Chính sách chất lượng là gì? Các lưu ý khi thiết lập chính sách chất lượng

Chính sách chất lượng là gì?

Chính sách chất lượng là một tuyên bố ngắn gọn phù hợp với mục đích và định hướng chiến lược của tổ chức. Nó cung cấp một khuôn khổ cho các mục tiêu chất lượng, đáp ứng các yêu cầu hiện hành (ISO 9001, khách hàng, luật pháp hoặc quy định) và bao gồm cam kết cải tiến liên tục của tổ chức.

Chính sách Chất lượng là một yêu cầu được xác định trong Tiêu chuẩn ISO 9001: 2015. tại Phần 5.2. Thông thường, chính sách chất lượng sẽ được kết hợp với tầm nhìn hoặc tuyên bố sứ mệnh của tổ chức và các giá trị cốt lõi. Standard Stores đã tạo ra một biểu mẫu để giúp bạn trả lời “Cách viết Chính sách Chất lượng ISO 9001”.

Ai chịu trách nhiệm cho chính sách chất lượng?

Cấp lãnh đạo là những người chịu trách nhiệm thiết lập, lập thành văn bản, trao đổi thông tin và cung cấp các chính sách chất lượng cho các bên liên quan. Nhiều tổ chức đáp ứng các yêu cầu này bằng cách ghi lại chính sách chất lượng trong sổ tay chất lượng, thông báo cho nhân viên về chính sách chất lượng trong quá trình đào tạo và đăng các bản in của chính sách chất lượng. khối lượng của toàn bộ tòa nhà.

Thiết lập, thực hiện và duy trì chính sách chất lượng có nghĩa là:

• Thực hiện có nghĩa là làm theo những gì đã nêu, hoạch định và cam kết trong chính sách.
• Khi chính sách chất lượng đã được thiết lập thì cần đảm bảo nó luôn hoạt động và tuân theo một kế hoạch để đảm bảo chính sách chất lượng luôn có giá trị và hiệu lực. Điều này được gọi là duy trì chính sách.

Yêu cầu về lãnh đạo khi xây dựng chính sách chất lượng

• Chịu trách nhiệm về tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng
• Đảm bảo rằng các chính sách và mục tiêu chất lượng được thiết lập phù hợp với định hướng và bối cảnh chiến lược của tổ chức
• Đảm bảo sự tích hợp các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng và các hoạt động chính của tổ chức
• Đảm bảo rằng nhân lực sẵn có đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng

• Duy trì truyền thông về tầm quan trọng của quản lý chất lượng
• Đảm bảo rằng hệ thống quản lý chất lượng đạt được các kết quả dự kiến
• Hướng dẫn và khuyến khích các thành viên của tổ chức đóng góp vào việc thiết lập hệ thống quản lý chất lượng
• Thúc đẩy quá trình cải tiến liên tục của hệ thống quản lý chất lượng
• Hỗ trợ các quản lý khác có liên quan

Hướng dẫn thiết lập chính sách chất lượng

1. Phù hợp với mục đích và bối cảnh của tổ chức nhằm hỗ trợ định hướng chiến lược phát triển của tổ chức

Không có một chính sách nào là tồn tại mãi mãi bởi lẽ nhu cầu của con người ngày một thay đổi, đối thủ cạnh tranh ngày càng nhiều cùng với xu thế hội nhập ngày càng “mở” thì kéo đó chính sách chất lượng phải điều chỉnh sao cho phù hợp và thích ứng với xu hướng phát triển.

Các doanh nghiệp, tổ chức cần thường xuyên xem xét bối cảnh tổ chức để xác định ảnh hưởng của nó lên chính sách chất lượng như thế nào?. Trên cơ sở đánh giá để xác định mức độ phù hợp và có sự điều chỉnh thích đáng. Bối cảnh ở đây thường là tổ chức phải xác định được khách hàng mục tiêu của mình là ai? Tìm kiếm họ ở đâu trên thị trường? Họ mong muốn nhận được giá trị gì? Bằng cách nào để mang lại giá trị cho họ? Và quan trọng hơn cả là xác định được đối thủ cạnh tranh của mình gồm những ai?

Tóm lại, trên cơ sở sứ mệnh hoạt động đưa ra ban đầu thì chính sách chất lượng phải gắn liền với những mục đích và hoạt động cốt lõi của tổ chức. Đồng thời, ngoài việc viết thật chi tiết các định hướng thì làm sao cho nó linh động khi cần thay đổi cũng là điều nên cân nhắc, và khi đã thay đổi định hướng thì cũng nên cập nhật lại cho phù hợp với sự thay đổi của tổ chức.

2. Đưa ra khuôn khổ cho việc thiết lập mục tiêu chất lượng

Chính sách chất lượng giúp định hướng thiết lập mục tiêu chất lượng. Điều này có thể thỏa mãn bằng những câu khẩu hiệu đơn thuần như “Chúng tôi cam kết sẽ thiết lập và xem mục tiêu chất lượng là văn hóa nỗ lực cải tiến không ngừng nghĩ” hoặc cũng có thể đưa ra những mục tiêu có thể đo lường được.

3. Cam kết đáp ứng yêu cầu và thường xuyên cải tiến, xem xét để đảm bảo hiệu lực cũng như sự phù hợp của chính sách chất lượng

Hiệu lực của chính sách chất lượng được đánh giá, đo lường dựa trên mức độ đáp ứng mục tiêu đã đưa ra. Do đó những thay đổi và cải tiến chính sách chất lượng sẽ giúp cải thiện kết quả đầu ra đáp ứng các bên liên quan.

Để làm được điều này cần sử dụng những từ ngữ chính xác trong chính sách của tổ chức, mỗi tổ chức sẽ có những cách diễn giải các cam kết theo cách riêng của mình. Ví dụ như “Công ty cam kết thúc đẩy hoạt động cải tiến liên tục quản lý chất lượng hệ thống”. Đồng thời lãnh đạo phải chứng minh được sự cải thiện tối ưu trên hệ thống quản lý mà công ty đang áp dụng.

Tổ chức có thể dễ dàng đáp ứng yêu cầu này bằng cách nhấn mạnh cam kết của các hoạt động cải tiến bằng những từ ngữ cụ thể trong chính sách chất lượng như “cam kết cải tiến để luôn thỏa mãn khách hàng” “cam kết hành động khắc phục với những vấn đề xảy ra”….

4. Truyền đạt và được thấu hiểu trong toàn bộ tổ chức

Suy cho cùng, dù bạn có xây dựng, có hô hào khẩu hiệu hay đến đâu thì ai là người thực hiện và thực hiện như thế nào cho đúng đó mới là vấn đề. Và đó là những người tiếp xúc gần sản phẩm, công nhân, nhân viên kỹ thuật,….

Chính sách chất lượng được xem là bản tuyên bố về tầm nhìn, sứ mệnh, mục tiêu, nhiệm vụ của tổ chức, do đó nó đóng vai trò cực kỳ quan trọng, cần được truyền thông rộng rãi đến tất cả mọi người và bằng cách nào đó để cho mọi người hiểu để làm theo.

- Thứ nhất, chính sách chất lượng phải được truyền đạt, tức là làm cách nào đó cho toàn bộ mọi người trong tổ chức biết về chính sách chất lượng

- Thứ hai, chính sách chất lượng cần được thấy hiểu, nghĩa là phải giải thích ý nghĩa của nó và tại sao phải có nó. Để khi hỏi bất cứ người nào thuộc phận sự của công ty đều phải giải thích được. Điều này không có nghĩa là bắt buộc mọi người phải thuộc lòng chính sách chất lượng mà biết nó sử dụng ở đâu trong quản lý hệ thống và ý nghĩa ra sao.

- Và cuối cùng là tổ chức phải triển khai áp dụng thành công các hoạt động đã nêu ra trong chính sách để đảm bảo chính sách luôn tồn tại và làm được những gì mà chúng ta đã ban hành ra.

Mục đích của yêu cầu này là nhằm hướng hành động của toàn bộ nhân viên phù hợp với chính sách chất lượng. Khi tất cả mọi người đặc biệt là những người tiếp xúc trực tiếp với sản phẩm hiểu, nắm bắt được chính sách chất lượng một cách rõ ràng, rành mạch và chấp nhận nó thì hành động của họ luôn căn cứ vào đó để đạt được hiệu quả cao.

PN