khác

Ví dụ: Hệ thống HVAC có chức năng kiểm soát chênh áp giữa khu sạch và khu bẩn, nhưng OQ không test tình huống mất áp suất đột ngột.

Auditor sẽ hỏi: “Anh dựa vào đâu để quyết định phạm vi test này?”. Nếu không có Risk Assessment làm nền tảng, OQ bị xem là thiếu cơ sở khoa học.

4.2 Thiếu worst-case condition

OQ phải chứng minh hệ thống hoạt động ổn định trong điều kiện bất lợi nhất. Lỗi thường gặp:

• Chỉ test ở điều kiện bình thường
• Không mô phỏng tình huống cửa mở đồng thời
• Không test khi tải cao nhất
• Không test khi quạt chạy ở tốc độ tối đa

Ví dụ:

• Pass Box chỉ test khi một cửa mở, nhưng không test khi người vận hành cố tình thao tác sai.
• Worst-case không phải là lý thuyết. Nó là tình huống có khả năng xảy ra trong vận hành thực tế.
• Thiếu worst-case là một trong những lỗi bị bắt rất nhiều trong audit EU GMP.

4.3 Không chứng minh logic interlock hoạt động đúng

Đối với thiết bị có interlock (Pass Box, Air Shower, phòng áp suất âm), OQ bắt buộc phải test logic khóa liên động.

Lỗi thường gặp:

• Chỉ ghi “Interlock hoạt động tốt”
• Không mô tả phương pháp test
• Không có bằng chứng test thực tế
• Không mô phỏng tình huống lỗi

Auditor có thể yêu cầu: “Hãy chứng minh rằng khi cửa A mở thì cửa B không thể mở.”. Nếu chỉ có câu mô tả mà không có dữ liệu hoặc biên bản test chi tiết, hồ sơ sẽ bị đánh giá thiếu bằng chứng.

4.4 Không test alarm & fail-safe

Alarm và fail-safe là yếu tố quan trọng trong kiểm soát rủi ro. Lỗi phổ biến:

• Không test cảnh báo mất điện
• Không test cảnh báo chênh áp thấp
• Không test khi quạt dừng đột ngột
• Không xác nhận hệ thống trở về trạng thái an toàn

Fail-safe có nghĩa là khi có sự cố, hệ thống phải chuyển về trạng thái không gây nguy cơ cho sản phẩm.

Nếu OQ không chứng minh được cơ chế này, auditor có thể đánh giá rủi ro nhiễm chéo chưa được kiểm soát.

4.5 Sai phương pháp test airflow / chênh áp

Airflow và chênh áp là thông số sống còn trong phòng sạch.

Lỗi thường gặp:

• Dùng thiết bị đo không phù hợp
• Không xác định đúng số điểm đo
• Không theo tiêu chuẩn ISO 14644
• Không hiệu chuẩn thiết bị đo trước khi test
• Không ghi điều kiện môi trường khi đo

Ví dụ: Test airflow nhưng không ghi nhiệt độ và độ ẩm tại thời điểm đo, khiến dữ liệu thiếu cơ sở so sánh. Sai phương pháp test có thể khiến toàn bộ OQ mất giá trị.

4.6 Không lưu trữ raw data

Raw data là bằng chứng gốc. Không có raw data, không có tính toàn vẹn dữ liệu. Lỗi phổ biến:

• Chỉ lưu kết quả tổng hợp
• Không có phiếu ghi tay gốc
• Không có file dữ liệu xuất từ thiết bị
• Không có chữ ký người thực hiện

Theo nguyên tắc ALCOA+, dữ liệu phải:

• Có thể truy xuất
• Có chữ ký
• Có thời gian thực hiện
• Không chỉnh sửa

Auditor thường yêu cầu xem raw data để đối chiếu với báo cáo tổng hợp.

Nếu không cung cấp được, đây có thể bị nâng lên mức Major observation.

4.7 Không đánh giá thống kê dữ liệu test

OQ không chỉ là “đạt hay không đạt”. Nó phải chứng minh tính ổn định. Lỗi thường gặp:

• Không tính giá trị trung bình
• Không tính độ lệch chuẩn
• Không phân tích xu hướng
• Không đánh giá sự dao động

Ví dụ:

Đo chênh áp 10 lần nhưng chỉ ghi kết quả từng lần, không phân tích sự ổn định.

Audit EU GMP thường yêu cầu đánh giá thống kê để chứng minh hệ thống không chỉ đạt tại một thời điểm, mà duy trì trong khoảng dao động cho phép.

Case study: OQ bị từ chối trong audit EU GMP

Một nhà máy sản xuất dược tại Việt Nam thực hiện OQ cho hệ thống HVAC phòng sạch ISO 7.

Hồ sơ bao gồm:

• Test airflow
• Test chênh áp
• Smoke test
• Test nhiệt độ và độ ẩm

Tuy nhiên, trong audit EU GMP, hệ thống OQ bị từ chối với lý do:

• Thứ nhất, không có Risk Assessment làm cơ sở xác định thông số quan trọng.
• Thứ hai, không test worst-case khi cửa phòng mở liên tục.
• Thứ ba, không có đánh giá thống kê cho dữ liệu chênh áp.
• Thứ tư, raw data được nhập lại vào Excel nhưng không lưu bản gốc.

Auditor kết luận: “Hệ thống chưa chứng minh được khả năng kiểm soát ổn định trong điều kiện vận hành thực tế.”

Kết quả: Doanh nghiệp phải thực hiện lại OQ trong 3 tháng, trì hoãn kế hoạch xuất khẩu sang châu Âu.

Bài học rút ra:

• OQ không phải là thủ tục kỹ thuật.
• OQ là bằng chứng pháp lý.
• Nếu không xây dựng dựa trên quản lý rủi ro và dữ liệu gốc, hồ sơ rất dễ bị từ chối.

Trong thực tế, hơn 70% lỗi OQ không nằm ở thiết bị, mà nằm ở cách xây dựng hồ sơ và tư duy kiểm soát.

5. Những lỗi Audit thường bắt trong PQ

Performance Qualification (PQ) là bước xác nhận cuối cùng trong chuỗi IQ/OQ/PQ. Nếu IQ chứng minh lắp đặt đúng và OQ chứng minh vận hành đúng, thì PQ phải chứng minh hệ thống thực sự tạo ra kết quả ổn định trong điều kiện sản xuất thực tế.

Trong audit GMP, PQ thường bị soi kỹ vì nó liên quan trực tiếp đến chất lượng sản phẩm. Nhiều hồ sơ PQ bị đánh giá không đạt không phải vì thiết bị kém, mà vì dữ liệu không đủ mạnh để chứng minh tính ổn định và khả năng kiểm soát rủi ro.

5.1 Không chứng minh tính lặp lại (Reproducibility)

Một trong những yêu cầu cốt lõi của PQ là chứng minh tính lặp lại.

Lỗi phổ biến:

• Chỉ thực hiện 1 lần thử nghiệm
• Không chứng minh kết quả tương đồng qua nhiều chu kỳ
• Không phân tích độ dao động giữa các lần

Ví dụ: Cleanroom ISO 5 đo số lượng hạt trong 1 lần và đạt chuẩn, nhưng không chứng minh trong các ngày khác nhau, các ca sản xuất khác nhau vẫn duy trì kết quả tương tự.

Auditor thường đặt câu hỏi: “Nếu hôm nay đạt, ngày mai có đảm bảo đạt không?”

Không chứng minh được reproducibility là lỗi nghiêm trọng vì PQ bản chất là chứng minh tính ổn định dài hạn.

5.2 Không có dữ liệu đủ số mẻ (Batch)

Trong nhiều hệ thống GMP, PQ yêu cầu tối thiểu 3 mẻ liên tiếp đạt yêu cầu. Lỗi thường gặp:

• Chỉ có 1 mẻ
• Có 3 mẻ nhưng không liên tiếp
• 3 mẻ nhưng thực hiện trong điều kiện không tương đồng

Ví dụ: Hệ thống Laminar Flow được test trong 3 ngày nhưng không có sản xuất thực tế, chỉ chạy không tải.

Auditor có thể kết luận rằng dữ liệu không đại diện cho điều kiện thực tế. Số mẻ không đủ hoặc không đại diện sẽ khiến PQ bị đánh giá là thiếu tính thuyết phục.

5.3 PQ không thực hiện trong điều kiện sản xuất thực tế

PQ phải phản ánh điều kiện vận hành thật. Lỗi phổ biến:

• Thực hiện PQ khi không có nhân sự thao tác
• Không có vật liệu thật
• Không có quy trình sản xuất thực
• Không có hoạt động mở cửa, di chuyển vật liệu

Ví dụ: Phòng sạch đạt ISO 7 khi không có người bên trong, nhưng không có dữ liệu khi có 3-4 người thao tác.

Điều này không chứng minh được khả năng kiểm soát nhiễm chéo trong thực tế.

Audit EU GMP thường nhấn mạnh: “PQ phải thực hiện trong điều kiện worst-case thực tế, không phải môi trường lý tưởng.”

5.4 Không đánh giá nhiễm chéo (Cross-contamination risk)

Đối với hệ thống phòng sạch và thiết bị GMP, kiểm soát nhiễm chéo là yêu cầu bắt buộc. Lỗi thường gặp:

• Không đánh giá luồng di chuyển vật liệu
• Không đánh giá chênh áp giữa khu sạch và khu bẩn
• Không đánh giá ảnh hưởng khi mở cửa
• Không đánh giá thời gian phục hồi (recovery time)

Nếu PQ không chứng minh hệ thống có khả năng kiểm soát nhiễm chéo trong điều kiện thực tế, auditor có thể đánh giá rủi ro đối với sản phẩm.

Đặc biệt trong sản xuất kháng sinh, hormone hoặc sản phẩm có hoạt tính cao, lỗi này có thể bị phân loại ở mức nghiêm trọng.

5.5 Không có báo cáo xu hướng (Trend analysis)

PQ không chỉ là đạt tại thời điểm test. Nó phải chứng minh xu hướng ổn định. Lỗi phổ biến:

• Không vẽ biểu đồ xu hướng
• Không phân tích sự dao động theo thời gian
• Không đánh giá độ lệch chuẩn
• Không xác định giới hạn cảnh báo (Alert limit)

Ví dụ: Nhiệt độ phòng sạch dao động trong giới hạn cho phép, nhưng không có phân tích cho thấy có xu hướng tăng dần qua các ngày.

Auditor có thể yêu cầu: “Anh có bằng chứng cho thấy hệ thống này không có xu hướng suy giảm hiệu suất không?”. Thiếu trend analysis làm giảm độ tin cậy của PQ.

5.6 Không liên kết PQ với quy trình SOP

PQ phải liên kết chặt chẽ với SOP vận hành. Lỗi thường gặp:

• SOP chưa được ban hành khi thực hiện PQ
• PQ thực hiện khác với SOP
• Không có xác nhận nhân sự đã được đào tạo

Nếu PQ không dựa trên SOP thực tế, thì dữ liệu thu được không đại diện cho vận hành chính thức.

Audit có thể đánh giá rằng PQ không phản ánh điều kiện kiểm soát thực tế của nhà máy.

So sánh PQ thiết bị vs Process Validation

Nhiều doanh nghiệp nhầm lẫn giữa PQ của thiết bị và Process Validation của quy trình sản xuất.

PQ thiết bị tập trung vào việc chứng minh thiết bị hoặc hệ thống (HVAC, Laminar Flow, Pass Box, Cleanroom) hoạt động ổn định và phù hợp mục đích sử dụng.

Process Validation tập trung vào việc chứng minh quy trình sản xuất tạo ra sản phẩm đạt chất lượng ổn định qua nhiều mẻ.

Sự khác biệt chính:

• PQ thiết bị trả lời câu hỏi: “Thiết bị có hoạt động ổn định trong điều kiện sản xuất thực tế không?”
• Process Validation trả lời câu hỏi: “Quy trình sản xuất có tạo ra sản phẩm đạt chất lượng ổn định không?”

PQ thiết bị thường thực hiện trước Process Validation. Nếu thiết bị chưa được chứng minh ổn định, thì dữ liệu Process Validation sẽ thiếu nền tảng.

Trong audit GMP, nếu auditor phát hiện PQ thiết bị chưa đủ mạnh, họ có thể nghi ngờ toàn bộ dữ liệu Process Validation phía sau.

Kết luận quan trọng:

• PQ không phải là bước hình thức để hoàn tất hồ sơ.
• PQ là lớp bằng chứng cuối cùng bảo vệ doanh nghiệp trước thanh tra.
• Nếu PQ yếu, toàn bộ hệ thống GMP trở nên dễ tổn thương.

6. Lỗi hệ thống khiến Audit đánh giá IQ/OQ/PQ không đạt

Phần lớn doanh nghiệp khi bị audit đánh giá không đạt IQ/OQ/PQ thường tập trung sửa từng protocol riêng lẻ. Tuy nhiên, trong thực tế thanh tra GMP, auditor không nhìn từng tài liệu rời rạc. Họ đánh giá hệ thống.

Nếu hệ thống yếu, dù từng IQ/OQ/PQ có vẻ “đủ giấy tờ”, vẫn có thể bị đánh giá Major hoặc thậm chí Critical observation.

Dưới đây là các lỗi hệ thống phổ biến khiến toàn bộ hoạt động Qualification bị nghi ngờ.

6.1 Thiếu Risk Assessment theo ICH Q9

Quản lý rủi ro chất lượng là nguyên tắc cốt lõi trong GMP hiện đại.

International Council for Harmonisation of Technical Requirements for Pharmaceuticals for Human Use ban hành ICH Q9 về Quality Risk Management, yêu cầu mọi hoạt động qualification và validation phải dựa trên đánh giá rủi ro.

Lỗi thường gặp:

• Không có tài liệu Risk Assessment
• Có nhưng làm sau khi hoàn thành OQ
• Đánh giá rủi ro mang tính hình thức
• Không liên kết Risk Assessment với test case trong OQ/PQ

Ví dụ: Hệ thống HVAC kiểm soát chênh áp giữa khu sạch và khu bẩn nhưng không có phân tích rủi ro nếu mất áp suất.

Auditor sẽ đặt câu hỏi: “Anh xác định Critical Parameter dựa trên cơ sở nào?”. Nếu không có Risk Assessment đúng chuẩn, toàn bộ logic xây dựng IQ/OQ/PQ sẽ bị đánh giá thiếu nền tảng khoa học.

6.2 Thiếu Validation Master Plan cập nhật

Validation Master Plan (VMP) là tài liệu chiến lược mô tả toàn bộ chương trình thẩm định của nhà máy.

Lỗi hệ thống phổ biến:

• VMP không cập nhật khi có thiết bị mới
• Danh mục thiết bị trong VMP không khớp với thực tế
• Không định nghĩa rõ phạm vi Qualification
• Không có lịch re-qualification định kỳ

Auditor thường kiểm tra VMP trước khi xem từng protocol riêng lẻ. Nếu VMP không phản ánh đúng tình trạng hiện tại, họ có thể nghi ngờ toàn bộ hệ thống quản lý validation.

VMP lỗi không chỉ là vấn đề tài liệu. Nó phản ánh doanh nghiệp thiếu kiểm soát tổng thể.

6.3 Không quản lý Change Control sau PQ

Một sai lầm nghiêm trọng là coi PQ là điểm kết thúc.

Trong thực tế GMP, PQ chỉ là điểm bắt đầu của vòng đời kiểm soát.

Lỗi phổ biến:

• Thay HEPA filter nhưng không đánh giá lại OQ
• Thay motor hoặc biến tần nhưng không thực hiện re-qualification
• Cập nhật phần mềm điều khiển nhưng không có Change Control
• Điều chỉnh chênh áp mà không ghi nhận thay đổi

Auditor thường hỏi: “Từ khi PQ được phê duyệt đến nay, có thay đổi gì không?”. Nếu có thay đổi mà không có hồ sơ Change Control và đánh giá ảnh hưởng, hệ thống sẽ bị đánh giá thiếu kiểm soát. Đây là lỗi hệ thống, không phải lỗi kỹ thuật đơn lẻ.

6.4 Thiếu đào tạo nhân sự thực hiện qualification

IQ/OQ/PQ là hoạt động kỹ thuật có tính chuyên môn cao. Nếu nhân sự thực hiện không được đào tạo đầy đủ, chất lượng hồ sơ sẽ không đảm bảo.

Lỗi thường gặp:

• Không có hồ sơ đào tạo về GMP
• Không có đào tạo về Risk Assessment
• Không có đào tạo về Data Integrity
• Không xác định rõ vai trò QA và Engineering

Auditor có thể yêu cầu phỏng vấn người thực hiện OQ. Nếu người này không hiểu rõ mục đích test hoặc không giải thích được logic xây dựng protocol, hồ sơ sẽ bị nghi ngờ tính tin cậy.

Qualification không chỉ là tài liệu. Nó là năng lực của tổ chức.

6.5 Không có Data Integrity theo ALCOA+

Data Integrity là một trong những nội dung bị kiểm tra nghiêm ngặt nhất trong GMP hiện đại.

Nguyên tắc ALCOA+ yêu cầu dữ liệu phải:

• Attributable (xác định được người thực hiện)
• Legible (đọc được)
• Contemporaneous (ghi nhận đúng thời điểm)
• Original (bản gốc)
• Accurate (chính xác)
• Và các yếu tố bổ sung như Complete, Consistent, Enduring, Available

Lỗi phổ biến:

• Nhập lại dữ liệu vào Excel mà không lưu bản gốc
• Không có chữ ký và ngày tháng
• Chỉnh sửa dữ liệu mà không có giải trình
• Không kiểm soát truy cập file điện tử

Trong audit theo tiêu chuẩn của U.S. Food and Drug Administration hoặc EU GMP, vi phạm Data Integrity có thể bị phân loại Critical.

Một hệ thống IQ/OQ/PQ tốt nhưng vi phạm Data Integrity vẫn có thể bị đánh giá không đạt.

6.6 Hồ sơ không đồng nhất giữa QA - Engineering - Production

Một dấu hiệu của hệ thống yếu là tài liệu giữa các bộ phận không đồng nhất. Lỗi thường thấy:

• Engineering ghi thông số khác QA
• SOP Production không khớp với thông số trong OQ
• Danh mục thiết bị trong bảo trì không trùng với VMP
• Chênh áp thực tế khác với thông số trong PQ

Auditor thường kiểm tra chéo:

• Thông số trong SOP có khớp với OQ không?
• Giá trị cảnh báo trên BMS có giống giá trị trong PQ không?
• Kế hoạch bảo trì có liên quan đến thông số đã thẩm định không?

Nếu các phòng ban hoạt động rời rạc, hệ thống Qualification sẽ thiếu tính nhất quán.

Kết luận quan trọng

Những lỗi hệ thống không nằm ở từng test case riêng lẻ. Chúng phản ánh cách doanh nghiệp tư duy về kiểm soát chất lượng.

IQ/OQ/PQ không đạt trong audit thường không phải vì thiết bị không đạt. Chúng không đạt vì hệ thống quản lý rủi ro, dữ liệu và tài liệu không đủ mạnh.

Một hệ thống Qualification bền vững phải có:

• Risk-based approach
• VMP cập nhật
• Change Control chặt chẽ
• Nhân sự được đào tạo
• Data Integrity nghiêm ngặt
• Sự đồng bộ giữa QA - Engineering - Production

Khi hệ thống mạnh, audit không còn là áp lực. Nó trở thành bước xác nhận sự trưởng thành của tổ chức

7. Các câu hỏi Audit thường đặt về IQ/OQ/PQ

Trong thực tế thanh tra GMP, auditor thường không chỉ xem hồ sơ mà còn đặt các câu hỏi mở để đánh giá mức độ hiểu bản chất của hệ thống Qualification. Những câu hỏi dưới đây xuất hiện rất thường xuyên trong audit của EU GMP, WHO GMP và FDA.

Cách doanh nghiệp trả lời những câu hỏi này thể hiện rõ hệ thống có được xây dựng dựa trên quản lý rủi ro hay chỉ làm theo hình thức.

7.1 Tại sao thực hiện lại OQ khi thay HEPA filter?

HEPA filter là thành phần trực tiếp quyết định cấp độ sạch của phòng hoặc thiết bị như Laminar Flow, Pass Box, Clean Booth.

Khi thay HEPA, các yếu tố sau có thể thay đổi:

• Lưu lượng gió
• Vận tốc gió
• Mô hình dòng khí
• Chênh áp
• Độ kín khung lắp đặt

Vì vậy, việc thay HEPA không đơn thuần là thay vật tư tiêu hao. Nó có thể ảnh hưởng đến thông số đã được xác nhận trong OQ.

Auditor thường hỏi: “Anh dựa vào đâu để kết luận thay HEPA không ảnh hưởng đến Qualification?”. Nếu không có đánh giá Change Control và thực hiện lại các test OQ liên quan (airflow, leak test, smoke test, chênh áp), hệ thống có thể bị đánh giá thiếu kiểm soát thay đổi.

Nguyên tắc: Bất kỳ thay đổi nào ảnh hưởng đến Critical Parameter đã được thẩm định đều phải đánh giá lại mức độ Qualification

7.2 Khi nào phải re-qualification?

Re-qualification không phải chỉ thực hiện khi có audit.

Các trường hợp cần re-qualification gồm:

• Sau thay đổi thiết bị hoặc cấu hình hệ thống
• Sau bảo trì lớn
• Sau thay HEPA hoặc motor
• Sau di dời thiết bị
• Sau thời gian dài ngừng vận hành
• Theo chu kỳ định kỳ (ví dụ 1 năm/lần với phòng sạch ISO 5-8)

Auditor thường kiểm tra: “Kế hoạch re-qualification định kỳ của anh ở đâu?”. Nếu không có lịch re-qualification trong Validation Master Plan, hệ thống có thể bị đánh giá thiếu tính bền vững.

Re-qualification chứng minh rằng hệ thống không chỉ đạt tại thời điểm ban đầu, mà duy trì ổn định trong suốt vòng đời.

7.3 IQ/OQ/PQ có cần cho Pass Box, Air Shower, Laminar Flow không?

Câu trả lời phụ thuộc vào mức độ ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm.

Nếu thiết bị:

• Nằm trong khu vực GMP
• Ảnh hưởng đến kiểm soát nhiễm chéo
• Ảnh hưởng đến cấp độ sạch
• Có chức năng interlock hoặc chênh áp

thì phải thực hiện Qualification.

Ví dụ:

• Pass Box giữa khu sạch và khu bẩn cần OQ để test interlock và chênh áp.
• Laminar Flow dùng trong thao tác vô trùng bắt buộc phải IQ/OQ/PQ.
• Air Shower nếu nằm trong tuyến kiểm soát nhiễm chéo cũng cần OQ.

Auditor thường hỏi: “Thiết bị này ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm ở mức độ nào?”. Nếu doanh nghiệp không có Risk Assessment chứng minh lý do không cần Qualification, quyết định đó có thể bị xem là thiếu cơ sở.

7.4 Có bắt buộc PQ cho Clean Booth ISO 7?

Clean Booth ISO 7 là hệ thống tạo vùng sạch cục bộ. Việc có bắt buộc PQ hay không phụ thuộc vào mục đích sử dụng.

Nếu Clean Booth:

• Dùng cho thao tác liên quan trực tiếp đến sản phẩm
• Ảnh hưởng đến môi trường sản xuất chính
• Là một phần của quy trình đã được thẩm định

thì PQ là cần thiết để chứng minh tính ổn định trong điều kiện vận hành thực tế.

Nếu chỉ là khu vực phụ trợ không ảnh hưởng trực tiếp đến sản phẩm, có thể giới hạn ở mức IQ/OQ dựa trên Risk Assessment.

Auditor thường yêu cầu: “Anh có đánh giá rủi ro chứng minh quyết định không thực hiện PQ không?”. Quyết định phải dựa trên phân tích rủi ro, không dựa trên chi phí hoặc sự thuận tiện.

7.5 Có thể gộp IQ/OQ/PQ thành 1 protocol không?

Về nguyên tắc, có thể gộp IQ/OQ/PQ trong một tài liệu duy nhất, đặc biệt với thiết bị đơn giản và rủi ro thấp.

Tuy nhiên, việc gộp chỉ được chấp nhận khi:

• Phạm vi rõ ràng
• Phân tách nội dung từng giai đoạn
• Có truy xuất đầy đủ
• Có đánh giá rủi ro phù hợp

Đối với hệ thống phức tạp như HVAC hoặc Cleanroom toàn phòng, việc gộp thường không được khuyến khích vì:

• Khó quản lý dữ liệu
• Khó kiểm soát thay đổi
• Khó thực hiện re-qualification từng phần

Auditor thường hỏi: “Nếu có thay đổi nhỏ, anh sẽ re-qualification toàn bộ hay từng phần?”. Nếu không có cấu trúc rõ ràng, việc gộp có thể gây khó khăn trong quản lý vòng đời thiết bị.

Kết luận quan trọng

• Các câu hỏi audit không nhằm kiểm tra trí nhớ. Chúng nhằm kiểm tra tư duy hệ thống và khả năng quản lý rủi ro.
• Doanh nghiệp có thể có hồ sơ đầy đủ, nhưng nếu không hiểu bản chất các câu hỏi trên, auditor sẽ nhận thấy hệ thống thiếu chiều sâu.
• IQ/OQ/PQ không phải là tập hợp tài liệu. Đó là năng lực kiểm soát rủi ro được chứng minh bằng dữ liệu và logic.

8. Phân tích chuyên sâu: Vì sao 80% hồ sơ IQ/OQ/PQ không đạt lần audit đầu?

Trong thực tế triển khai GMP tại nhiều nhà máy dược, mỹ phẩm và thiết bị y tế, tỷ lệ hồ sơ IQ/OQ/PQ bị ghi nhận observation trong lần audit đầu tiên là rất cao. Vấn đề không nằm ở việc “không làm”, mà nằm ở cách làm.

Phần lớn hồ sơ không đạt không phải vì thiết bị không đạt. Chúng không đạt vì hệ thống tư duy và quản trị không đạt.

Dưới đây là những nguyên nhân cốt lõi.

8.1 Tư duy làm hồ sơ đối phó

Sai lầm phổ biến nhất là coi IQ/OQ/PQ như một “bộ giấy tờ cần có để qua audit”.

Biểu hiện của tư duy đối phó:

• Chỉ bắt đầu làm hồ sơ khi biết sắp có audit
• Sao chép mẫu từ nhà máy khác
• Làm OQ trước, viết Risk Assessment sau
• Viết kết luận “Đạt” trước khi test xong

Trong tư duy đối phó, mục tiêu không phải kiểm soát rủi ro, mà là làm sao “đủ tài liệu”.

Auditor rất dễ nhận ra điều này thông qua:

• Test không có logic
• Không có worst-case
• Không có liên kết URS
• Không có phân tích dữ liệu

IQ/OQ/PQ được xây dựng để bảo vệ sản phẩm. Nếu chỉ làm để đối phó thanh tra, hồ sơ sẽ thiếu chiều sâu và dễ bị phát hiện.

8.2 Thiếu hiểu bản chất GMP

GMP không phải là bộ checklist kỹ thuật. GMP là hệ thống đảm bảo chất lượng dựa trên quản lý rủi ro.

Khi doanh nghiệp không hiểu bản chất, họ thường:

• Nhầm lẫn giữa Commissioning và Qualification
• Cho rằng test kỹ thuật đạt là đủ
• Không hiểu vai trò của Risk Assessment
• Không hiểu Data Integrity

Ví dụ:

• Engineering cho rằng “máy chạy tốt” là đủ.
• QA yêu cầu phải chứng minh bằng dữ liệu và truy xuất.

Khoảng cách này tạo ra xung đột nội bộ và hồ sơ thiếu thống nhất.

GMP hiện đại, đặc biệt theo Annex 15 của EU, yêu cầu Qualification phải dựa trên tư duy risk-based. Nếu không hiểu bản chất này, hồ sơ sẽ mang tính cơ học, không thuyết phục auditor.

8.3 Không xây dựng hệ thống dữ liệu từ đầu

Một lỗi chiến lược là xây dựng hồ sơ rời rạc thay vì xây dựng hệ thống dữ liệu xuyên suốt vòng đời thiết bị.

Biểu hiện:

• Không có Validation Master Plan rõ ràng
• Không có Traceability Matrix
• Không có quản lý version
• Không có hệ thống lưu trữ raw data

Khi audit đến, doanh nghiệp phải “gom” tài liệu từ nhiều nơi:

• Engineering giữ bản vẽ
• QA giữ protocol
• Production giữ SOP
• Maintenance giữ log bảo trì

Sự phân mảnh này khiến hồ sơ thiếu tính toàn vẹn.

Nếu ngay từ đầu không thiết kế hệ thống quản lý dữ liệu theo vòng đời thiết bị, việc sửa chữa sau này rất khó và tốn kém.

IQ/OQ/PQ không phải là tài liệu tĩnh. Nó là phần của hệ sinh thái dữ liệu vận hành

8.4 Sai lầm khi thuê tư vấn validation

Nhiều doanh nghiệp thuê tư vấn để làm IQ/OQ/PQ với kỳ vọng “làm một lần là xong”.

Sai lầm thường gặp:

• Tư vấn làm hồ sơ nhưng nhân sự nội bộ không hiểu
• Hồ sơ viết quá chung chung
• Không gắn với thực tế thiết bị tại nhà máy
• Không có đào tạo chuyển giao

Sau khi tư vấn rời đi, doanh nghiệp không thể trả lời câu hỏi của auditor. Auditor thường phỏng vấn trực tiếp QA hoặc Engineering. Nếu người phụ trách không hiểu logic xây dựng protocol, hồ sơ sẽ bị nghi ngờ.

Tư vấn chỉ hiệu quả khi:

• Có chuyển giao kiến thức
• Có đào tạo nội bộ
• Có sự tham gia thực sự của QA và Engineering

Nếu không, hồ sơ sẽ đẹp về hình thức nhưng yếu về bản chất.

8.5 Thiếu liên kết giữa Engineering và QA

Qualification là giao điểm giữa kỹ thuật và chất lượng.

• Engineering tập trung vào hiệu suất kỹ thuật.
• QA tập trung vào tuân thủ và rủi ro.

Khi hai bộ phận này làm việc tách biệt, hệ thống sẽ có các vấn đề:

• Engineering thay đổi thông số nhưng không báo QA
• QA yêu cầu test nhưng không hiểu logic vận hành
• Thông số trong SOP khác với thông số trong OQ
• Change Control không được cập nhật đồng bộ

Auditor thường phát hiện sự thiếu liên kết này khi:

• Thông số trên BMS khác với hồ sơ PQ
• Chênh áp thực tế khác với SOP
• Nhân sự hai bộ phận trả lời không nhất quán

IQ/OQ/PQ mạnh chỉ xuất hiện khi Engineering và QA cùng xây dựng từ đầu, cùng tham gia Risk Assessment và cùng hiểu mục tiêu kiểm soát rủi ro.

Kết luận chiến lược

• 80% hồ sơ không đạt lần audit đầu không phải vì thiếu tài liệu. Chúng không đạt vì thiếu hệ thống.
• Nếu chỉ tập trung viết protocol, doanh nghiệp sẽ luôn ở trạng thái sửa lỗi. Nếu xây dựng hệ thống quản lý rủi ro, dữ liệu và con người ngay từ đầu, audit sẽ trở thành bước xác nhận thay vì áp lực.
• IQ/OQ/PQ không phải là nhiệm vụ của QA. Nó là năng lực vận hành của toàn bộ tổ chức.

9. Hướng dẫn xây dựng hệ thống IQ/OQ/PQ chuẩn ngay từ thiết kế

Phần lớn doanh nghiệp bắt đầu nghĩ đến IQ/OQ/PQ khi thiết bị đã lắp đặt xong. Đây là sai lầm chiến lược. Qualification không phải là bước “hoàn thiện hồ sơ”, mà phải được thiết kế ngay từ giai đoạn ý tưởng.

Nếu xây dựng đúng từ đầu, chi phí qualification giảm đáng kể, thời gian audit rút ngắn và rủi ro bị từ chối gần như bằng không.

Dưới đây là cách tiếp cận hệ thống theo tư duy vòng đời thiết bị.

9.1 Bắt đầu từ URS đúng

URS (User Requirement Specification) là nền móng của toàn bộ hệ thống qualification.

Một URS yếu sẽ kéo theo DQ yếu, OQ thiếu trọng tâm và PQ thiếu cơ sở đánh giá.

URS chuẩn cần:

• Xác định rõ mục đích sử dụng
• Xác định cấp độ sạch yêu cầu (ISO 5, ISO 7, ISO 8…)
• Xác định Critical Parameter (nhiệt độ, độ ẩm, chênh áp, vận tốc gió…)
• Xác định yêu cầu vật liệu (SUS304, SUS316L…)
• Xác định yêu cầu alarm và interlock
• Xác định yêu cầu Data Integrity nếu có hệ điều khiển

URS không nên sao chép từ dự án khác. Nó phải phản ánh đúng sản phẩm và rủi ro thực tế. Khi URS rõ ràng, Traceability Matrix sẽ tự nhiên hình thành và IQ/OQ/PQ có nền tảng logic vững chắc.

9.2 Tích hợp Risk Assessment ngay giai đoạn DQ

DQ (Design Qualification) là bước xác nhận thiết kế đáp ứng URS. Sai lầm phổ biến là thực hiện Risk Assessment sau khi đã hoàn thành OQ.

Thay vào đó, Risk Assessment phải được tích hợp ngay khi thiết kế.

Các bước khuyến nghị:

• Xác định Critical Quality Attribute (CQA) của sản phẩm
• Xác định Critical Process Parameter (CPP)
• Phân tích rủi ro nếu thông số vượt giới hạn
• Xác định thông số cần test trong OQ/PQ

Cách tiếp cận này phù hợp với hướng dẫn của International Council for Harmonisation of Technical Requirements for Pharmaceuticals for Human Use trong ICH Q9 về quản lý rủi ro.

Khi Risk Assessment được tích hợp sớm, OQ sẽ không bị dàn trải mà tập trung vào thông số quan trọng.

9.3 Thiết kế thiết bị theo chuẩn GMP ngay từ đầu

Nhiều vấn đề qualification xuất phát từ thiết kế không phù hợp GMP.

Ví dụ:

• Góc chết khó vệ sinh
• Bề mặt không nhẵn
• Thiếu bo góc
• Thiếu khe hở cho kiểm tra
• Không có vị trí lắp thiết bị đo

Nếu thiết bị không thiết kế theo tư duy GMP, việc “sửa” bằng hồ sơ là không thể.

Thiết kế theo chuẩn GMP cần:

• Vật liệu phù hợp
• Bề mặt dễ vệ sinh
• Cấu trúc dễ bảo trì
• Có sẵn điểm kiểm tra airflow, chênh áp
• Có hệ thống alarm rõ ràng

Thiết kế tốt giúp giảm số lượng deviation trong OQ và giảm rủi ro re-qualification

9.4 Chuẩn hóa form biểu mẫu

Hồ sơ IQ/OQ/PQ thiếu chuẩn hóa sẽ tạo ra hỗn loạn khi số lượng thiết bị tăng lên.

Doanh nghiệp nên xây dựng:

• Template IQ chuẩn
• Template OQ chuẩn
• Template PQ chuẩn
• Mẫu Risk Assessment chuẩn
• Mẫu Traceability Matrix chuẩn
• Mẫu Change Control chuẩn

Các biểu mẫu phải:

• Có version control
• Có cấu trúc thống nhất
• Có phân định rõ vai trò QA - Engineering
• Có hướng dẫn điền biểu mẫu

Chuẩn hóa không chỉ giúp giảm lỗi audit mà còn giúp đào tạo nhân sự mới nhanh hơn.
Một hệ thống biểu mẫu thống nhất phản ánh sự trưởng thành của tổ chức.

9.5 Ứng dụng Digital Validation

Digital Validation là xu hướng tất yếu trong GMP hiện đại. Thay vì quản lý IQ/OQ/PQ bằng file rời rạc, doanh nghiệp có thể:

• Sử dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử (DMS)
• Lưu trữ raw data tự động từ thiết bị đo
• Tích hợp dữ liệu BMS vào hệ thống validation
• Sử dụng dashboard theo dõi trend

Lợi ích:

• Giảm rủi ro mất dữ liệu
• Tăng tính truy xuất
• Hỗ trợ Data Integrity theo ALCOA+
• Rút ngắn thời gian chuẩn bị audit

Tuy nhiên, Digital Validation chỉ hiệu quả nếu:

• Có phân quyền truy cập rõ ràng
• Có backup dữ liệu
• Có audit trail
• Có đào tạo nhân sự

Chuyển đổi số không thay thế tư duy quản lý rủi ro. Nó chỉ tăng hiệu quả nếu nền tảng hệ thống đã vững chắc.

Kết luận chiến lược

IQ/OQ/PQ không nên được xây dựng ở giai đoạn cuối dự án. Nó phải được tích hợp ngay từ thiết kế.

Bắt đầu từ URS đúng

• Tích hợp Risk Assessment sớm
• Thiết kế theo tư duy GMP
• Chuẩn hóa biểu mẫu
• Ứng dụng Digital Validation

Khi hệ thống được thiết kế đúng từ đầu, audit không còn là bài kiểm tra. Nó trở thành xác nhận rằng doanh nghiệp đang vận hành bằng khoa học và dữ liệu, không phải bằng may mắn.

10. Kết luận: IQ/OQ/PQ không phải để đối phó Audit

Phần lớn doanh nghiệp chỉ thực sự quan tâm đến IQ/OQ/PQ khi sắp có thanh tra. Nhưng nếu Qualification chỉ được kích hoạt bởi áp lực audit, thì hệ thống đó vốn đã có vấn đề. IQ/OQ/PQ không được sinh ra để “qua” audit.

Nó được thiết kế để bảo vệ sản phẩm, bảo vệ bệnh nhân và bảo vệ chính doanh nghiệp khỏi rủi ro vận hành.

Khi nhìn IQ/OQ/PQ dưới góc độ chiến lược thay vì thủ tục, toàn bộ cách xây dựng hệ thống sẽ thay đổi.

10.1 Qualification là kiểm soát rủi ro

Cốt lõi của GMP hiện đại là quản lý rủi ro dựa trên khoa học. Qualification chính là công cụ thực thi nguyên tắc đó.

Mỗi test trong OQ không phải để lấp đầy bảng biểu. Nó tồn tại vì một rủi ro cụ thể.

Mỗi thông số trong PQ không phải để “đủ 3 batch”. Nó nhằm chứng minh hệ thống có thể kiểm soát biến động trong thực tế.

Khi doanh nghiệp hiểu rằng Qualification là công cụ kiểm soát rủi ro:

• Risk Assessment sẽ trở thành nền tảng
• Critical Parameter sẽ được xác định rõ
• Worst-case sẽ được mô phỏng nghiêm túc
• Change Control sẽ được thực hiện chặt chẽ

Nếu không nhìn Qualification dưới góc độ rủi ro, IQ/OQ/PQ sẽ trở thành bài tập hành chính.

10.2 IQ/OQ/PQ là bằng chứng khoa học

Trong GMP, niềm tin không dựa trên lời nói. Nó dựa trên dữ liệu.

• IQ chứng minh thiết bị được lắp đặt đúng theo thiết kế.
• OQ chứng minh thiết bị vận hành đúng theo thông số.
• PQ chứng minh thiết bị ổn định trong điều kiện thực tế.

Ba bước này tạo thành một chuỗi bằng chứng logic. Nếu một mắt xích yếu, toàn bộ chuỗi bằng chứng mất giá trị. Auditor không yêu cầu bạn hoàn hảo, họ yêu cầu bạn chứng minh bằng dữ liệu và logic.

Khi hồ sơ IQ/OQ/PQ được xây dựng với tư duy khoa học:

• Có truy xuất từ URS
• Có Risk Assessment làm nền tảng
• Có raw data đầy đủ
• Có phân tích thống kê
• Có quản lý thay đổi

thì hồ sơ đó có thể đứng vững trước bất kỳ cuộc thanh tra nào.

10.3 Audit chỉ là phép thử của hệ thống

Audit không tạo ra vấn đề. Audit chỉ phơi bày vấn đề đã tồn tại.

• Nếu hồ sơ IQ/OQ/PQ yếu, audit sẽ phát hiện.
• Nếu Data Integrity lỏng lẻo, audit sẽ đặt câu hỏi.
• Nếu Change Control không được quản lý, audit sẽ truy sâu.

Nhưng nếu hệ thống được xây dựng đúng ngay từ đầu:

• Audit sẽ diễn ra ngắn gọn
• Câu hỏi sẽ tập trung vào cải tiến
• Tổ chức sẽ trả lời tự tin
• Audit không nên được nhìn như mối đe dọa.

Nó là phép thử sức bền của hệ thống quản lý chất lượng.

10.4 Xây hệ thống thay vì sửa lỗi

Sai lầm lớn nhất là sửa từng observation riêng lẻ mà không sửa hệ thống.

Một lỗi ở OQ có thể bắt nguồn từ:

• URS không rõ
• Risk Assessment không đầy đủ
• Thiết kế không theo GMP
• Thiếu phối hợp QA - Engineering

Nếu chỉ sửa protocol, lỗi sẽ lặp lại ở thiết bị khác.

Xây hệ thống nghĩa là:

• Thiết kế qualification ngay từ đầu
• Chuẩn hóa biểu mẫu
• Đào tạo nhân sự hiểu bản chất
• Thiết lập quản lý dữ liệu chặt chẽ
• Tích hợp Change Control vào vòng đời thiết bị

Khi hệ thống mạnh, audit không còn là sự kiện đột xuất. Nó chỉ là bước xác nhận rằng doanh nghiệp đang vận hành bằng khoa học, kỷ luật và dữ liệu.