TQM là gì? Quy trình áp dụng TQM trong doanh nghiệp

Trong bài viết này, hãy cùng VCR tìm hiểu xem TQM là gì và những khó khăn mà các doanh nghiệp còn gặp phải khi muốn áp dụng TQM nhé.

Giới thiệu TQM

TQM là gì?

TMQ là viết tắt của:

T: Total là sự đồng bộ, toàn diện, đáp ứng được nhu cầu cho toàn bộ doanh nghiệp.

Q: Quality là chất lượng được dựa trên nguyên tắc 3P

• P1 ( Performance ): Hiệu năng phụ thuộc vào chỉ tiêu kỹ thuật.
• P2 ( Price ): Giá mua và chi phí sử dụng
• P3 ( Punctuality): Sản xuất và giao hàng đúng lúc.

M: Management bao gồm quản lý và quản trị

• P (Planning): Hoạch định, thiết kế kế hoạch.
• O (Organizing): tổ chức.
• L ( Leading): là bộ phận dẫn đầu đưa ra quyết định để chỉ đạo thực hiện.
• C ( Controlling): kiểm soát và quản lý nguồn công việc.

Các khái niệm khác nhau về TQM

TQM - Total Quality Management hay Quản lý chất lượng toàn diện. TQM bao gồm một hệ thống các công cụ hướng tới khách hàng và phát triển sản phẩm. Mục đích của TQM là quản lý chất lượng tổng thể nhằm thỏa mãn từ nội bộ và các yếu tố bên ngoài.

Dưới đây là một vài quan điểm về TQM dưới quan điểm của các chuyên gia:

• Theo ISO 8402:1994

TQM là cách quản lý một tổ chức (doanh nghiệp) tập trung vào chất lượng, dựa vào sự tham gia của các thành viên trong tổ chức, để đạt được sự thành công lâu dài nhờ thỏa mãn khách hàng và đem lại lợi ích cho các thành viên của tổ chức đó và cho xã hội.

• Theo John L.HraDesky

TQM là một triết lý, là một hệ thống các công cụ và là một quá trình mà sản phẩm đầu ra của nó phải thỏa mãn khách hàng và cải tiến không ngừng.

• Theo Armand V. Feigenbaum

TQM là một hệ thống nhằm hội nhập những phát triển, duy trì và cải tiến chất lượng các Tổ, Nhóm trong một doanh nghiệp để có thể marketing và ứng dụng khoa học kỹ thuật vào sản xuất và cung ứng dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu của khách hàng một cách kinh tế nhất.

4 yếu tố hình thành TQM

Quản lý bằng chính sách và mục tiêu

Là việc phân bổ chính sách của lãnh đạo doanh nghiệp thành các mục tiêu quản lý của các bộ phận và hoạt động của cán bộ nhân viên trong công ty. Các quản lý bộ phận phải có trách nhiệm thực hiện mục tiêu của bộ phận mình.

Hành động của nhóm chất lượng

Thông qua nhóm chất lượng, các vấn đề và đề xuất cải tiến của thành viên bộ phận sẽ được chuyển lên ban lãnh đạo công ty.

Các nhóm dự án

Nhóm dự án có cấp bậc cao hơn nhóm chất lượng, bao gồm các thành viên từ các bộ phận khác nhau. Nhsom này được thành lập nhằm giải quyết một vấn đề cụ thể.

Quản trị hoạt động hàng ngày

Gồm hệ thống và các thủ tục để thực hiện các công việc hàng ngày. Các thành viên trong doanh nghiệp đều ý thức chung về chất lượng và hành động chung để nỗ lực cải tiến hệ thống hoạt động hàng ngày.

5 nguyên tắc của TQM

Lấy khách hàng làm trọng tâm: Khách hàng là nhân tố quan trọng nhất của TQM. Doanh nghiệp sẽ tiếp nhận phản hồi từ khách hàng và có các hành động cải tiến nhờ TQM.

Định hướng quy trình: Các doanh nghiệp áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM sẽ nghiên cứu các bước trong một quá trình, tinh chỉnh các bước và xem xét để loại bỏ những bước không cần thiết nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí.

Mọi nhân viên đều phải tham gia: Toàn bộ các thành viên trong doanh nghiệp từ cấp lãnh đạo tới nhân viên đều phải tham gia vào quy trình TQM.

Mối quan hệ chặt chẽ giữa các bộ phận: Tuy có nhiều phòng ban khác nhau trong một doanh nghiệp, nhưng các thành viên đều đóng góp vào quá trình tạo ra sản phẩm và đưa nó tới tay khách hàng. TQM đóng vai trò xây dựng một quy trình có tính liền mạch và văn hóa doanh nghiệp mà mọi người đều hiểu và đề cao chất lượng, cách thức tạo ra nó.

Quyết định dựa trên dữ liệu: Các nhà quản trị cần cân nhắc và dựa trên các dữ liệu đã được thống kê để đưa ra được các quyết định, hành động một cách nhanh chóng và chính xác.

Cải tiến liên tục: Việc cải tiến quy trình liên tục giúp cho doanh nghiệp đặc biệt là nhóm hoạt động trong lĩnh vực sản xuất có khả năng phân tích, sáng tạo và thúc đẩy hoạt động cải thiện chất lượng diễn ra hiệu quả nhất. Những nỗ lực không ngừng này sẽ hỗ trợ doanh nghiệp đảm bảo duy trì tính cạnh tranh và đáp ứng được những kỳ vọng của đối tác.

Lợi ích của TQM

• Xây dựng quy trình làm việc khoa học, đồng nhất
• Sự cam kết từ các thành viên trong doanh nghiệp, cùng làm việc hướng tới mục đích chung
• Nâng cao năng suất làm việc
• Khẳng định và nâng cao tên tuổi doanh nghiệp
• Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường trong và ngoài nước

• Đáp ứng nhu cầu của khách hàng, nội bộ doanh nghiệp và xã hội
• Cải tiến liên tục, hướng tới sự phát triển bền vững của doanh nghiệp

Triết lý TQM

• Thước đo chất lượng tốt nhất là sự thỏa mãn nhu cầu của thị trường với chi phí thấp nhất
• Mục đích của TQM là tạo ra các sản phẩm với chất lượng tốt nhất, vượt sự mong đợi của khách hàng
• Lãnh đạo là những người có trách nhiệm cao nhất về chất lượng
• Luôn hướng đến khách hàng - những người góp phần vào việc giúp doanh nghiệp mở rộng thị phần và tăng doanh thu
• Quản lý theo quá trình, tổ chức linh hoạt, ủy quyền mạnh mẽ, thúc đẩy sáng tạo, hợp tác và làm việc theo nhóm, trân trọng nguồn nhân lực có trách nhiệm

Các khó khăn khi áp dụng TQM tại doanh nghiệp

Bên cạnh những lợi ích thì TQM cũng tồn tại nhiều khó khăn trong quá trình áp dụng. Dưới đây là một số khó khăn điển hình khi áp dụng TQM:

Chưa nhận thức hoặc hiểu về TQM

Khó khăn hàng đầu mà doanh nghiệp gặp phải khi xây dựng hệ thống TQM đó chính là họ không thực sự hiểu rõ về TQM. Nguyên nhân xuất phát từ khả năng quản lý chất lượng của doanh nghiệp còn quá yếu về kiến thức cũng như năng lực áp dụng các công cụ quản lý chất lượng phù hợp.

Hạn chế về năng lực tài chính

Để có thể triển khai hệ thống TQM thì doanh nghiệp cần đầu tư chi phí vào:

Hoạt động đào tạo và tư vấn TQM

• Tổ chức triển khai TQM
• Mua phần mềm thống kê
• Tăng cường hoạt động quản lý và hành chính có liên quan
• Đào tạo cho nhân viên các kỹ thuật cần thiết

Các doanh nghiệp vừa, nhỏ và rất nhỏ tại Việt Nam hiện có tiềm lực tài chính ở mức thấp và ưu tiên đầu tư vào cơ sở vật chất, trang thiết bị hoặc trình độ chuyên môn.

Thói quen ngại thay đổi

Khi áp dụng TQM, doanh nghiệp sẽ cần huy động sự tham gia của tất cả mọi người vào hoạt động cải tiến thông qua nhóm chất lượng. Ngoài ra, để đạt hiệu quả cao khi áp dụng TQM thì doanh nghiệp cũng cần xây dựng các mối quan hệ mở, khuyến khích tinh thần sáng tạo từ nhân viên, đẩy mạnh các hoạt động làm việc nhóm.

Trong khi đó, tại các doanh nghiệp Việt hiện tại thì người lao động có xu hướng làm việc độc lập, trao đổi thông tin kém.

Hạn chế về năng lực quản lý và trình độ

Đa phần người lao động trong các doanh nghiệp nhỏ tại Việt Nam hiện nay có trình độ hạn chế, phần lớn là lao động phổ thông do đó sẽ khó khăn khi tiếp thu và áp dụng các công cụ quản lý chất lượng.

Quy trình áp dụng TQM

Bước 1: Tiếp cận hệ thống

Cấp lãnh đạo cao nhất, thống nhất giữa các lãnh đạo và cán bộ chủ chốt, thực hiện cam kết về chất lượng của các bộ phận: chính sách, mục tiêu, chiến lược, chính sách, chương trình, kế hoạch hoạt động chung TQM.

Bước 2: Tổ chức và nhân sự.

Doanh nghiệp xây dựng một Ban triển khai và tổ chuyên trách TQM. Đào tạo nhận thức và kỹ năng xây dựng, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM.

Bước 3: Xây dựng chương trình quản lý chất lượng toàn diện

Thực hiện hoạch định tổng thể chương trình triển khai TQM với nhiều giai đoạn, bước đi thích hợp. Cần có một kế hoạch chi tiết, yêu cầu về nguồn lực cần thiết và phân công trách nhiệm cụ thể.

Bước 4: Phát động chương trình và kế hoạch thực hiện TQM

Tuyên truyền rộng rãi chương trình và kế hoạch TQM trong công ty. Cần hình thành văn hóa chất lượng và động viên, thu hút toàn bộ thành viên tham gia để thực hiện thành công chương trình.

Bước 5: Đánh giá chất lượng

Đo lường các chi phí hiện tại của doanh nghiệp. Xác định các vấn đề chất lượng và hiệu quả của các nỗ lực chất lượng, các giai đoạn của chương trình TQM cần xác định chi phí cụ thể. Đánh giá hiệu quả kinh tế của TQM từ đó đề ra kế hoạch hành động.

Bước 6: Hoạch định chất lượng

Chi tiết hóa chính sách, mục tiêu, chiến lược chương trình tổng thể của TQM. Kế hoạch hành động cần phù hợp với chính sách, chiến lược chung. Cần thiết lập các chương trình, kế hoạch có tính toàn diện, bao trùm lên mọi hoạt động doanh nghiệp.

Bước 7: Thiết kế chất lượng

Thiết kế các quá trình liên quan để đúng ngay từ đầu và đáp ứng toàn diện yêu cầu của khách hàng, bao gồm thiết kế sản phẩm, quá trình sản xuất kinh doanh và quá trình kiểm soát chất lượng.

Diễn giải chính xác yêu cầu của khách hàng thành các yêu cầu, đặc tính chất lượng sản phẩm phù hợp. Gắn chặt quá trình nghiên cứu thị trường/ khách hàng với quá trình thiết kế công cụ triển khai chức năng chất lượng.

Xác định những yêu cầu, quá trình, quy định khác nhằm đảm bảo chất lượng sản phẩm, dịch vụ trong thực tế giống với chất lượng thiết kế kỳ vọng.

Bước 8: Tái cấu trúc hệ thống

Thay đổi cơ cấu tổ chức phù hợp theo mô hình quản lý chất lượng toàn diện TQM. Cần có cơ chế mỏng, quản lý chức năng chéo, tăng hiệu quả ủy quyền và tự chủ.

Bước 9: Xây dựng hệ thống chất lượng

Từng bước xây dựng, duy trì và hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng. Thực hiện các tiêu chuẩn hóa hệ thống chất lượng như chứng nhận ISO 9001.

Bước 10: Phát triển hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM

Đảm bảo hệ thống chất lượng được thực hiện đúng chiến lược, chính sách, mục tiêu đề ra. Cần thực hiện đồng bộ các biện pháp bởi mọi thành viên để theo dõi, phát hiện, ngăn chặn sai sót, giảm thiểu chi phí và đề xuất biện pháp hoàn thiện chất lượng.

Bước 11: Duy trì và cải tiến

Tiếp tục hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng theo các yêu cầu và nguyên tắc TQM. Cần chọn lựa những phương pháp, công cụ năng suất chất lượng thích hợp để hoàn thiện hệ thống quản lý chất lượng toàn diện TQM.

PN