Lưu đồ quy trình sản xuất là gì? Vai trò & cách vẽ lưu đồ quy trình sản xuất

Cùng tìm hiểu bài viết dưới đây của Thiết bị phòng sạch VCR để biết rõ hơn.

1. Bạn hiểu gì về lưu đồ quy trình sản xuất?

Tên tiếng Anh của lưu đồ quy trình sản xuất là Manufacturing Process Flowchart hoặc Production Flow Chart, đây là sơ đồ miêu tả các bước riêng rẽ của hoạt động sản xuất một cách logic, hệ thống và theo trình tự, được áp dụng với nhiều mục đích khác nhau trong sản xuất, bao gồm: Lập kế hoạch, mô tả quy trình sản xuất,...

Việc thiết kế lưu đồ quy trình sản xuất phải đảm bảo tuân thủ theo tiêu chuẩn quản lý chất lượng ISO 9001:2015.

2. Lưu đồ quy trình sản xuất gồm mấy loại?

Có 2 dạng lưu đồ quy trình sản xuất: Sơ đồ quy trình chi tiết và sơ đồ quy trình tổng quan. Cụ thể như sau:

Sơ đồ quy trình tổng quan

Sơ đồ quy trình tổng quan mô tả các công đoạn chính của một hoạt động, thông thường sẽ có từ 6 đến 10 bước chính hoặc giai đoạn. Do vậy, loại sơ đồ này sẽ cung cấp góc nhìn vĩ mô về quy trình. Nó đặc biệt hữu ích trong giai đoạn đầu của dự án, giúp con người xác định các bước làm việc và thứ tự ưu tiên.

Sơ đồ quy trình chi tiết

Ngược lại với sơ đồ quy trình tổng quan, sơ đồ quy trình chi tiết cung cấp góc nhìn vi mô về quy trình hoạt động, mô tả quy trình chi tiết có nhiều hơn 15 giai đoạn hoặc bước chính. Ngoài ra, loại sơ đồ này còn sử dụng với mục đích truy gốc vấn đề, từ đó sửa đổi hoặc chuẩn hóa quy trình hiện có.

Quy định vẽ lưu đồ trong quá trình sản xuất

Khi vẽ lưu đồ, người thực hiện cần tuân theo những ký hiệu đã thống nhất từ trước. Tham khảo bảng dưới đây:

3. Lưu đồ quy trình sản xuất trong doanh nghiệp đóng vai trò như thế nào?

Nhiều doanh nghiệp Nhật Bản đã áp dụng lưu đồ từ giữa thế kỷ 20, giúp họ gặt hái nhiều thành công trong quản lý sản xuất và quản lý chất lượng.

• Quy trình sản xuất được chuẩn hóa: Những thiết lập liên quan đến hoạt động sản xuất không hiệu quả gây ảnh hưởng rất nhiều đến tài chính, lãng phí tài nguyên và tốn thời gian. Do đó, việc xây dựng sơ đồ quy trình sản xuất giúp nhân viên định hình công việc sẽ làm để vận hành sản xuất hiệu quả, chính xác, tăng hiệu suất sử dụng máy và giảm thời gian thực hiện.
• Cải thiện chất lượng: Bất kỳ sai lệch nào khi sản xuất so với lưu đồ quy trình sản xuất đã được thống nhất đều dẫn đến các sự cố liên quan đến máy móc, làm tăng tỷ lệ phế phẩm và gián đoạn thời gian sản xuất. Lưu đồ là chỉ dẫn giúp nhân viên thực hiện theo trình tự nghiêm ngặt từ nguyên liệu đầu vào đến thành phẩm đầu ra, giúp giảm thiểu xảy ra rủi ro về mặt chất lượng.

• Cảnh báo bảo trì: Với mỗi máy sản xuất, doanh nghiệp có thể lên lưu đồ quy trình bảo trì phòng tránh. Thực hiện theo lưu đồ này sẽ giúp người vận hành dễ dàng theo dõi thời gian bảo hành và lên kế hoạch thực hiện các công việc khác trong thời gian kiểm tra máy.
• Xác định được nguyên nhân lỗi: Dựa vào lưu đồ, nhà sản xuất có thể phân tích chi tiết quy trình sản xuất theo từng bước, từ đó dễ dàng xác định được nguyên nhân gây ra sai sót.
• Bên cạnh đó, lưu đồ có tính minh họa sinh động hỗ trợ tốt khi trình bày với khách hàng hoặc nội bộ doanh nghiệp.

4. Các bước để tạo lưu đồ quy trình sản xuất

Bước 1: Xác định và thống nhất các ký hiệu, quy tắc

Việc xây dựng quy tắc riêng và thống nhất ký hiệu giúp nhà quản lý doanh nghiệp hiểu được lưu đồ.

Các hình dạng cơ bản trong lưu đồ gồm có:

• Hình tròn: Dùng để biểu thị nút bắt đầu hoặc điểm kết thúc của một quy trình.
• Hình vuông: Biểu thị một bước trong quá trình hoặc một quy trình.
• Hình chữ nhật: Biểu thị một hành động hoặc một trạng thái.
• Hình dạng đặc biệt: Biểu thị một khu vực chứa các bước chi tiết.
• Hình tam giác: Biểu thị một điều kiện hoặc quyết định.
• Hình hộp: Biểu thị khu vực lưu trữ dữ liệu.

Các ký hiệu nối các hình:

• Mũi tên: Dùng để biểu thị hướng di chuyển của quá trình.
• Đường thẳng: Dùng để biểu thị sự kết nối giữa các hình với nhau.

Bước 2: Lên danh sách các hoạt động

Người thực hiện cần lên danh sách các hoạt động diễn ra trong quy trình sản xuất: Vận chuyển, chuyển giao, kiểm soát, lưu trữ, đầu vào,... Sau đó, gắn những hoạt động này với các ký tự đã được thống nhất từ trước.

Trong quá trình thực hiện, có thể bổ sung thêm thông tin như dây chuyền sản xuất, hoạt động kiểm tra, phương tiện xử lý hoặc xử lý các trường hợp không tuân thủ theo quy định.

Bước 3: Sắp xếp các hoạt động theo trình tự

Sau khi lên danh sách hoạt động, cần sắp xếp chúng theo trình tự logic thành chuỗi hoạt động. Bước này có thể tham chiếu trên quy trình hiện có để phục vụ hoặc cải thiện quy trình mới.

Bước 4: Tiến hành vẽ lưu đồ quy trình sản xuất

Trình tự các bước vẽ lưu đồ bao gồm: Lựa chọn công cụ vẽ, tạo khung sườn, thêm ký hiệu, thiết kế dòng chảy dữ liệu, thêm văn bản, thực hiện kiểm tra và sửa chữa, lưu và chia sẻ. Các nhà quản lý cần đảm bảo rằng, lưu đồ cần phải thiết kế đầy đủ và chính xác để phục vụ cho công việc. Sau khi hoàn tất, biểu đồ được lưu và chia sẻ với các thành viên khác.

Trước đây, nhân sự thường vẽ thủ công. Tuy nhiên, với sự phát triển của công nghệ, việc vẽ lưu đồ trở nên dễ dàng hơn. Doanh nghiệp có thể sử dụng một số công cụ như: Excel, Word hoặc Edraw Org Chart, ThinkComposer, RFFlow,...

Bước 5: Kiểm tra trước khi đưa vào quá trình hoạt động doanh nghiệp

Trước khi đưa vào quá trình hoạt động doanh nghiệp, cần tiến hành kiểm tra và sửa lỗi nếu phát hiện có vấn đề. Các nhà quản lý cần kiểm tra lưu đồ và đảm bảo rằng nó hoạt động hiệu quả, phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.

Trong quá trình kiểm tra cần xem xét các yếu tố:

• Sự hiểu biết: Đảm bảo lưu đồ thể hiện được các bước trong quy trình hoạt động và đáp ứng yêu cầu của công việc.
• Sự rõ ràng: Cần phải chính xác, rõ ràng và tránh gây hiểu nhầm cho các thành viên trong doanh nghiệp.
• Tính toàn vẹn: Các nhà quản lý cần kiểm tra xem lưu đồ có đầy đủ các bước trong quy trình hoạt động của doanh nghiệp hay không.
• Sự đồng nhất: Lưu đồ cần phù hợp với tiêu chuẩn và quy định của doanh nghiệp để quá trình hoạt động đồng nhất với nhau.

Tìm hiểu thêm: Cách viết quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

5. Lưu đồ quy trình sản xuất trong mô hình 7 công cụ quản trị chất lượng

Lưu đồ quy trình sản xuất là một trong những mô hình 7 công cụ quản lý chất lượng (7 QC Tools). Nhóm công cụ này được nhiều doanh nghiệp sử dụng để quản lý chất lượng. Nhờ tính ứng dụng cao, 7 QC Tools đã mang lại nhiều điểm tích cực trong quản trị doanh nghiệp và quản trị chất lượng.

Bộ 7 công cụ quản trị chất lượng gồm có:

• Phiếu kiểm soát (Check Sheets): Là phương tiện lưu trữ để thống kê dữ liệu cần thiết, từ đó giúp doanh nghiệp xác định được thứ tự ưu tiên của sự kiện. Phiếu kiểm tra được xem như dạng hồ sơ của các hoạt động trong quá khứ, đồng thời cũng là phương tiện theo dõi cho phép doanh nghiệp thấy được hình mẫu và xu hướng một cách khách quan.
• Biểu đồ (charts): Biểu đồ là dạng hình vẽ thể hiện mối tương quan giữa đại lượng hoặc số liệu, giúp trực quan hóa dữ liệu, từ đó doanh nghiệp dễ dàng nắm bắt vấn đề bằng mắt thường. Có nhiều dạng biểu đồ: Biểu đồ dạng thanh, biểu đồ hình bánh, biểu đồ cột và đường,...
• Biểu đồ nhân quả (Cause and Effect Diagram): Dạng biểu đồ này giúp doanh nghiệp tìm ra nguyên nhân gây lỗi nhanh chóng, từ đó thiết lập biện pháp khắc phục và phòng ngừa để đảm bảo chất lượng tốt nhất. Đây là công cụ được sử dụng phổ biến để tìm ra nguyên nhân và khuyết tật trong quá trình sản xuất.

• Biểu đồ Pareto (Pareto Diagram): Biểu đồ này giúp các nhà quản trị phân loại được nguyên nhân gây ảnh hưởng trầm trọng đến chất lượng sản phẩm, từ đó tập trung xử lý và khắc phục.
• Biểu đồ phân bố (Histogram): Đây là dạng biểu đồ cột, giúp tổng hợp các điểm dữ liệu để thể hiện tần suất của sự việc.
• Biểu đồ phân tán (Scatter Diagram): Loại biểu đồ này sử dụng đồ thị để biểu diễn dữ liệu. Trong đó, các giá trị quan sát được của một biến được vẽ thành từng điểm so với các giá trị của biến bên kia mà không sử dụng đường nối để nối các điểm lại với nhau. Biểu đồ phân tán biểu thị mối quan hệ giữa 02 nhân tố.
• Biểu đồ kiểm soát (Control Chart): Mục đích của biểu đồ này để theo dõi và kiểm tra thay đổi của quy trình, từ đó dễ dàng kiểm soát những dấu hiệu bất thường có thể xảy ra. Đồng thời, còn theo dõi biến động của các thông số về đặc tính chất lượng của sản phẩm.

6. Một số lưu đồ được sử dụng rộng rãi trong doanh nghiệp

Quy trình tuyển dụng nhân viên mới

Mô tả chi tiết các bước trong quy trình tuyển dụng, từ đăng tin tuyển dụng, tiếp nhận hồ sơ, kiểm tra thông tin, phỏng vấn, quyết định tuyển dụng và thông báo cho ứng viên. Các khối được sử dụng trong lưu đồ gồm có: Khối kết thúc, khối điều kiện, khối đầu vào và đầu ra, khối quy trình, khối bắt đầu.

Quy trình đề xuất mua sắm tài sản

Mô tả chi tiết các bước trong quy trình đề xuất mua sắm tài sản, từ khâu đề xuất, kiểm tra yêu cầu, phê duyệt, tìm kiếm nhà cung ứng, tiến hành đặt hàng, xử lý thanh toán và theo dõi tài sản. Các khối được sử dụng trong lưu đồ gồm có: Khối bắt đầu, khối quy trình, khối đầu ra và đầu vào, khối các điều kiện, khối tìm kiếm và đặt hàng, khối kết thúc.

Quy trình thanh toán hợp đồng

Mô tả chi tiết quy trình thanh toán hợp đồng, từ khâu kiểm tra chứng từ liên quan và hợp đồng, tiến hành xác nhận và phê duyệt thanh toán, xử lý thanh toán và lưu trữ thông tin liên quan. Các khối được sử dụng trong lưu đồ gồm có: Khối bắt đầu, khối quy trình, khối đầu ra và đầu vào, khối điều kiện, khối xác nhận thanh toán, khối kết thúc.

Tìm hiểu thêm:

Sơ đồ quy trình sản xuất thực phẩm chi tiết

Sơ đồ quy trình công nghệ sản xuất ngành may

7. Một số hạn chế khi sử dụng lưu đồ quy trình sản xuất thủ công

• Tốn công sức và thời gian: Việc vẽ lưu đồ bằng thủ công yêu cầu có sự đầu tư về thời gian và công sức. Nếu doanh nghiệp có nhiều quy trình cần mô tả, việc thủ công sẽ làm tốn kém thời gian và công sức.
• Dễ gây lỗi: Khi vẽ thủ công, việc sử dụng màu sắc, ký hiệu, biểu tượng khác nhau dễ gây sai sót trong quá trình thực hiện. Hơn nữa, việc cập nhật hoặc sửa đổi quy trình cũng dễ gây ra lỗi và khó theo dõi.

• Khó quản lý và phân phối: Các bản vẽ cần phải in ra và phân phối cho các cá nhân, tổ chức liên quan, điều này gây khó khăn trong việc quản lý và theo dõi quy trình.

Bài viết trên là những chia sẻ của VCR liên quan đến lưu đồ quy trình sản xuất. Với kiến thức trên, hy vọng bạn đọc sẽ nắm được các bước tạo lưu đồ và thực hiện hiệu quả.