Trao đổi thông tin là gì ? Quy trình trao đổi thông tin theo ISO

Vậy quy trình trao đổi thông tin theo ISO là gì ? Hình thức, lợi ích cũng như các yêu cầu của quy trình này như thế nào ? Cùng Thiết bị phòng sạch VCR theo dõi bài viết sau.

Thế nào là trao đổi thông tin ?

Trao đổi thông tin là một hoạt động thông báo cho các cá nhân, phòng, ban, bộ phận, đơn vị, tổ chức,… biết được những thông tin mình cần trao đổi và nhận lại được những kết quả phản hồi từ người được thông báo.

Mục đích của quy trình trao đổi thông tin

Việc trao đổi thông tin giúp các tổ chức, đơn vị cung cấp, nhận được tất cả những thông tin liên quan đến hệ thống quản lý môi trường của mình, cụ thể như sau:

• Nghĩa vụ môi trường cần phải tuân thủ
• Những thông tin liên quan đến mọi khía cạnh của môi trường có ý nghĩa
• Kết quả hoạt động của môi trường
• Những khuyến nghị cải tiến liên tục

Những hình thức để trao đổi thông tin

Có thể chia ra các hình thức cơ bản để trao đổi thông tin như sau:

• Thư điện tử: đây là một hình thức liên lạc đang được sử dụng khá phổ biến trong bối cảnh công nghệ ngày càng phát triển mạnh mẽ
• Lời nói: là kiểu trao đổi trực tiếp giữa người với người một cách trực diện hoặc qua điện thoại
• Hội họp: là hình thức trao đổi với tập thể những thông tin cần tìm ra phương án chung nhất, tốt nhất để giải quyết vấn đề, liên quan đến những hoạt động chung của bộ phận, giữa tổ chức và phòng ban,…
• Đào tạo: cũng là một hình thức thông tin tập thể nhằm truyền đạt thông tin, nâng cao nhận thức, năng lức cho cán bộ công nhân viên trong tổ chức hay đơn vị và những cá nhân có liên quan trong phạm vi tổ chức
• Văn bản: là một kiểu dạng công văn, thông báo, báo cáo, thư từ, quyết định, những biểu mẫu, chuyển thông tin,… giữa nội bộ với nhau hoặc đến bên ngoài,…

Những yêu cầu của quy trình trao đổi thông tin theo tiêu chuẩn ISO

• Trước khi trao đổi, những thông tin đó phải được lãnh đạo phê duyệt
• Đảm bảo được tính minh bạch, rõ ràng
• Những thông tin được trao đổi cần đáp ứng được nhu cầu của những bên có liên quan
• Tạo điều kiện cho những bên có liên quan được tham gia vào quá trình trao đổi thông tin
• Không được xuyên tạc, không tự sửa đổi thông tin trong quá trình trao đổi thông tin
• Thông tin được truyền đạt một cách dễ hiểu, tránh việc gây hiểu lầm
• Các thông tin có sự liên quan không loại trừ

Những quy trình trao đổi thông tin trong một tổ chức

• Bước 1: Thu thập tất cả thông tin nội bộ, yêu cầu pháp luật và những bên liên quan
• Bước 2: Xác định đối tượng chính tiếp nhận thông tin, nhu cầu của tổ chức về cuộc đối thoại hoặc thông tin đó
• Bước 3: Chọn lọc những thông tin liên quan đến lợi ích của người tiếp nhận thông tin chính
• Bước 4: Xác định hình thức thông tin truyền đạt đến đối tượng tiếp nhận thông tin
• Bước 5: Quyết định hình thức, phương pháp trao đổi thông tin phù hợp cho các bên
• Bước 6: Đánh giá định kỳ, quyết định tính hiệu lực của quá trình trao đổi thông tin đó.

Lợi ích của việc trao đổi thông tin theo tiêu chuẩn ISO

• Việc này sẽ giúp những thông tin được thông báo đến đối tượng mình cần trao đổi
• Các hoạt động được tiến hành suôn sẻ, hiệu quả cao hơn
• Các nguyên nhân của vấn đề và những biện pháp xử lý được đưa ra nhanh chóng, kịp thời
• Giảm thiếu các sai sót, vi phạm với lý do thông tin không đủ hoặc không được báo kịp thời.
• Mối quan hệ nội bộ trong tổ chức hay với những bên liên quan được cải thiện
• Sự phối hợp với các bên được tốt hơn.

Trên đây, VCR đã chia sẻ với bạn những nội dùng về quy trình trao đổi thông tin theo tiêu chuẩn ISO. Hi vọng bạn đọc có nhiều thông tin bổ ích, áp dụng cho nhu cầu của doanh nghiệp, tổ chức của mình.

Phuong.