KPI cho kế hoạch sản xuất - “Công cụ vàng” đánh giá mức độ hiệu quả trong sản xuất của doanh nghiệp

Chính vì thế, bộ KPI cho kế hoạch sản xuất ra đời giúp doanh nghiệp khắc phục những sự cố trên. Trong bài viết dưới đây, Thiết bị phòng sạch VCR cung cấp một số thông tin liên quan đến KPI trong sản xuất để bạn đọc hiểu rõ hơn.

Tìm hiểu thêm:

Kiểm soát chất lượng trong phòng thí nghiệm

Sự khác biệt giữa EU GMP và cGMP

1. KPI là gì? KPI trong sản xuất là gì?

KPI là viết tắt của cụm từ Key Performance Indicator, đây là thuật ngữ quan trọng trong lĩnh vực đánh giá và quản lý hiệu suất của hệ thống tổ chức hoặc sản xuất. Nói cách khác, KPI dùng để theo dõi và đo lường các chỉ số quan trọng để đánh giá mức độ hiệu suất, hoàn thành mục tiêu và tính hiệu quả trong quá trình sản xuất.

Đối với KPI cho kế hoạch sản xuất được áp dụng để đo lường một số yếu tố quan trọng như: Thời gian giao hàng, hiệu quả sử dụng tài nguyên, chất lượng, năng suất. Bằng cách theo dõi và thiết lập chỉ số phù hợp, doanh nghiệp dễ dàng biết được điểm mạnh, điểm yếu và đánh giá sự thành công của quá trình sản xuất.

Mục đích chính của KPI cho kế hoạch sản xuất là cung cấp góc nhìn tổng thể về hoạt động của quá trình sản xuất, từ đó giúp điều chỉnh và quản lý các hoạt động sản xuất hiệu quả. Không chỉ đo lường kết quả cuối cùng, KPI còn theo dõi chỉ số trung gian và toàn bộ quá trình, từ đó giúp phát hiện sự cố nhanh chóng và đề xuất các biện pháp cải tiến để tăng cường hiệu quả sản xuất.

Sử dụng KPI trong sản xuất không chỉ giúp doanh nghiệp theo dõi và đánh giá hiệu suất khách quan, mà còn tạo ra động lực và hướng dẫn cho việc đề ra kế hoạch cải tiến và mục tiêu cần thực hiện. Việc áp dụng KPI phù hợp giúp doanh nghiệp tối ưu hóa quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm thiểu lãng phí và xây dựng niềm tin cho khách hàng.

2. Điểm qua 6 chỉ số KPI cho kế hoạch sản xuất tiêu biểu

Dưới đây là 6 KPI tiêu biểu được các doanh nghiệp sử dụng nhiều nhất:

Hiệu suất thiết bị tổng thể (OEE)

OEE là chỉ số được dùng để hiệu quả hoạt động của tổng thể máy móc thiết bị thông qua 3 mặt nguồn lực chính: Tốc độ vận hành, chất lượng và thời gian. Đây là thông số trong bảo trì năng suất toàn diện (Total Productive Maintenance). Khi OEE đạt 100% nghĩa là quá trình sản xuất diễn ra suôn sẻ, không xảy ra lỗi, chất lượng sản phẩm đạt chuẩn và không có thời gian chết.

Thời gian chết của máy (Downtime)

Thời gian chết hay gọi cách khác là thời gian ngừng nghĩa là bất kỳ khoảng thời gian nào khi máy móc không hoạt động, dẫn đến tình trạng sụt giảm sản lượng sản xuất. Thời gian chết của máy gồm hai loại chính: Ngoài kế hoạch và trong kế hoạch. Trong đó, thời gian chết ngoài kế hoạch là sự cố xảy ra khi máy móc đang hoạt động. Thời gian chết trong kế hoạch là có kế hoạch dừng máy từ trước để bảo trì.

Mục đích của chỉ số KPI này giúp đánh giá khả năng lập kế hoạch bảo trì của doanh nghiệp, đồng thời tác động đến chi phí vận hành.

Chu kỳ sản xuất (Cycle time)

Trong lĩnh vực sản xuất, nếu thời gian chu kỳ sản xuất có số liệu cụ thể giúp nhà quản lý đo lường được thời gian thích hợp để sản xuất từng thành phần riêng lẻ của sản phẩm hoặc một sản phẩm hoàn chỉnh, thậm chí gồm cả việc giao hàng cho người tiêu dùng.

Việc sử dụng thời gian chu kỳ giúp xác định sự thiếu hiệu quả trong từng quy trình nhỏ, đồng thời phân tích hiệu quả tổng thể trong quá trình sản xuất.

Năng lực sản xuất (Capacity Utilization)

Trong ngành sản xuất, đây là KPI cơ bản nhất và cũng là KPI quan trọng nhất. KPI năng lực sản xuất dùng để đo lường công suất khả dụng mà doanh nghiệp đã và đang sử dụng trong chuỗi sản xuất, từ đó doanh nghiệp có thể tối ưu hóa giá trị sử dụng của nhà xưởng, máy móc.

Chỉ số KPI này được tính theo từng phân xưởng của nhà máy hoặc từng công đoạn. Nếu chỉ số KPI càng cao thì năng lực sản xuất của doanh nghiệp được tối ưu.

Thời gian giao hàng (On-time Delivery – OTD)

OTD để đo lường tỷ lệ phần trăm đơn hàng được giao đúng hẹn. KPI này cho biết, liệu tổ chức có đạt được mục tiêu liên quan đến việc giao hàng đúng hẹn hay là không. Đây được xem là chỉ số quan trọng để đo lường hiệu suất của nhà cung cấp dịch vụ và duy trì lòng tin của khách hàng vào sản phẩm,

Nhằm mục đích kiểm soát tiến độ và mục tiêu, các nhà quản lý thường xuyên kiểm tra và theo dõi số liệu này.

Vòng quay hàng tồn kho (Inventory Turnover Ratio)

Vòng quay hàng tồn kho chính là thước đo số lần hàng tồn kho được bán ra trong khoảng thời gian nhất định. Không những vậy, chỉ số này còn giúp chỉ ra hiệu quả của nguồn lực. Nếu con số tỷ lệ thấp tức là hàng tồn kho quá mức và doanh số bán hàng kém. Ngược lại, nếu con số tỷ lệ cao thể hiện doanh số lớn, bán hàng nhanh, hàng tồn kho không nhiều.

3. Liệt kê các chỉ số KPI trong sản xuất doanh nghiệp

3.1. KPI - Quản lý nguyên vật liệu

Quản lý nguyên liệu là bước vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuất. Nếu số lượng nguyên vật liệu không đáp ứng nhu cầu sẽ khiến quá trình sản xuất bị ngưng trệ, tác động lớn đến doanh thu của doanh nghiệp.

Dưới đây là các chỉ số KPI quản lý nguyên liệu:

• Tỷ lệ nguyên vật liệu: Trong quá trình sản xuất, cần xác định rõ tỷ lệ định mức nguyên vật liệu cho từng sản phẩm. Tỷ lệ hoặc thành phần có sự khác nhau tùy vào loại hàng hóa.
• Tỷ lệ hao hụt nguyên vật liệu: Trong sản xuất khó tránh khỏi tình trạng hao hụt nguyên vật liệu. Tùy theo từng loại hàng hóa mà tỷ lệ này dao động từ 3 - 5%.
• Tỷ lệ hao hụt thực tế: Vì nhiều nguyên nhân khác nhau, tỷ lệ hao hụt thực tế có phần thay đổi. Một trong những nguyên nhân thường gặp là do quản lý kho nguyên vật liệu chưa tốt.
• Chỉ số nguyên vật liệu hư hỏng do tính chất nguyên vật liệu hoặc bị tác động bởi yếu tố bên ngoài: Với tỷ lệ này giúp bạn đánh giá được chất lượng hàng hóa của nhà cung cấp. Tỷ lệ KPI trong sản xuất thường là 5%.
• Tỷ lệ nguyên vật liệu hư hỏng hoặc mất mát do nhân viên: Trong quá trình làm, khó tránh khỏi trường hợp nhân viên làm hư hỏng hoặc mất mát nguyên vật liệu. Đây là KPI quan trọng cần có để giảm thiểu mất mát nguyên vật liệu.
• Một số nguyên do khác.

3.2. KPI sản phẩm lỗi

Trong quá trình sản xuất khó tránh khỏi tình trạng sản phẩm bị hỏng hoặc lỗi. Tuy nhiên, tỷ lệ này cần quy định rõ ràng để nhân viên cẩn trọng hơn.

Tỷ lệ làm lại hàng hóa

• Tỷ lệ hàng hóa phải làm lại do yêu cầu của khách hàng hoặc làm không đúng theo yêu cầu mà khách hàng đã đề ra từ trước.
• Tỷ lệ làm lại hàng hóa do thành phần hàng hóa bị lỗi trong quá trình sản xuất hoặc hệ thống bị hỏng.

Dưới đây là một số chỉ tiêu trong tỷ lệ làm lại hàng hóa:

• Tỷ lệ làm lại hàng hóa của một bộ phận.
• Tỷ lệ làm lại hàng hóa của toàn bộ công ty.
• Tỷ lệ làm lại của các công nhân trong doanh nghiệp.
• Tỷ lệ làm lại giữa các bộ phận.
• Số tiền hao hụt của doanh nghiệp do tỷ lệ làm lại hàng hóa.

3.3. Tỷ lệ hàng hóa bị hỏng

Hàng hóa sau khi làm xong nếu không bảo quản kỹ lưỡng sẽ bị hư hỏng. Trong sản xuất, cần có chỉ số KPI này.

Chỉ số này được dựa theo tỷ lệ cho một bộ phận quản lý hoặc từng cá nhân. Tùy theo mỗi doanh nghiệp, tỷ lệ hàng hóa hư hỏng này tính cho từng nhân viên, cho toàn bộ phận sản xuất.

Nếu các tỷ lệ liên quan đến hàng hóa hay nguyên vật liệu nằm trong mức quy định thì sẽ được thưởng. Nếu xảy ra mất mát hoặc hao hụt sẽ bị phạt. Đây là hình thức khuyến khích nhân viên làm việc cẩn thận hơn.

3.4. KPI sản xuất và quản lý đơn hàng

Giá trị đơn hàng đảm bảo trên mức tối thiểu

• Nếu giá trị đơn hàng đảm bảo, doanh nghiệp có được tỷ lệ lợi nhuận đã đặt ra.
• Cần giải trình những đơn hàng có giá trị thấp hơn so với quy định.

Giá trị trung bình của từng đơn hàng

Công thức tính của chỉ số này:

• Giá trị trung bình của từng đơn hàng = Tổng giá trị các đơn hàng/ các đơn hàng (trong cùng khoảng thời gian cho phép).
• Dựa vào chỉ số này sẽ nắm được khách hàng nào đặt đơn có giá trị thấp hoặc cao.

Kết quả hay doanh số mà doanh nghiệp đạt được

Doanh số là một trong những chỉ số mà doanh nghiệp có thể dùng KPI trong sản xuất, nhằm tạo động lực cho nhân viên tăng năng suất làm việc.

Bên cạnh đó, chỉ số liên quan đến doanh số hoặc kết quả giúp doanh nghiệp nắm được đâu là khách hàng tiềm năng. Thực tế, 20% khách hàng tiềm năng sẽ mang lại 80% doanh thu cho doanh nghiệp.

Tỷ lệ lợi nhuận trong từng đơn hàng

Tỷ lệ này được tính trên từng đơn hàng mà doanh nghiệp nhận được. Công thức tính tỷ lệ này bằng tổng toàn bộ lợi nhuận chia số lượng đơn hàng.

3.5. KPI trong sản xuất cho từng nhân viên

Năng suất của từng nhân viên

Năng suất lao động của từng nhân viên được xác định dựa trên số lượng sản phẩm mà họ làm ra trong thời gian nhất định. Bên cạnh đó, tỷ lệ này còn dựa trên độ sai lệch so với các sản phẩm mẫu.

Năng suất dựa theo kết quả của toàn bộ nhóm sản xuất

Tùy theo từng doanh nghiệp, họ có thể tính năng suất lao động cho toàn bộ nhóm sản xuất để đánh giá kết quả tạo ra của các nhóm đó.

So sánh năng suất lao động trung bình của nhóm với năng suất lao động giữa nhân viên để đánh giá nhân viên. Đây cũng là chỉ số KPI cần thiết trong quá trình sản xuất.

4. 8 bước xây dựng KPI cho quá trình sản xuất

Bước 1: Đánh giá thực trạng doanh nghiệp

Đây là bước quan trọng giúp nhà quản trị có góc nhìn tổng quát hơn về hoạt động sản xuất của doanh nghiệp. Trước tiên, doanh nghiệp cần tự đặt ra câu hỏi: “Doanh nghiệp đang thiếu gì và cần gì? Cần cải thiện điều gì và chỉ số KPI nào phù hợp để giải quyết những chỗ còn thiếu đó?”. Tự đặt câu hỏi và tự trả lời giúp doanh nghiệp xác định được hướng đi trong việc xây dựng KPI cho quá trình sản xuất.

Sau khi đặt câu hỏi, doanh nghiệp cần thu thập thông tin và dữ liệu để phân tích, đánh giá. Các dữ liệu thu thập được chính là “đáp số ẩn” của câu hỏi vừa đặt ra. Phân tích tỉ mỉ và lựa chọn kỹ lưỡng sẽ giúp doanh nghiệp đưa ra đánh giá khách quan.

Đánh giá tổng quan tình trạng doanh nghiệp giúp nhà quản trị tìm ra khuyết điểm trong quá trình sản xuất, từ đó xác định hướng đi đúng trong việc thiết kế hệ thống KPI phù hợp ở bước tiếp theo.

Bước 2: Xác định rõ mục tiêu và xây dựng chiến lược

Dựa trên đánh giá tổng quan ban đầu, doanh nghiệp cần xác định rõ mục tiêu và xây dựng chiến lược để quá trình xây dựng KPI đạt hiệu quả cao. Quá trình này diễn ra theo nhiều cách khác nhau tùy vào tình hình thực tế của doanh nghiệp.

Xây dựng chiến lược đóng vai trò quan trọng, giúp doanh nghiệp thiết kế hệ thống KPI phù hợp cho tương lai. Mục tiêu rõ ràng và chiến lượng cụ thể là tiền đề quan trọng góp phần xây dựng KPI cho kế hoạch sản xuất thành công.

Bước 3: Thực hiện tìm kiếm dữ liệu hỗ trợ

Để tiết kiệm nguồn lực trong việc tìm kiếm KPIs phù hợp trong dữ liệu Big data lớn, doanh nghiệp cần đảm bảo việc thu thập dữ liệu phải phù hợp với mục tiêu chiến lược đã đề ra. Doanh nghiệp có thể tham khảo ứng dụng công nghệ thích hợp tại các tầng quản trị - vận hành để hỗ trợ thu thập thông tin nhanh chóng, chính xác.

Bước 4: Xác định tần suất và lựa chọn phương pháp đo lường chỉ số KPI

Trong lĩnh vực sản xuất, việc xác định tần suất và phương pháp đo lường chỉ số KPI chưa bao giờ là dễ dàng. Tìm ra phương pháp đo lường tốt không đồng nghĩa với việc doanh nghiệp tìm ra phương pháp phù hợp. Do đó, doanh nghiệp cần phải biết mình cần thu thập những thông tin gì và tần suất như thế nào.

Tức là, tần suất đo lường và tần suất báo cáo luôn đi đôi với nhau. Nếu không như vậy sẽ ảnh hưởng đến dữ liệu và mất đi tính liên quan. Điều này lại càng đúng khi doanh nghiệp đang cải tiến KPI sản xuất cũ hoặc đang phát triển bộ KPI sản xuất mới.

Bước 5: Xác định rõ đối tượng tham gia việc thu thập và lập KPI trong sản xuất

Bộ KPI hiệu quả sẽ xác định được chủ thể lập dữ liệu tương ứng và lập KPI. Nhiệm vụ của những người này là:

• Theo dõi và xem xét bảng KPI, tổng hợp thành các thông tin có ý nghĩa, theo dõi sự thay đổi và xác định ý nghĩa của bảng KPI đối với doanh nghiệp.
• Thu thập dữ liệu: Thu thập thủ công với sự tham gia của con người hoặc thu thập thông tin tự động bằng máy móc.

Bước 6: Đảm bảo các chỉ số KPI được hiểu rõ

Trong quá trình xây dựng chỉ số KPI sản xuất, đây là một trong những yêu cầu tất yếu. Điều này đặc biệt quan trọng với những người chịu trách nhiệm về KPI và toàn bộ thành viên trong công ty.

KPI cần tạo thành khuôn khổ để hỗ trợ nhà quản trị đưa ra quyết định, đồng thời giúp nhân viên có khả năng trả lời câu hỏi: “Những việc mình làm hôm nay sẽ ảnh hưởng như thế nào đến KPI?”.

Do vậy, doanh nghiệp cần đảm bảo mọi nhân viên đều hiểu KPI mà họ thu thập có liên quan như thế nào đến chiến lược của công ty. Điều này sẽ khuyến khích sự tham gia tích cực của ban quản lý và nhân viên, đảm bảo quá trình xây dựng KPI diễn ra suôn sẻ.

Bước 7:Tìm ra phương pháp để tương tác với các chỉ số KPI

Xây dựng chỉ số KPI nhằm mục đích tối đa hóa quy trình sản xuất, đồng thời giúp hoạt động sản xuất và quản lý đạt hiệu quả tốt nhất. Chính vì vậy, sau khi hiểu về các chỉ số KPI, cần tìm ra phương pháp để tương tác với chúng.

Trên thực tế, nhiều KPI được trình bày trong bản báo cáo dài, gây khó khăn cho quá trình kiểm tra và đọc hiểu. Một KPI hiệu quả chính là KPI với các số liệu rõ ràng cho thấy biến thể và xu hướng của dữ liệu. Do vậy, doanh nghiệp cần tìm ra bức tranh tiêu chuẩn của KPI và thực hiện giải thích từng thông số sao cho việc trích xuất từ dữ liệu được rõ ràng, dễ truy cập và có thể thực hiện được.

Bước 8: Xem xét lại bảng KPI để đảm bảo nó hỗ trợ cải thiện hiệu suất sản xuất

Nếu một bảng KPI không giúp doanh nghiệp theo dõi, đo lường chỉ số và đưa ra quyết định tốt nhất thì đồng nghĩa với việc quá trình xây dựng chỉ số KPI trong sản xuất không thành công.

Do đó, trong quá trình xây dựng, doanh nghiệp không chỉ cần tuân theo các bước mà còn thường xuyên xem xét, theo dõi các biểu đồ đo lường KPI. Điều này giúp các nhà quản trị không mất quá nhiều thời gian để đo lường và đảm bảo rằng các con số thu thập đều hữu ích.

Kết luận lại, KPI cho kế hoạch sản xuất rất quan trọng đối với doanh nghiệp. Nếu áp dụng đúng, các chỉ số này sẽ cho phép nhà quản trị phát hiện được những vấn đề có thể xuất hiện trong doanh nghiệp của họ và cho biết doanh nghiệp liệu có đang trên đà phát triển hay không. Từ đó, giúp doanh nghiệp định hướng được hướng đi và đưa ra quyết định chính xác trong tương lai.

Bài viết trên của VCR đã nêu rõ một số thông tin liên quan đến KPI cho kế hoạch sản xuất. Hy vọng, bài viết trên sẽ là kiến thức bổ ích đối với bạn đọc.