Kế hoạch sản xuất là gì? Hướng dẫn các bước lập kế hoạch sản xuất hiệu quả

Làm thế nào để xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả? Cùng tham khảo bài viết dưới đây của Thiết bị phòng sạch VCR để biết rõ hơn.

Tìm hiểu thêm:

1. Kế hoạch sản xuất là gì?

Kế hoạch sản xuất là bản mô tả chi tiết cách thức sản xuất ra các dịch vụ và sản phẩm của doanh nghiệp, trong đó, cần nêu rõ nguồn lực cần thiết, mục tiêu sản xuất, lịch trình và quy trình tổng thể.

Bên cạnh đó, khi lập kế hoạch sản xuất, cần liệt kê các hoạt động liên quan và sự phụ thuộc của chúng, nhằm mục đích thiết kế cách sản xuất và phân phối sản phẩm ra thị trường hiệu quả nhất. Một kế hoạch sản xuất được thiết kế tốt giúp doanh nghiệp nâng cao sản lượng, tiết kiệm tiền và giảm lãng phí.

2. Lập kế hoạch sản xuất là gì? Nguyên tắc và mục đích của việc lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất là chiến lược vạch ra các công đoạn tạo sản phẩm từ khi bắt đầu đến hoàn thiện. Kế hoạch sản xuất thông báo cho nhà sản xuất về tình hình số lượng sản phẩm cần sản xuất và thời hạn sản xuất. Chiến lược này giúp phân bổ nguồn lực hợp lý và xác định nguyên liệu thô cần thiết để sản xuất sản phẩm. Đồng thời, lên kế hoạch sản xuất hợp lý sẽ tạo ra bản đồ giúp nhà quản lý phát triển lịch trình sản xuất khoa học, phù hợp.

Mục đích của việc lập kế hoạch sản xuất

• Thiết lập khung thời gian thực hiện các công việc trong nhà máy rõ ràng.
• Tối thiểu hóa khung thời gian thực hiện đơn hàng sản xuất.
• Hệ số sử dụng nguồn lực hiệu quả được nâng cao.
• Tối thiểu hóa khối lượng sản phẩm đang sản xuất dở dang của doanh nghiệp.

Nguyên tắc lập kế hoạch sản xuất

• Tính đến mục tiêu và kết quả của quá trình sản xuất.
• Đánh giá và kiểm tra tình hình công ty, doanh nghiệp, hiểu được văn hóa công ty và thực hiện quyết liệt để hoàn thành sớm tiến độ.
• Trong quá trình xây dựng kế hoạch, nên sử dụng câu văn ngắn gọn, không dùng từ ngữ địa phương hoặc dễ gây hiểu nhầm, loại bỏ câu từ trùng lặp, không cường điệu hóa vấn đề. Cần xem xét nội dung kỹ lưỡng, kiểm tra lỗi ngữ pháp và lỗi chính tả.
• Tránh tình trạng xây dựng kế hoạch không có mục tiêu cụ thể hoặc dự tính lợi nhuận quá cao, hay trong kế hoạch đánh giá sai tiềm năng thị trường, chưa nắm rõ cơ chế phân phối và năng lực của đơn vị, đề ra viễn cảnh quá lớn.
• Cần chú trọng vào việc tóm tắt dự án.

Xem thêm: Chi tiết quy trình lập bảng kế hoạch sản xuất hiệu quả

3. Vai trò của lập kế hoạch sản xuất

• Sử dụng nguồn lực sẵn có một cách hợp lý: Xây dựng kế hoạch sản xuất nhằm mục đích quản lý hoạt động của máy móc, phân công nguồn lực, thiết bị, quy trình sản xuất một cách nhanh chóng, tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao.
• Tránh lãng phí tài nguyên: Một quy trình kế hoạch sản xuất chi tiết giúp doanh nghiệp ước lượng chính xác nguyên vật liệu đầu vào cần thiết trong quá trình sản xuất, giảm lãng phí tài nguyên.
• Nâng cao năng suất lao động: Từ bản kế hoạch sản xuất hiệu quả có thể tận dụng tối đa các nguồn lực của doanh nghiệp, lợi nhuận thu được sẽ chia sẻ với người lao động thông qua hình thức gia tăng đãi ngộ, từ đó khiến họ có thêm động lực để cống hiến cho công việc.

• Tăng khả năng cạnh tranh trên thị trường: Quá trình cung ứng hàng hóa đến tay người tiêu dùng diễn ra nhanh chóng và chất lượng. Từ đó, doanh nghiệp sẽ nâng cao vị thế của mình và tăng sức cạnh tranh trên thị trường.
• Đạt được sự phù hợp giữa nguồn cầu và cung: Xây dựng kế hoạch sản xuất chuyên nghiệp, chỉnh chu giúp duy trì cân đối giữa nguồn cầu và cung trên thị trường. Bằng cách phân tích tình hình cung ứng và nhu cầu, doanh nghiệp có thể điều chỉnh sản xuất để đáp ứng yêu cầu của khách hàng.

Tìm hiểu thêm: Phòng kế hoạch sản xuất làm gì?

4. Hướng dẫn cách lập bảng kế hoạch sản xuất chi tiết cho doanh nghiệp

Các bước lập kế hoạch sản xuất gồm có

Bước 1: Dự báo chính xác nhu cầu về sản phẩm

Dự báo nhu cầu về sản phẩm là một trong những kỹ năng lập kế hoạch sản xuất. Công đoạn này giúp doanh nghiệp đưa ra quyết định chính xác về việc lập kế hoạch sản xuất cho nhà máy và phân phối sản phẩm ra thị trường. Nếu không dự báo nhu cầu sản phẩm chính xác sẽ gây ra tình trạng thiếu hụt sản phẩm hoặc số lượng hàng tồn kho tăng cao, trực tiếp ảnh hưởng đến doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp.

Để dự báo nhu cầu sản phẩm chính xác, trong quá trình quản lý sản xuất cần phải khảo sát nhu cầu của khách hàng, nghiên cứu thị trường, dự đoán xu hướng thị trường trong tương lai, phân tích số liệu kinh tế, nắm rõ quy định pháp luật để có thông tin chính xác và đầy đủ nhất.

Bước 2: Lên kế hoạch quản lý mặt hàng tồn kho

Nếu lượng hàng tồn kho quá cao, doanh nghiệp phải chịu chi phí chi phí đóng gói, lưu kho, vận chuyển và bảo quản rất cao. Ngược lại, thiếu hàng tồn kho sẽ làm gián đoạn quy trình sản xuất và giao hàng, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp.

Để việc quản lý hàng tồn kho đạt hiệu quả, doanh nghiệp cần sử dụng công cụ quản lý hàng tồn kho hiện đại như phần mềm quản lý kho SalesUp ERP, hệ thống theo dõi và đánh giá kho, hệ thống mã vạch. Chức năng của các công cụ này giúp doanh nghiệp theo dõi số lượng hàng tồn kho và dự báo nhu cầu sản xuất, từ đó tối ưu hóa quá trình sản xuất để lên kế hoạch sản xuất và tiêu thụ sản phẩm hiệu quả.

Việc lên kế hoạch quản lý mặt hàng tồn kho gồm các công đoạn: Đặt mục tiêu số lượng hàng tồn kho, xác định mức độ cần thiết của mặt hàng, tìm cách tối ưu hóa quá trình xuất nhập hàng. Doanh nghiệp cần đảm bảo, sản xuất đủ số lượng sản phẩm để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, không nên sản xuất quá nhiều để tránh lãng phí và gây ra tình trạng hàng tồn kho dư thừa.

Bước 3: Hoạch định nguồn nhân lực

Đây là công đoạn quan trọng nhằm đảm bảo doanh nghiệp có đủ nhân lực và chuyên môn để thực hiện quá trình sản xuất hiệu quả.
Trước khi hoạch định nguồn nhân lực, doanh nghiệp cần đưa ra dự báo về sản lượng sản phẩm, thiết bị công nghệ sử dụng và thời gian sản xuất. Điều này giúp doanh nghiệp tính toán được số lượng nhân sự cần thiết và thời gian làm việc. Sau đó, cần phải xác định vị trí việc làm và các kỹ năng cần thiết trong từng vị trí. Các vị trí này có thể là kỹ thuật viên, nhân viên sản xuất, giám đốc sản xuất, kỹ sư, quản lý chất lượng và các vị trí khác liên quan đến hoạt động sản xuất.

Hoạch định nguồn nhân lực giúp nhân viên hiểu rõ công việc mình làm và hoạt động sản xuất hiệu quả.

Bước 4: Thực hiện giám sát sản xuất

Quá trình giám sát sản xuất gồm các hoạt động: Theo dõi quy trình, kiểm tra chất lượng sản phẩm, giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình sản xuất. Điều này giúp sản phẩm sản xuất đúng tiến độ và đảm bảo chất lượng.

Để giám sát sản xuất hiệu quả, doanh nghiệp cần có hệ thống giám sát chất lượng từ kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào đến kiểm tra sản phẩm đầu ra. Hệ thống này giúp sản phẩm đáp ứng tiêu chuẩn chất lượng và tạo dựng lòng tin trong mắt khách hàng.

Bước 5: Điều chỉnh kế hoạch để sản xuất hiệu quả

Doanh nghiệp cần kiểm tra, xem xét các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất như xu hướng tiêu dùng, kỹ thuật mới, thị trường,..., từ đó điều chỉnh kế hoạch sản xuất nhằm tối ưu hóa quá trình sản xuất, đáp ứng tốt nhu cầu thị hiếu.

Việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất có thể là áp dụng kỹ thuật mới, thay đổi thời gian sản xuất, cải thiện quá trình sản xuất, nâng cao chất lượng sản phẩm để tăng năng suất và giảm chi phí. Ngoài ra, điều chỉnh kế hoạch sản xuất còn bao gồm các hoạt động: Phân bổ nguồn nhân lực, vật liệu, thiết bị để đạt được sự cân đối và hiệu quả trong quá trình sản xuất.

Tìm hiểu thêm: Cách viết quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

5. Nội dung cần có khi lập kế hoạch sản xuất

• Mô tả số lượng và sản phẩm: Sản phẩm được mô tả từ góc độ sản xuất bao gồm vật liệu cấu thành sản phẩm, công đoạn sản xuất sản phẩm, đặc tính kỹ thuật của sản phẩm.
• Số lượng sản phẩm dự tính sản xuất: Cần nắm bắt số lượng sản phẩm cần sản xuất, sản xuất sản phẩm như thế nào để đáp ứng kế hoạch marketing và tồn kho của doanh nghiệp.
• Nhà xưởng và máy móc trang thiết bị: Xác định rõ thiết bị máy móc cần sử dụng, diện tích nhà xưởng, kế hoạch khấu hao nhà xưởng, vật dụng,...

• Phương thức sản xuất: Nêu rõ quy trình, công đoạn sản xuất để tạo ra sản phẩm.
• Yêu cầu về nhân lực: Số lượng lao động, trình độ chuyên môn và tay nghề.
• Dự toán chi phí: Xác định vốn đầu tư, chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm.

Tìm hiểu thêm: KPI cho kế hoạch sản xuất

6. 5 phương pháp lập kế hoạch sản xuất tổng thể

• Phương pháp công việc: Phương pháp này được áp dụng khi sản xuất một sản phẩm duy nhất với kế hoạch sản xuất duy nhất được tạo ra. Phương pháp công việc phù hợp ứng dụng với đơn vị sản xuất quy mô nhỏ.
• Phương pháp sản xuất hàng khối: Khi sản xuất sản phẩm với số lượng lớn thường áp dụng phương pháp này.
• Phương pháp dòng chảy: Phương pháp dòng chảy là mô hình sản xuất dựa trên nhu cầu nhằm tiết kiệm thời gian sản xuất. Quá trình sản xuất bắt đầu diễn ra dựa trên các đơn đặt hàng công việc và tiếp tục cho đến khi tất cả thành phẩm được sản xuất. Việc sử dụng máy móc không chỉ giúp tối ưu các tác vụ thủ công mà còn giảm thiểu tối đa thời gian chờ đợi.
• Phương pháp gia công: Với phương pháp này, người ta sử dụng dây chuyền lắp ráp với nhiều hệ thống máy móc khác nhau để hoàn thành công việc riêng biệt. Sau đó, tiến hành ghép thành hàng lại với nhau để tạo ra sản phẩm hoàn thiện.

• Phương pháp sản xuất hàng loạt: Phương pháp này tập trung vào việc tạo ra hàng loạt sản phẩm giống hệt nhau. Nó tương tự như phương pháp dòng chảy nhưng diễn ra ở quy mô lớn hơn, giúp tiết kiệm chi phí sản xuất. Trong quá trình ứng dụng phương pháp này, cần sử dụng “quy trình tiêu chuẩn hóa” để đảm bảo các sản phẩm giống hệt nhau.

7. Yếu tố ảnh hưởng đến quy trình lập kế hoạch sản xuất của doanh nghiệp

Yếu tố bên trong doanh nghiệp

• Mục tiêu doanh nghiệp: Mục tiêu sản xuất có thể là đáp ứng nhu cầu thị hiếu, tối đa hóa doanh thu, tối đa hóa lợi nhuận,... Tùy theo từng mục tiêu, doanh nghiệp sẽ có bản kế hoạch sản xuất khác nhau.
• Nguồn lực doanh nghiệp: Bao gồm nguyên vật liệu, nhà xưởng, máy móc thiết bị, nhân lực, tài chính,... Đây là nền tảng để doanh nghiệp thực hiện kế hoạch sản xuất.
• Cơ cấu tổ chức doanh nghiệp: Việc thực hiện kế hoạch sản xuất diễn ra thuận lợi nếu cơ cấu tổ chức hợp lý.
• Chiến lược kinh doanh: Cần xác định rõ dịch vụ/ sản phẩm mà doanh nghiệp sản xuất, từ đó xây dựng kế hoạch sản xuất phù hợp.

Yếu tố bên ngoài doanh nghiệp

• Tình hình thị trường: Xác định giá cả thị trường, xu hướng tiêu dùng,... để thiết lập kế hoạch sản xuất hợp lý.
• Tình hình cạnh tranh: Xem xét cách thức hoạt động của đối thủ để xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả, tạo lợi thế cạnh tranh trên thị trường.

• Các yếu tố kinh tế - xã hội: Chẳng hạn như tỷ giá đối hoái, lãi suất, lạm phát,... gây ảnh hưởng đến quá trình lập kế hoạch sản xuất.

8. Để lập kế hoạch sản xuất, cần dùng đến công cụ nào?

Biểu đồ Gantt

Biểu đồ Gantt là dòng thời gian trực quan chi tiết về các nhiệm vụ cần làm cho công việc cụ thể. Công cụ này cho phép các nhà quản trị xác định thời gian bắt đầu và kết thúc công việc, quan sát sự chồng chéo các công việc với nhau và đánh giá tiến độ dự án.

Lập kế hoạch sản xuất gồm điều phối, lên kế hoạch cho nhiều nhiệm vụ khác nhau, biểu đồ Gantt sẽ thể hiện trực quan thời điểm diễn ra nhiệm vụ và thời gian thực hiện.

Bảng tính

Nhiều công ty nhỏ sử dụng bảng tính để theo dõi kế hoạch sản xuất. Công cụ này giúp các nhà quản lý sản xuất tính toán dễ dàng và cập nhật nhanh chóng các thông tin liên quan đến kế hoạch sản xuất. Nó cung cấp khả năng tự động tính toán, xử lý các biểu đồ, tổng hợp dữ liệu để hỗ trợ quyết định. Tuy nhiên, đối với hầu hết các công ty, việc lập kế hoạch sản xuất rất phức tạp nên đôi khi khả năng của phần mềm bảng tính không đáp ứng được.

Phần mềm lập kế hoạch sản xuất

Lập kế hoạch sản xuất gồm nhiều hoạt động khác nhau: Lập kế hoạch công việc, theo dõi hàng tồn kho, dự báo, quản lý chuỗi cung ứng. Thông tin liên quan đến kế hoạch sản xuất cần cập nhật thường xuyên với bộ phận tài chính, bộ phận marketing, bộ phận kinh doanh. Chính vì vậy, nhiều công ty áp dụng bộ ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP), trong đó bao gồm phần mềm lập kế hoạch sản xuất và cung cấp giải pháp để quản lý hoạt động kinh doanh.

9. Sai lầm phổ biến khi lập kế hoạch sản xuất

Dự tính lợi nhuận quá cao

Nhiều người nghĩ rằng, việc đưa con số lợi nhuận cao vào lập kế hoạch sản xuất kinh doanh sẽ thu hút nhiều đầu tư từ phía nhà đầu tư. Đây là suy nghĩ hoàn toàn sai lầm, việc dự tính lợi nhuận cao hơn so với thực tế từ 10 - 20% sẽ khiến nhà đầu tư đánh giá thấp kế hoạch kinh doanh của bạn.

Do vậy, để lập kế hoạch sản xuất sát với thực tế doanh nghiệp, bạn cần tham khảo các báo cáo tài chính cùng lĩnh vực, tiến hành đối chiếu với thực tiễn kinh doanh của doanh nghiệp và mức phí phát sinh, phí cơ bản,... Từ đó, đưa ra con số lợi nhuận chính xác nhất của doanh nghiệp mình.

Lên kế hoạch tài chính không chỉnh chu, hoàn chỉnh

Trước khi muốn đầu tư vào lĩnh vực nào đó, nhiều nhà đầu tư muốn biết số tiền họ phải đầu tư và doanh nghiệp sử dụng số tiền đó như thế nào để tạo ra lợi nhuận. Vì vậy, những kế hoạch sản xuất không làm rõ vấn đề này thường bị đánh giá thấp.

Vậy nên lập kế hoạch sản xuất như thế nào để thuyết phục khách hàng? Việc đầu tiên cần làm đó là phân tích chi phí ban đầu cụ thể, sự lưu chuyển tiền tệ trong suốt quá trình sản xuất, đưa ra các bảng biểu liên quan càng chi tiết càng tốt.

Mục tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh không cụ thể

Một sai lầm thường gặp phải khi lập kế hoạch sản xuất kinh doanh là mục tiêu sản xuất không rõ ràng, cụ thể. Trong bản kế hoạch, có thể bạn sẽ nói mục tiêu trong kinh doanh chiếm được bao nhiêu phần trăm thị trường sau một thời gian nhất định. Tuy nhiên, các nhà đầu tư sẽ đánh giá rằng mục tiêu không thiết thực, sát với tình hình thực tế.

Thay vào đó, trong từng giai đoạn, bạn cần nêu rõ doanh số bán hàng và lập ra các cách để thực hiện mục tiêu sau đó.

Không nắm rõ nguyên lý hoạt động phân phối

Yếu tố hệ thống phân phối đóng vai trò quan trọng trong sản xuất kinh doanh, bởi nhờ nó mà bạn có thể đưa sản phẩm đến tay khách hàng nhanh nhất.

Tuy nhiên, trong nhiều tài liệu kế hoạch sản xuất chưa trình bày rõ các yếu tố như chi phí dự phòng, phát sinh, chi phí vận hành sản xuất, chi phí đầu vào,... khiến việc kinh doanh khó khăn hơn khi hoạt động thực tế.

Để tránh xảy ra tình trạng này, cần đưa ra các tiêu chí và tính toán tỉ mỉ, kỹ lưỡng nhằm đạt tối đa lợi nhuận mà bạn muốn hướng đến.

10. Khi lập kế hoạch sản xuất cần lưu ý gì?

Lường trước những yếu tố có thể tác động

Bất kỳ một doanh nghiệp nào khi sản xuất sản phẩm hoặc dịch vụ đều ứng dụng thiết bị công nghệ. Để tránh xảy ra tình trạng máy móc bị hỏng, cần theo dõi và bảo trì thiết bị máy móc thường xuyên.

Cần đảm bảo rằng, các thiết bị được chăm sóc tối đa, nhằm hạn chế xảy ra tình trạng hỏng hóc, gây tắc nghẽn và làm chậm quá trình sản xuất.

Dự báo nhu cầu thị trường chính xác

Nếu không ước tính đúng về nhu cầu dịch vụ hoặc sản phẩm của mình sẽ không thể lập kế hoạch sản xuất chi tiết và hiệu quả. Bạn cần xem xét sự thay đổi về nhân khẩu học, xu hướng mua hàng của người tiêu dùng, thay đổi về nguồn lực sẵn có và một số yếu tố liên quan. Những dự báo hoạch định nhu cầu này chính là nền tảng để xây dựng kế hoạch sản xuất hiệu quả.

Dự báo yếu tố nguồn lực của doanh nghiệp chính xác

Cần dự báo đúng yếu tố nguồn lực của doanh nghiệp để giúp cho việc quản lý và phân công nguồn nhân lực, hoạt động của từng loại thiết bị, máy móc diễn ra nhanh chóng, tiết kiệm và đạt hiệu quả.

Như vậy, cách lập kế hoạch sản xuất và các thông tin liên quan đã được cập nhật đầy đủ trong bài viết trên. Hy vọng, bạn đọc sẽ nắm vững kiến thức cơ bản và vạch ra kế hoạch chi tiết để giúp doanh nghiệp có định hướng rõ ràng, nhằm thu được lợi nhuận cao.