Chi tiết quy trình lập bảng kế hoạch sản xuất hiệu quả

Để có thể tạo ra những sản phẩm đạt chất lượng cao, doanh nghiệp không nên bỏ qua bước lập bảng kế hoạch sản xuất một cách cụ thể và chi tiết nhất.

Trong bài viết này, Thiết bị phòng sạch VCR sẽ giúp bạn đọc lý giải khái niệm, nêu ra những lợi ích cũng như hướng dẫn quy trình lập bảng kế hoạch sản xuất hiệu quả. Mời bạn cùng theo dõi!

1. Bảng kế hoạch sản xuất là gì ?

Có thể hiểu, bảng kế hoạch sản xuất là việc tổng hợp các ý tưởng để tạo ra một quy trình hoàn chỉnh, bài bản cho doanh nghiệp. Yêu cầu của bảng kế hoạch sản xuất này là phải có đầy đủ quy trình từ khi tiến hành nhập nguyên liệu đầu vào cho đến khi sản phẩm tới tận tay khách hàng.

2. Tại sao các doanh nghiệp cần lập bảng kế hoạch sản xuất ?

Vậy tại sao cần phải lập bảng kế hoạch sản xuất? Việc này sẽ đem đến những lợi ích gì cho doanh nghiệp?.

Theo đó, khi lập bảng kế hoạch sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp:

• Xác định rõ đầu vào, đầu ra cho sản xuất, từ đó đưa ra nguồn chi phí hợp lý.
• Trong quá trình sản xuất sẽ giúp doanh nghiệp quản lý, sử dụng nguồn lực hiệu quả, từ đó hạn chế xảy ra tình trạng lãng phí tài nguyên.
• Nâng cao hiệu suất công việc.
• Giúp quy trình vận hành của doanh nghiệp diễn ra thuận lợi, suôn sẻ, tạo ra lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

Tìm hiểu thêm: Cách viết quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

3. Quy trình các bước lập bảng kế hoạch sản xuất chuyên nghiệp, hiệu quả

Sau đây, VCR sẽ nêu ra các bước lập bảng kế hoạch sản xuất để doanh nghiệp hình dung rõ hơn.

3.1. Thực hiện nghiên cứu và dự tính về nhu cầu hàng hóa, sản phẩm

Bước đầu tiên trong quy trình này là tiến hành nghiên cứu và dự tính về nhu cầu sản phẩm, hàng hóa. Thực hiện bước này một cách chỉn chu sẽ giúp doanh nghiệp có góc nhìn tổng quan về nhu cầu thị trường để thực hiện lập bảng kế hoạch sản xuất phù hợp. Từ đó, doanh nghiệp sẽ chủ động dự tính được nguồn lực cần thiết để sản xuất, tránh gây ra tình trạng lãng phí.

3.2. Lên kế hoạch cho việc kiểm soát và quản lý đối với hàng tồn kho

Một trong những yếu tố vô cùng quan trọng và không thể thiếu trong quy trình sản xuất của mọi doanh nghiệp chính là kiểm soát, quản lý và kiểm kê hàng tồn kho. Khi thực hiện tốt công việc này, doanh nghiệp sẽ dễ dàng nắm bắt được số lượng hàng còn lại trong kho. Từ đó, hạn chế xảy ra tình trạng sản xuất quá nhiều gây dư thừa lãng phí, hoặc quá ít dẫn đến thiếu hụt, không đáp ứng tốt nhu cầu của thị trường.

3.3. Thực hiện hoạch định lại nguồn nhân công

Trong quá trình lập bảng theo dõi quá trình sản xuất, việc hoạch định nguồn nhân lực và năng lực sản xuất là yếu tố vô cùng quan trọng. Nếu hoạch định tốt nguồn nhân lực sẽ giúp doanh nghiệp tận dụng và tiết kiệm tối đa chi phí trong quá trình sản xuất. Từ đó, có thể nâng cao hiệu suất làm việc, cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ đồng thời tăng trưởng lợi nhuận và doanh thu.

3.4. Lập bảng kế hoạch sản xuất: Lên danh sách và nêu rõ mục tiêu cho từng giai đoạn

Ở trong bước này, doanh nghiệp cần lên danh sách các giai đoạn và xác định rõ mục tiêu cho từng giai đoạn. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp cần phải có quy hoạch cụ thể về các bước sản xuất, từ việc nhập nguyên vật liệu cho đến sản xuất, đưa sản phẩm đến tận tay khách hàng.

Đồng thời, việc lập mục tiêu cụ thể cho từng giai đoạn là quan trọng. Điều này sẽ giúp người quản lý biết được trong mỗi giai đoạn, doanh nghiệp sẽ cần phải làm gì và mục tiêu đạt được là như thế nào. Tuy nhiên, cần phải lưu ý, mục tiêu cụ thể này phải phù hợp với mục tiêu chung của doanh nghiệp. Từ đó, giúp doanh nghiệp dễ dàng quản lý được các hoạt động trong quá trình sản xuất.

3.5. Thực hiện theo dõi và giám sát sản xuất theo kế hoạch đã đề ra

Sau khi đã hoàn tất quá trình lên danh sách các giai đoạn cần thực hiện, doanh nghiệp cần tiến hành theo dõi chặt chẽ quá trình sản xuất đã đề ra. Đây là bước vô cùng quan trọng, để xác định doanh nghiệp đã đi theo đúng trình tự sản xuất theo kế hoạch hay chưa. Việc này cũng giúp nhà quản trị dự đoán được những rủi ro tiềm ẩn và lên phương án dự phòng một cách tốt nhất.

Cũng trong bước này, doanh nghiệp cần theo dõi kỹ lưỡng tiến trình sản xuất và thực hiện so sánh với kế hoạch đã đề ra từ trước. Điều này, đòi hỏi doanh nghiệp cần phải thực hiện thường xuyên và kéo dài, nhằm đảm bảo quá trình sản xuất diễn ra theo đúng kế hoạch.

3.6. Thực hiện đánh giá và điều chỉnh lại kế hoạch

Sau khi đã hoàn tất quá trình thực hiện kế hoạch, nhà quản trị cần có bước đánh giá lại toàn bộ quy trình sản xuất, để biết được các hoạt động đã đi theo đúng hướng hay chưa. Từ đó, doanh nghiệp sẽ xác định rõ những yếu tố cần phát huy và những vấn đề cần khắc phục để quy trình sản xuất đạt hiệu quả cao nhất.

Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

4. Mẫu bảng kế hoạch sản xuất bằng excel

Dưới đây là mẫu kế hoạch sản xuất bằng excel mà doanh nghiệp có thể tham khảo và áp dụng:

5. Trong bảng kế hoạch sản xuất bằng excel cần có những nội dung gì?

Dưới đây là những nội dung mà trong bảng excel lập kế hoạch cần phải có:

5.1. Dự tính số lượng sản phẩm sản xuất

Doanh nghiệp cần phải xác định rõ số lượng các mặt hàng cần sản xuất là bao nhiêu, những mặt hàng nào nên sản xuất. Từ đó, nắm chắc số lượng mặt hàng sản xuất ra để cung ứng cho hàng tồn kho và lên kế hoạch marketing tiếp thị sản phẩm của doanh nghiệp.

5.2. Máy móc, thiết bị, nhà xưởng phục vụ quá trình sản xuất

Doanh nghiệp cần biết được mình sẽ sử dụng những loại máy móc nào, công suất hoạt động của chúng , nguyên liệu nhập cũ hay là mua mới,...

Đối với kế hoạch máy móc, doanh nghiệp cần phải chuẩn bị riêng vì đây là yếu tố cực kỳ quan trọng, có tác động đến các nguồn lực khác. Doanh nghiệp cần phải đầu tư vào thiết bị, máy móc để có thể xây dựng chiến lược sản xuất ổn định và dài hạn.

5.3. Xác định phương thức sản xuất

Một nội dung không thể thiếu trong bảng kế hoạch sản xuất bằng excel, là xác định rõ phương thức sản xuất. Doanh nghiệp cần phải tự đặt những câu hỏi như: Công ty dự tính sẽ sản xuất những mặt hàng như thế nào? Từ câu hỏi này, họ sẽ xác định được những nguyên vật liệu cần có, công thức sản xuất, gia công bên ngoài, kỹ thuật thực hiện,...

5.4. Nguyên vật liệu và các nguồn lực khác

Nội dung cuối cùng cần có trong bảng kế hoạch là xác định nguyên vật liệu và các nguồn lực khác. Điều này giúp doanh nghiệp biết được tồn kho trong vật tư, nhu cầu sử dụng, số lượng, thành quả sản phẩm ra sao và lượng hàng cần mua,... Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng có thể dự tính và lên phương án cho những rủi ro , tai nạn có thể xảy ra trong quá trình sản xuất.

Xem thêm: KPI cho kế hoạch sản xuất

6. Mục tiêu của lập bảng kế hoạch sản xuất trên excel

Theo đó, việc lập bảng kế hoạch sản xuất bằng excel là để:

6.1. Sử dụng nguồn lực hợp lý

Việc lập bảng kế hoạch sản xuất này nhằm mục đích giúp doanh nghiệp sử dụng tài nguyên hợp lý và hiệu quả. Điều này giúp tiết kiệm được chi phí và mang đến lợi nhuận cao cho tổ chức.

6.2. Đảm bảo dòng sản xuất thường xuyên và ổn định

Lúc này, tất cả các máy móc đều đưa vào thực hiện một cách tối đa, dẫn đến việc sản xuất liên tục và thường xuyên, đáp ứng tốt nguồn cung của thị trường.

6.3. Giúp doanh nghiệp ước lượng được nguồn lực

Mục tiêu của lập bảng kế hoạch sản xuất trên excel là để giúp doanh nghiệp ước lượng được nguồn lực như nguyên vật liệu, nhân sự,... Tính toán ước lượng được căn cứ vào dự báo doanh số, do vậy, kế hoạch sản xuất lập ra là để đáp ứng tốt yêu cầu bán hàng.

7. Trong quá trình lập kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp thường mắc phải những sai lầm nào?

Trong quá trình lập bảng kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp khó tránh khỏi những sai sót nhất định. Dưới đây, chúng tôi sẽ nêu ra một số lỗi nhỏ thường gặp. Cụ thể như sau:

• Không có phương án dự phòng đối với những tình huống xấu: Trong quá trình sản xuất không khó tránh khỏi việc gặp phải những rủi ro. Nếu doanh nghiệp không có phương án dự phòng thì rất dễ rơi vào trạng thái bị động và khó khăn trong việc đưa ra biện pháp phản ứng hợp lý.
• Dự trù tài chính bị sai lệch: Đối với những nhà đầu tư khi muốn tìm hiểu về một dự án nào đó, điều họ quan tâm nhất là vấn đề dự trù tài chính. Do đó, nếu dự trù tài chính bị sai lệch, hình ảnh của doanh nghiệp sẽ mất uy tín trong mắt nhà đầu tư. Hơn nữa, nếu dự trù tài chính không chính xác sẽ dẫn đến tình trạng doanh nghiệp không khai thác hợp lý nguồn lực tài chính.

• Không xác định được mục tiêu sản xuất: Theo đó, doanh nghiệp cần phải xác định rõ mục tiêu dựa trên số liệu cụ thể để có phương hướng thực hiện đúng đắn. Đồng thời, dễ dàng kiểm soát kết quả sản xuất một cách hiệu quả.

8. Dùng bảng excel kế hoạch sản xuất có những ưu và nhược điểm gì?

8.1. Ưu điểm của việc dùng bảng excel lập kế hoạch sản xuất

• Hiện nay, trong thời đại công nghệ đang thịnh hành, excel là một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất. Sở dĩ, phần mềm này được yêu thích là vì chúng được phân bố rộng rãi và sử dụng hoàn toàn miễn phí.
• Vì là phần mềm rất quen thuộc với nhiều người nên bất kỳ ai khi dùng excel lập kế hoạch sản xuất sẽ rất thuận tiện và nhanh chóng.
• Trong excel đầy đủ các tính năng cần có mà không cần phải nhờ sự hỗ trợ của những phần mềm khác.

8.2. Nhược điểm của việc dùng bảng excel lập kế hoạch sản xuất

Khá nhiều người còn e ngại khi sử dụng excel lập kế hoạch sản xuất, bởi một số nhược điểm sau:

• Khi sử dụng phần mềm excel để lập kế hoạch sản xuất, các file có thể bị lỗi, bị xóa bất cứ lúc nào, một số cái không thể khôi phục lại.
• Các thông tin khi được nhập lên excel sẽ không được đồng bộ và mang tính thụ động cao. Điều này làm mất nhiều thời gian của người lên kế hoạch.

Và đó là những chia sẻ của VCR về cách lập bảng kế hoạch sản xuất bằng excel một cách nhanh chóng và hiệu quả. Thực tế, việc lập kế hoạch sản xuất vô cùng cần thiết và quan trọng, ảnh hưởng rất nhiều đến tiến trình hoạt động của doanh nghiệp.

Tìm hiểu thêm: Giới thiệu một số phần mềm lập kế hoạch sản xuất tiêu biểu năm 2024

Hi vọng qua bài viết này sẽ giúp bạn đọc hiểu rõ hơn và có thể áp dụng để lập bảng kế hoạch sản xuất cho doanh nghiệp mình một cách chi tiết và kỹ lưỡng.