Cách viết quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

Quy trình này tác động trực tiếp đến khả năng tạo ra sản phẩm và đảm bảo năng suất của toàn hệ thống. Liệu bạn đã biết cách viết quy trình sản xuất chưa? Nếu chưa, hãy theo dõi bài viết dưới đây của Thiết bị phòng sạch VCR để biết thêm thông tin chi tiết.

1. Thế nào là quy trình sản xuất?

Trước khi tìm hiểu cách viết quy trình sản xuất, chúng ta cần nắm rõ khái niệm và mục đích của quy trình sản xuất.

Quy trình sản xuất là các bước doanh nghiệp thực hiện hàng loạt các hoạt động, bao gồm: Lên kế hoạch, chuẩn bị nguyên liệu, giám sát và kiểm tra tiến độ sản xuất,... Mục đích khi xây dựng quy trình này là cung cấp hàng hóa đúng thời hạn, đảm bảo đạt tiêu chuẩn chất lượng và đủ số lượng theo yêu cầu của thị trường.

Tùy thuộc vào đặc thù ngành hàng, mục tiêu cũng như nguồn lực, các công ty sẽ thiết lập nhiều quy trình sản xuất khác nhau. Tuy nhiên, bất kể một quy trình nào cũng đòi hỏi phải có định hướng rõ ràng nhằm tận dụng tối đa lợi thế và sức mạnh bên trong. Đồng thời, giúp doanh nghiệp thực hiện tốt các mục tiêu cốt lõi đã đề ra, cụ thể dưới đây:

• Quản lý quy trình sản xuất chặt chẽ, tiết kiệm tài nguyên thông qua việc hạn chế các công đoạn mua phụ liệu, nguyên vật liệu đến khi hoàn thành sản phẩm đầu ra.
• Đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, không bị dừng đột ngột hay gián đoạn để đem lại nguồn thu đều đặn.
• Số lượng hàng tồn kho được bảo đảm, hạn chế xảy ra tình trạng hàng hóa bị hư hỏng hoặc lãng quên.
• Cam kết tiến độ giao hàng, đáp ứng tiêu chuẩn và nhu cầu ngày càng cao của thị hiếu.
• Định giá sản phẩm hợp lý, hạn chế phát sinh chi phí ngoài và tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp trên thị trường.

Trong quá trình thiết lập kế hoạch, bạn cần lưu ý cân nhắc nhiều yếu tố khác nhau để quy trình của mình đạt hiệu quả cao nhất.

2. Tìm hiểu về quy trình sản xuất trong doanh nghiệp

Dưới đây là các công đoạn cần làm trong quy trình sản xuất:

Hoạch định sản xuất

Ở bước đầu tiên, có 3 công việc chính cần hoàn thành, gồm: Xác định rõ nhu cầu sản xuất, tiến hành xây dựng định mức sản xuất và xác định nhu cầu nguyên liệu cần sử dụng.

• Xác định rõ nhu cầu sản xuất: Dựa vào kế hoạch sản xuất và trách nhiệm lập kế hoạch theo từng kỳ (tuần/ tháng/ quý/ năm) mà công việc này sẽ được thực hiện một cách hợp lý. Trường hợp khác, việc xác định rõ nhu cầu sản xuất sẽ dựa vào đơn hàng được đặt theo yêu cầu hoặc kế hoạch kinh doanh của khách hàng, để đảm bảo quy trình bán hàng diễn ra liền mạch.
• Tiến hành xây dựng định mức sản xuất: Công việc này sẽ được đảm nhận bởi bộ phận nghiên cứu và phát triển sản phẩm. Trong quy trình sản xuất sản phẩm, gồm có 3 định mức: Định mức nguyên liệu cần thiết để sản xuất sản phẩm theo kế hoạch đã đề ra; định mức phế liệu phát sinh sau khi sản phẩm hoàn thành; định mức chi phí sản xuất.
• Xác định nhu cầu nguyên liệu: Kết quả của các bài toán tính lượng nguyên liệu cần sử dụng, so sánh hàng tồn kho hiện tại và tính lượng nguyên liệu cần bổ sung sẽ cho biết nhu cầu nguyên liệu cần có để thực hiện sản xuất sản phẩm, từ đó bạn có thể nắm được khối lượng nguyên liệu cần thiết để đảm bảo tiến độ sản xuất.

Yêu cầu tiến hành sản xuất

Sau khi đã có con số cụ thể về nhu cầu sản xuất, bạn cần chia nhỏ các con số đó ra và thực hiện lập yêu cầu sản xuất tới các phân xưởng, nhà máy. Yêu cầu sản xuất sẽ được thực hiện bởi đơn vị gia công bên ngoài hoặc chính doanh nghiệp đó.

Lệnh sản xuất

Lệnh sản xuất cần có đầy đủ chỉ định cụ thể về nhu cầu nguyên vật liệu cần sử dụng, thời gian bàn giao, số lượng hàng hóa,...

Duyệt lệnh sản xuất

Sau khi lập lệnh sản xuất sẽ được chuyển đến cho quản lý cấp cao hoặc giám đốc duyệt. Nếu lệnh được duyệt và thông qua sẽ được chia cho từng bộ phận/ dây chuyền/ công đoạn đảm nhận và thực hiện. Trường hợp không được duyệt, trách nhiệm của bộ phận sản xuất cần phải chỉnh sửa để gửi duyệt lần 2.

Tiến hành thu mua hàng hóa và nguyên vật liệu

Để xác định nhu cầu nguyên vật liệu, cần dựa vào định mức nguyên vật liệu. Từ đó, bạn sẽ nắm rõ số lượng nguyên vật liệu cần mua và bắt đầu mua hàng.

Sản xuất, gia công

Trong quy trình sản xuất, đây là bước quan trọng để tạo ra sản phẩm đạt chất lượng. Dựa theo lệnh sản xuất trước đó, nhà quản lý sản xuất tiến hành phân bổ nguyên liệu đến các bộ phận liên quan thực hiện. Căn cứ vào kế hoạch gia công, trách nhiệm của bộ phận liên quan cần hoàn thành hàng hóa đúng số lượng trong thời hạn nhất định. Nhà quản lý trực tiếp theo dõi, điều chỉnh tiến độ đơn hàng và kiểm tra chất lượng thành phẩm.

Nhận hàng sản xuất và kiểm tra chất lượng

Cấp quản lý nhận hàng từ đơn vị gia công ngoài hoặc từ bộ phận sản xuất. Sau đó, thực hiện lập phiếu QC để kiểm tra chất lượng sản phẩm có đạt quy chuẩn đề ra hay không.

Hoàn thành công đoạn sản xuất

Lệnh sản xuất sẽ đóng lại nếu sản phẩm đạt chất lượng đề ra và được duyệt. Các giấy tờ và hồ sơ liên quan đến quy trình sản xuất được lưu trữ. Trách nhiệm của quản lý kho là nhập kho hàng hóa.

Tìm hiểu thêm: Sơ đồ quy trình sản xuất thực phẩm chi tiết

3. Quy trình sản xuất đóng vai trò như thế nào đối với doanh nghiệp?

Hoạt động của doanh nghiệp được tối ưu hóa

Áp dụng linh hoạt quy trình sản xuất giúp hoạt động của doanh nghiệp được tối ưu hóa. Theo đó, quy trình này sẽ giúp doanh nghiệp vận hành chính xác, thực hiện các hoạt động cải tiến nhằm tiết kiệm thời gian và tiết kiệm nguồn tài chính, tài nguyên liên quan.

Bên cạnh đó, quy trình này còn giúp cho quá trình quản lý nguồn nhân lực, phân chia công việc và lập kế hoạch được phân bố theo khung thời gian thích hợp, từ đó nâng cao năng suất và giảm chi phí hoạt động doanh nghiệp.

Hiệu suất sản xuất cải thiện

Thiết lập quy trình sản xuất giúp cải thiện hiệu suất sản xuất thông qua việc xác định các bước, công việc cụ thể và mối quan hệ trong quy trình.

Ở cấp độ cơ sở, nhân viên sẽ nắm rõ các công việc cần làm, các yêu cầu trong từng bước thực hiện, từ đó làm việc năng suất và hiệu quả hơn. Làm việc theo quy trình còn giúp quá trình làm việc nhanh chóng hơn, hạn chế những thao tác/ động tác không cần thiết.

Ở khía cạnh người tối ưu quy trình và làm thống kê sẽ dễ dàng nắm được hạn chế và ưu điểm, từ đó đưa ra các biện pháp khắc phục, nhằm nâng cao hiệu suất công việc.

Thuận lợi trong quá trình đào tạo

Thiết lập quy trình sản xuất giúp quá trình đào tạo nhân sự dễ dàng hơn, các nhân viên mới có thể tiếp cận và làm quen với công việc mới nhanh nhất, từ đó tránh mất quá nhiều thời gian đào tạo cũng như trì hoãn công việc, giúp quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao.

Giải phóng các cấp lãnh đạo

Với cách quản lý truyền thống, các cấp quản lý, lãnh đạo mất nhiều thời gian để giám sát trực tiếp quá trình sản xuất, làm ảnh hưởng đến các công việc khác. Tuy nhiên, khi áp dụng quy trình sản xuất giúp quá trình sản xuất được tự động hóa, người quản lý sẽ có nhiều thời gian để thực hiện các công tác khác.

Tìm hiểu thêm: Vai trò & cách vẽ lưu đồ quy trình sản xuất

4. Cần lưu ý những gì trong quy trình quản lý sản xuất?

Khi tiến hành sản xuất cần lưu ý một số vấn đề dưới đây:

• Để đảm bảo các công việc hoàn thành đúng hạn, khi lên kế hoạch sản xuất cần phân bố thời gian và và khối lượng công việc hợp lý.
• Nhà quản lý thường xuyên kiểm tra khâu sản xuất và chất lượng thành phẩm, phản ánh phương thức sản xuất để hạn chế xảy ra những rủi ro trong quá trình sản xuất.
• Cần báo cáo định kỳ để đảm bảo hướng sản xuất đúng với mục tiêu tổng thể.
• Tích hợp công nghệ 4.0 để hỗ trợ kiểm soát rủi ro tốt hơn.

5. Gợi ý cách viết quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

Vẽ chân dung khách hàng và xác định tiềm năng kinh doanh của doanh nghiệp

Trong cách viết quy trình sản xuất, nghiên cứu thị trường và xác định tiềm năng kinh doanh của doanh nghiệp là bước quan trọng nhất. Khi tham gia thị trường, doanh nghiệp cần lên danh sách các đối thủ hiện có, nghiên cứu thị hiếu, nắm bắt chân dung khách hàng. Người quản trị sản xuất cần có khả năng nắm bắt và nghiên cứu thông tin.

Từ đó, doanh nghiệp sẽ nắm được tiềm lực cạnh tranh trên thị trường để xây dựng chiến lược kinh doanh phù hợp.

Lên kế hoạch sản xuất

Lên kế hoạch sản xuất sẽ giúp nhà máy, doanh nghiệp đó nắm rõ trình tự các bước vận hành theo kế hoạch đã lập sẵn. Nếu làm tốt công đoạn này, các công tác vận hành phía sau sẽ tăng năng suất và đạt hiệu quả cao, gia tăng giá trị lợi nhuận.

Việc phân bổ nguyên vật liệu hợp lý cũng là một trong những yếu tố giúp quy trình sản xuất diễn ra thành công. Một lưu ý đối với nhà quản lý là nên giám sát chặt chẽ ngay từ công đoạn này.

Tại đây, doanh nghiệp cần lưu ý 2 vấn đề chính:

• Doanh nghiệp cần cân bằng 2 yếu tố: Năng lực sản xuất của nguồn lực hay hệ thống công nghệ nội bộ với nhu cầu khách hàng.
• Doanh nghiệp cần dựa trên lượng sản phẩm đã tiêu thụ, vật liệu tiêu hao định kỳ và hàng tồn kho thực tế để dự toán mua nguyên vật liệu. Như vậy sẽ đảm bảo được nguồn cung duy trì liên tục, vừa tránh xảy ra tình trạng dư thừa hàng hóa.

Nắm bắt chi tiết từng công đoạn

Trách nhiệm của người quản lý quy trình sản xuất là nắm bắt toàn bộ hệ thống doanh nghiệp. Theo đó, cần phải nắm bắt chi tiết từng công đoạn, điều phối, định hướng cũng như sắp xếp công việc hợp lý và khoa học.

Bên cạnh đó, người quản lý cần theo dõi các yếu tố bên lề như sự nghiêm túc, tính chuẩn chỉnh của nhân sự nhằm tối ưu hóa thời gian sản xuất. Nhiệm vụ này ảnh hưởng trực tiếp đến khâu hoàn thiện sản phẩm, do đó cần phải đầu tư công sức và thời gian mới đạt hiệu quả cao.

Thực hiện quản lý chất lượng sản phẩm

Chất lượng sản phẩm không chỉ đánh giá độ hiệu quả quy trình sản xuất, mà còn ảnh hưởng đến thương hiệu và độ uy tín của công ty. Do đó, tất cả các doanh nghiệp cần chú trọng đến công đoạn quản lý chất lượng và tiến hành đánh giá chặt chẽ.

Kiểm soát mức chi phí phát sinh

Hầu hết, mọi doanh nghiệp đều nghiên cứu chiến lược giá thành trước khi thâm nhập thị trường. Thế nhưng, quá trình sản xuất khó tránh khỏi được chi phí phát sinh bất ngờ vì giá nguyên liệu tăng cao, mất mát, hao mòn,...

Do vậy, trách nhiệm của người quản lý cần phải kiểm soát tốt mức chi phí phát sinh. Nếu doanh nghiệp ổn định chi phí sản xuất, độ chính xác về định giá sản phẩm là rất cao.

Cần theo dõi sản phẩm sau khi bán ra thị trường

Sau khi sản phẩm đã bán ra thị trường, doanh nghiệp cần tiến hành theo dõi để thu thập ý kiến phản hồi từ phía khách hàng.

Bên cạnh đó, cần có phương án dự phòng cho trường hợp sản phẩm bị lỗi. Do đó, doanh nghiệp cần ban hành chính sách thay thế, phục hồi những sản phẩm không đạt chất lượng để tạo lòng tin cho người sử dụng.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

6. Tham khảo phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả

Trong thời đại nền công nghệ phát triển, các phần mềm dần thay thế con người trong một số việc để đảm bảo hiệu suất công việc. Với việc quản lý sản xuất, ngoài cách viết quy trình sản xuất, bạn có thể tham khảo phần mềm Salesup ERP - Giải pháp quản trị doanh nghiệp tối ưu.

Salesup ERP vừa là phần mềm quản lý sản xuất, vừa giúp đơn vị doanh nghiệp hoạch định nguồn nhân lực và cho phép các phòng ban, bộ phận tham gia vào quy trình cụ thể. Từ đó, các phòng ban, bộ phận dễ dàng theo dõi tiến độ của dự án.

Ưu điểm nổi bật của quy trình sản xuất trên Salesup ERP là thực hiện theo trình tự, các công đoạn trước phải hoàn tất mới được thực hiện công đoạn sau. Nhờ đó, doanh nghiệp kịp thời phát hiện và xử lý lỗi để hạn chế xảy ra tổn thất.

Phần mềm Salesup ERP có 2 tính năng riêng biệt, gồm: Cloud (SaaS - phù hợp sử dụng cho doanh nghiệp vừa và nhỏ) và enterprise (phù hợp sử dụng cho doanh nghiệp lớn).

Tìm hiểu thêm: Giới thiệu một số phần mềm lập kế hoạch sản xuất năm 2024

7. Phần mềm quản lý quy trình sản xuất mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Trên thực tế, hầu hết doanh nghiệp đều ứng dụng phần mềm quản lý sản xuất. Các phần mềm này tích hợp đa dạng nhiều tính năng như: Chi phí, giá thành, kho hàng, nhân sự, bán hàng, quản lý nguyên vật liệu,...

Doanh nghiệp sẽ nhận được những lợi ích dưới đây khi áp dụng phần mềm quản lý quy trình sản xuất:

Quá trình sản xuất được tối ưu hóa

Thông qua việc tối ưu hóa luồng công việc và tăng cường sự đồng bộ giữa các bộ phận, phần mềm quản lý sản xuất sẽ giúp tối ưu hóa quá trình sản xuất. Điều này giúp tăng năng suất và tiết kiệm chi phí cho doanh nghiệp.

Hạn chế lỗi trong sản xuất

Khi áp dụng phần mềm sẽ giúp hạn chế lỗi xảy ra trong quá trình sản xuất, thông qua việc cung cấp các công cụ để kiểm soát chất lượng sản phẩm cũng như đảm bảo tuân thủ trình tự các bước trong quy trình sản xuất.

Bài viết trên của VCR đã chia sẻ cách viết quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp. Với những thông tin trên, hy vọng bạn đọc sẽ áp dụng vào thực tế một cách hiệu quả.