7 bước xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng hiệu quả

Mỗi năm, có hàng trăm doanh nghiệp được ra đời, cạnh tranh chiếm đóng thị phần ngày càng gắt gao. Điều này vô hình chung khiến kế hoạch kiểm soát chất lượng trở thành một trong những yếu tố then chốt, quyết định thành công của doanh nghiệp. Thực hiện đúng sẽ giúp đảm bảo chất lượng sản phẩm đầu ra, góp phần gây dựng uy tín bền vững trước người tiêu dùng. Bài viết sau đây của VCR sẽ đem đến cho bạn đọc cái nhìn tổng quan nhất và cách xây dựng kế hoạch hiệu quả.

Khái quát về kế hoạch kiểm soát chất lượng

Trước khi tìm hiểu cách thiết lập kế hoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm, VCR sẽ đem đến cho bạn đọc cái nhìn tổng quan để hiểu sâu hơn về khái niệm này.

Tìm hiểu kế hoạch kiểm soát chất lượng là gì?

Kế hoạch kiểm soát chất lượng (Control Plan) là một loại tài liệu trình bày hàng loạt phương pháp và kế hoạch với mục tiêu kiểm soát chất lượng đầu vào. Qua đó, doanh nghiệp sẽ đáp ứng được những yêu cầu cấp thiết ở đầu ra mà Khách hàng hướng đến.

Đứng ở góc độ giám sát và quản lý, Control Plan sẽ hỗ trợ thiết lập các quy trình tiêu chuẩn rõ ràng, đồng thời đánh giá khách quan chất lượng sản phẩm. Thông thường, kế hoạch kiểm soát thường xuất hiện dưới dạng phiếu hoặc danh sách.

Đặc biệt, thiết lập Control Plan sẽ giúp chất lượng sản phẩm được duy trì xuyên suốt và ổn định ngay cả khi có sự thay đổi về nhân sự. Tuy nhiên, cần đảm bảo tính chính xác và cập nhập thường xuyên các dữ liệu trong tài liệu này.

Các loại kế hoạch kiểm soát chất lượng hiệu quả

Bên cạnh hiểu rõ kế hoạch kiểm soát chất lượng sản phẩm là gì thì việc xác định và phân loại Control Plan cũng rất quan trọng. Hiện nay, Control Plan được chia thành 03 loại khác nhau tương ứng cụ thể với 03 giai đoạn sản xuất.

• Kế hoạch kiểm soát nguyên mẫu: Có tác dụng trình bày và kiểm soát những đặc tính của sản phẩm. Cụ thể là kích thước, trọng lượng,... Sau đó áp dụng thử nghiệm độ bền và hiệu suất.
• Kế hoạch chạy thử nghiệm: Sau khi hoàn thành kế hoạch nguyên mẫu thì tiến tới chạy thử nghiệm nếu sản phẩm chưa đạt được sự ổn định. Giai đoạn này được tiến hành kiểm soát tương tự nhưng áp dụng với các mẫu đã được duyệt và số lượng nhiều hơn.
• Kế hoạch sản xuất đại trà: Bao gồm quy trình kiểm soát các yếu tố như đặc điểm, quá trình, kiểm tra và đo lường.

Vì sao cần sử dụng kế hoạch kiểm soát chất lượng?

Nhiều chuyên gia nhận định kế hoạch kiểm soát chất lượng là bước tiến quan trọng đưa doanh nghiệp đến với thành công nhờ những lợi ích sáng giá:

• Loại bỏ các nguy cơ gây hao tổn tài nguyên và nhân lực trong quá trình sản xuất bằng cách khắc phục các vấn đề phát sinh nhanh chóng trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
• Nhanh chóng nhận dạng nguồn lao động chính và thiết lập cơ chế kiểm soát, giám sát hiệu quả.
• Tập trung vào các đặc tính quan trọng của sản phẩm mà Khách hàng đề cao để đáp ứng nhu cầu và gây thiện cảm với người tiêu dùng.
• Tối ưu quá trình sản xuất và tạo ra sản phẩm chất lượng cao ở mức chi phí thấp nhất.
• Nâng cao hiệu suất thu về lợi nhuận cao và gây dựng định vị thương hiệu trong mắt người tiêu dùng nhờ chất lượng vượt trội.
• Đối với một số ngành sản xuất, việc tuân thủ chất lượng theo tiêu chuẩn của pháp luật là bắt buộc. Vậy nên các kế hoạch kiểm soát cũng sẽ góp phần giúp các doanh nghiệp đảm bảo yêu cầu pháp luật được tuân thủ nghiêm ngặt.

6 yếu tố quan trọng của kế hoạch kiểm soát chất lượng

Để thiết lập kế hoạch kiểm soát hiệu quả và chất lượng, chắc chắn không thể bỏ qua 6 yếu tố quan trọng sau đây:

1. Mục tiêu và tiêu chuẩn chất lượng: Trong quy trình xây dựng kế hoạch cần xác định rõ mục tiêu chất lượng sản phẩm cần đạt được. Đồng thời thiết lập các quy định cụ thể để đảm bảo thành phẩm hoàn thiện đúng như mong muốn.
2. Quy trình kiểm soát chất lượng: Xác định phương thức đem lại hiệu quả tối ưu và tiến hành mô tả quy trình, phương pháp và kiểm tra để đảm bảo chất lượng đạt tiêu chuẩn. Chú ý, tất cả phải có tính nhất quán và đem lại hiệu quả cao.
3. Trách nhiệm và vai trò: Ưu tiên xác định rõ vai trò và trách nhiệm của từng đối tượng tham gia dự án.
4. Phương tiện và tài liệu: Liệt kê chi tiết công cụ, thiết bị và tài liệu liên quan đến quy trình thực hiện kiểm soát chất lượng. Trong đó thường bao gồm các loại máy móc, công cụ đo lường, tài liệu quy trình, các mẫu kiểm tra.
5. Xử lý vi phạm chất lượng: Thiết lập quy trình xử lý khi có vi phạm chất lượng phát sinh. Trong đó bao gồm hoạt động ghi nhận, phân loại, báo cáo và thực thi xử lý theo quy định.
6. Đánh giá và cải tiến: Thực hiện các hoạt động đánh giá chất lượng, từ đó đảm bảo hiệu suất và hiệu quả trong quy trình kiểm soát. Trong kế hoạch sẽ bao gồm các hoạt động cải tiến với mục đích nâng cao chất lượng và dịch vụ.

Quy trình xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng

Quy trình xây dựng kế hoạch kiểm soát chất lượng chỉ trong 7 bước đơn giản sẽ giúp doanh nghiệp giám sát, duy trì và cải tiến sản xuất hiệu quả:

Bước 1: Các định những yêu cầu chất lượng của sản phẩm và dịch vụ từ những thông tin thu thập được từ Khách hàng, tiêu chuẩn trong ngành và các bên liên quan.

Bước 2: Trao đổi với Khách hàng và ghi lại những yêu cầu theo mong muốn của Khách hàng ở chất lượng đầu ra và khả năng xử lý.

Bước 3: Xác định những quy trình cần thiết như các bước kiểm soát, kiểm tra, đánh giá chất lượng,... để đạt được tiêu chuẩn chất lượng theo đúng yêu cầu của Khách hàng.

Bước 4: Xác thực các tiêu chuẩn, chỉ số để đo lường chất lượng sản phẩm. Luôn đảm bảo rằng các thông số này sẽ giúp đánh giá khách quan nhất. Đồng thời tìm hiểu các công cụ, thiết bị và phương pháp cần thiết trong công đoạn thực hiện kiểm soát.

Bước 5: Đào tạo và quản lý bộ máy nhân viên để có thể thực hiện phương pháp kiểm soát và lấy các chỉ số, thông số đánh giá. Thiết lập các bước kiểm tra tiêu chuẩn trong từng giai đoạn của quá trình. Xác thực khả năng thực thi của hệ thống đo lường khi đi vào thực tiễn;

Bước 6: Phân chia rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong quá trình thực thi kế hoạch. Đồng thời thiết lập hệ thống thu thập dữ liệu từ quá trình kiểm tra. Xây dựng đội ngũ báo cáo, giám sát và cải tiến. Lên kế hoạch phòng bị và phản ứng khi phát sinh các điều kiện ngoài tầm kiểm soát.

Bước 7: Đánh giá hiệu suất của kế hoạch kiểm soát đồng thời đưa ra phương án cải tiến nâng cao để tối ưu hóa hiệu suất.

Tham khảo mẫu kế hoạch kiểm soát chất lượng

Trong một mẫu kế hoạch kiểm soát chất lượng cơ bản được phân chia thành các cột với đầy đủ các thông tin cơ bản. Từ đó nhanh chóng nắm bắt các vấn đề phát sinh vượt ngưỡng quy chuẩn về chất lượng đặt ra. Các thông tin trong mỗi mục ở biểu mẫu Control Plan thường bao gồm:

• Thông tin cơ bản bao gồm tên dự án hoặc sản phẩm. Có thể kèm theo thông tin về người soạn thảo, ngày bắt đầu soạn thảo và có hiệu lực.
• Mô tả ngắn về mục tiêu kiểm soát chất lượng bao gồm tiêu chuẩn áp dụng và kết quả mong đợi.
• Thông tin về phương pháp kiểm soát chất lượng, công cụ và thiết bị kiểm tra sử dụng.
• Lịch trình và phạm vi kiểm tra và phương pháp thu thập, xử lý dữ liệu.
• Phân công trách nhiệm và mô tả vai trò của từng người.
• Phương pháp đánh giá hiệu suất và kế hoạch cải tiến dựa trên kết quả.
• Người phê duyệt và ngày phê duyệt kế hoạch bắt đầu có hiệu lực.

Vậy là trong bài viết trên đây, thiết bị phòng sạch VCR đã giới thiệu chi tiết đến bạn đọc về kế hoạch kiểm soát chất lượng. Qua đó, có thể thấy rõ được tầm quan trọng cũng như các yếu tố cần thiết để tạo nên một mẫu kế hoạch hoàn chỉnh. Rất mong những chia sẻ trên đây mang lại thông tin hữu ích cho bạn.