Phòng kế hoạch sản xuất làm gì? Chức năng và nhiệm vụ

Vậy phòng kế hoạch sản xuất làm gì? Chức năng và nhiệm vụ như thế nào? Tìm hiểu thêm thông tin qua bài viết dưới đây của Thiết bị phòng sạch VCR.

Tìm hiểu thêm:

Chi tiết quy trình lập bảng kế hoạch sản xuất hiệu quả

Giới thiệu một số phần mềm lập kế hoạch sản xuất tiêu biểu năm 2024

Quản lý sản xuất là gì? Cách quản lý dây chuyền sản xuất trong doanh nghiệp

1. Kế hoạch sản xuất là gì?

Trong công ty, doanh nghiệp có nhiều phòng ban đảm nhiệm các công việc khác nhau nhưng có mối liên hệ chặt chẽ. Với công ty sản xuất, phòng kế hoạch sản xuất và phòng sản xuất có mối quan hệ tương hỗ. Bộ phận kế hoạch sản xuất đưa ra bản kế hoạch chi tiết với các công việc cần làm cho bộ phận sản xuất thực hiện gọi là kế hoạch sản xuất.

Bản kế hoạch sản xuất vạch ra chi tiết nguyên liệu đầu vào cần thiết, chi phí và thời gian sản xuất cho mỗi đơn hàng, số lượng nhân công, số lượng sản phẩm cần sản xuất. Như vậy, chức năng nhiệm vụ của phòng kế hoạch sản xuất rất quan trọng, quyết định đến mức độ hiệu quả của quá trình sản xuất các sản phẩm phục vụ hoạt động của doanh nghiệp.

Tìm hiểu chi tiết: Kế hoạch sản xuất là gì?

2. Một số chức năng, nhiệm vụ của phòng kế hoạch sản xuất

Các vị trí nhân sự trong phòng kế hoạch gồm có: Trưởng phòng kế hoạch sản xuất và nhân viên kế hoạch sản xuất. Tùy thuộc vào quy mô công ty, doanh nghiệp sẽ quyết định số lượng nhân sự phòng kế hoạch sản xuất. Bản mô tả công việc của nhân viên sản xuất và trưởng phòng kế hoạch sản xuất thể hiện rõ nhất cho chức năng, nhiệm vụ của phòng.

Không giống với chức năng, nhiệm vụ của phòng sản xuất là sử dụng máy móc để thực hiện công việc, phòng kế hoạch sản xuất có chức năng nhiệm vụ là đảm bảo hàng hóa sản xuất đúng thứ tự, quy trình, đáp ứng các thông số kỹ thuật chất lượng, tiết kiệm chi phí sản xuất, sản phẩm hoàn thành đúng thời gian hẹn và tiến độ giao hàng, đảm bảo doanh thu cho doanh nghiệp.

Cụ thể, phòng kế hoạch sản xuất đảm nhiệm các công việc sau đây:

• Phối hợp với phòng kinh doanh để nắm được yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, giá cả, chất lượng và thời gian giao hàng.
• Kiểm tra các thiết bị sản xuất, nguồn nguyên liệu, chi phí sản xuất và số lượng nhân công cần thiết.
• Lên kế hoạch sản xuất chi tiết đảm bảo dây chuyền sản xuất hoạt động ổn định. Tính toán kỹ lưỡng chi phí sản xuất và thời gian hoàn thành sản phẩm.
• Kết nối giữa khách hàng, phòng sản xuất, bảo trì và nhà cung cấp nguyên liệu để đảm bảo thực hiện đúng kế hoạch sản xuất. Đảm bảo máy móc thiết bị, nguyên liệu đầu vào và số lượng nhân công đảm bảo sản xuất theo quy trình.
• Phối hợp với quản lý sản xuất để giám sát quy trình sản xuất, vận hành máy móc ổn định theo đúng tiến độ sản xuất.
• Kịp thời phát hiện và khắc phục các sự cố phát sinh trong quá trình sản xuất như thiếu công nhân sản xuất, thiết nguyên liệu, máy móc thiết bị hỏng,...

• Quản lý hồ sơ liên quan đến quá trình sản xuất như: Hợp đồng khách hàng, hóa đơn đặt hàng,...
• Cần kiểm tra chất lượng thành phẩm sau quá trình sản xuất, đảm bảo chất lượng đồng bộ và đạt chuẩn.
• Kiểm soát hoạt động giao hàng, đáp ứng kế hoạch giao hàng.
• Thu thập dữ liệu liên quan đến quá trình sản xuất của phòng ban và nhân viên để nhận xét, đánh giá và đưa ra các cải tiến (nếu có).

3. Nhiệm vụ, vai trò của nhân viên kế hoạch sản xuất

Vai trò của nhân viên phòng kế hoạch sản xuất

• Đảm bảo quy trình, kế hoạch sản xuất vận hành đúng, từ đó đảm bảo mục tiêu chung của doanh nghiệp.
• Đảm bảo sản phẩm, hàng hóa sản xuất đúng quy trình, tiêu chuẩn đã đề ra từ trước.
• Đảm bảo sản phẩm, hàng hóa sản xuất đúng thời gian, tiến độ đã nêu trong bản kế hoạch sản xuất.
• Tối ưu chi phí sản xuất để tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp.
• Thực hiện quản lý và điều hành các hoạt động liên quan đến quy trình sản xuất của doanh nghiệp.

Công việc của nhân viên kế hoạch sản xuất

• Làm việc trực tiếp với các phòng ban: Nhân viên kế hoạch sản xuất cần làm việc với phòng kinh doanh để nắm bắt yêu cầu của khách hàng và xu hướng thị trường, phối hợp chặt chẽ với phòng sản xuất, đơn vị cung ứng nguyên liệu, bộ phận kỹ thuật, bảo trì máy móc để đảm bảo công việc. Ngoài ra, cần liên kết với bộ phận quản lý sản xuất để giám sát quy trình quản lý chất lượng và quy trình sản xuất,... nhằm đảm bảo tiến độ sản xuất hàng hóa.
• Cập nhật đầy đủ thông tin liên quan đến năng suất, chất lượng và thời gian hiện tại của quá trình sản xuất.
• Tham vấn cho quản lý dây chuyền sản xuất, quản lý xưởng để nâng cao hiệu quả sản xuất.
• Lập bản đánh giá, báo cáo và phân tích liên quan đến hiệu quả, kết quả của quá trình hoạt động, vật tư sản xuất.
• Lập bản báo cáo liên quan đến công việc theo phân công, yêu cầu của quản lý trực tiếp.
• Thực hiện kiểm tra số lượng nhân sự, nguồn nguyên vật liệu đầu vào, máy móc và thiết bị cần thiết cho quá trình sản xuất.
• Thực hiện kiểm tra, giám sát chất lượng sản phẩm, hàng hóa sau quá trình sản xuất, đảm bảo sản phẩm đồng bộ về chất lượng, tiêu chuẩn,...

4. Một số yêu cầu của nhân sự phòng kế hoạch sản xuất

Yêu cầu về bằng cấp và kiến thức

• Bằng cấp: Tốt nghiệp đại học chính quy trở lên hoặc các chuyên ngành tương đương như: Kỹ thuật, kinh tế, quản trị kinh doanh hoặc các ngành có liên quan.
• Kinh nghiệm thực tiễn: Bạn có thể bắt đầu từ con số 0, nhưng nếu đặt mục tiêu nhận mức lương cao hơn hoặc nhắm tới vị trí quản lý, cần tối thiểu 3 năm kinh nghiệm làm việc tại vị trí liên quan.
• Các chứng chỉ liên quan: Mặc dù không phải là yêu cầu bắt buộc, nhưng nếu có chứng chỉ về quản lý chất lượng hoặc chứng chỉ khác liên quan đến lĩnh vực sản xuất sẽ là một lợi thế lớn.
• Kiến thức: Ngoài kiến thức chuyên môn, bạn nên trau dồi kỹ năng ngoại ngữ, máy tính văn phòng.

Có kỹ năng, chuyên môn về ngành sản xuất

Mỗi ngành sản xuất có các đặc thù khác nhau về thiết bị máy móc, chất lượng sản phẩm và nhân công lao động. Do vậy, nhân sự cần có kiến thức, hiểu biết về từng công đoạn sản xuất mới lên bản kế hoạch chính xác và có tính thực thi.

Kỹ năng lập kế hoạch

Để thực hiện công việc của phòng kế hoạch sản xuất, nhân sự cần có kỹ năng lập kế hoạch sản xuất sản xuất khoa học, logic. Trước tiên, nhân sự cần hiểu rõ những yêu cầu của khách hàng về sản phẩm, biết được kỹ thuật sản xuất cần thiết, nguyên liệu đầu vào và nhân sự lao động để lên được bản kế hoạch khoa học, chính xác.

Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc hiệu quả

Nhân sự phòng kế hoạch sản xuất cần biết cách tổ chức và sắp xếp công việc để nâng cao hiệu suất công việc, đảm bảo hoàn thành công việc được giao đúng thời hạn.

Kỹ năng phân tích và giải quyết vấn đề

Trong quá trình sản xuất, khó tránh khỏi tình trạng xảy ra các sự cố. Vì vậy, đòi hỏi nhân sự cần có khả năng giải quyết và xử lý vấn đề nhanh chóng. Tìm ra nguyên nhân và đưa ra các phương pháp khắc phục tốt nhất, tránh gây ra thiệt hại cho doanh nghiệp.

Kỹ năng giao tiếp giỏi, thuyết phục tốt

Công việc của phòng ban kế hoạch sản xuất thường xuyên phối hợp với bộ phận trong công ty và khách hàng. Vì vậy, nhân sự cần có kỹ năng giao tiếp tốt để thuyết phục khách hàng và truyền tải thông tin đến các phòng ban để phối hợp làm việc nhịp nhàng.

Kỹ năng tin học

Vì thường xuyên phải phụ trách quản lý tài liệu, hồ sơ và lên bản kế hoạch sản xuất chi tiết nên nhân sự phòng kế hoạch sản xuất cần có kỹ năng tin học tốt. Bên cạnh email, powerpoint, excel, word,... phần mềm sản xuất đóng vai trò quan để thực hiện chức năng nhiệm vụ của phòng kế hoạch sản xuất.

5. Mức lương của nhân viên kế hoạch sản xuất là bao nhiêu?

Hiện nay, mức lương của nhân viên kế hoạch sản xuất được đánh giá rất tốt. Theo đó, mức lương cho vị trí này cụ thể như sau:

• Đối với người chưa có kinh nghiệm: 8 - 10 triệu đồng/ tháng.
• Ứng viên có từ 1 - 2 năm kinh nghiệm: Dao động từ 12 - 15 triệu đồng/ tháng.
• Người đã có kinh nghiệm làm việc trong các tập đoàn lớn: Dao động từ 20 - 25 triệu đồng/ tháng.

Ngoài mức lương cơ bản, nhân viên kế hoạch sản xuất còn nhận được một khoản tiền thưởng:

• Thưởng theo doanh số, dự án.
• Lương tháng thứ 13.
• Thưởng các dịp lễ Tết.
• Nhiều loại phụ, trợ cấp khác về đi lại, ăn uống, xăng xe,...

Ở vị trí nhân viên sản xuất, bạn sẽ thường xuyên làm việc với các phòng ban khác nhau trong doanh nghiệp. Từ đó, nắm rõ cách thức vận hành của quy trình sản xuất.

Việc làm kế hoạch sản xuất cũng tạo ra môi trường năng động, đòi hỏi bạn phải kịp thời thích nghi và luôn thay đổi theo xu hướng của thị trường. Bên cạnh đó, bạn sẽ rèn luyện được khả năng ứng đối, sự linh hoạt, có cơ hội mở mang kiến thức và nâng tầm bản thân.

6. Khi tham gia phỏng vấn nhân viên phòng kế hoạch sản xuất cần chuẩn bị gì?

Bạn cần tạo bản CV ấn tượng, thu hút nhà tuyển dụng, điều này khiến bạn nổi bật hơn và đánh bại các đối thủ khác.

• Thông tin liên hệ: Cần nêu ngắn gọn nhưng đầy đủ các nội dung: Năm sinh, họ tên, địa chỉ, số điện thoại, email và lựa chọn bức ảnh ấn tượng.
• Kinh nghiệm làm việc: Tập trung nói về kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực kế hoạch sản xuất thay vì nói các vấn đề không liên quan.
• Học vấn: Nên đưa bằng cấp và chứng chỉ của các khóa đào tạo mà bạn đã đạt được.
• Kỹ năng: Tập trung vào các kỹ năng cần có đối với vị trí nhân viên sản xuất như lập kế hoạch, giao tiếp, làm việc nhóm,...

7. Tìm việc làm nhân viên kế hoạch sản xuất ở đâu?

Nếu bạn thực sự yêu thích và có đầy đủ các yếu tố phù hợp với vị trí này, bạn có thể tham khảo các phương án sau để tìm việc làm cho vị trí nhân viên kế hoạch sản xuất:

• Thường xuyên theo dõi các thông tin tuyển dụng trên mạng xã hội của đơn vị, tổ chức hoặc trên các website như Top CV,....
• Tạo tài khoản trên các trang tuyển dụng như Top CV, CareerViet.vn để đăng tải CV và kết nối với những doanh nghiệp đang tuyển dụng. Thông tin tuyển dụng vị trí nhân viên kế hoạch sản xuất sẽ được đăng tải và cập nhật thường xuyên.

8. Tham khảo một số câu hỏi phỏng vấn vị trí nhân viên kế hoạch sản xuất

Câu hỏi 1: Bạn biết gì về vai trò của lập kế hoạch sản xuất trong tổ chức?

Việc hiểu rõ vị trí công việc mới thể hiện rằng bạn là người thực sự yêu thích công việc muốn ứng tuyển.

Gợi ý câu trả lời: Thông qua lập kế hoạch sản xuất, việc phân bố mọi nguồn lực từ chất lượng, số lượng nguyên vật liệu, lịch trình làm việc của nhân viên đến việc xử lý sự cố phát sinh được kiểm soát hiệu quả. Điều này làm củng cố uy tín thương hiệu của doanh nghiệp. Ngoài ra, còn đem đến nhiều lợi ích cho nội bộ doanh nghiệp như giảm chi phí hàng tồn kho, chủ động nguồn nguyên liệu, giảm chi phí vận hành sản xuất,...

Câu hỏi 2: Một chu kỳ sản xuất gồm mấy giai đoạn? Bạn thích làm việc ở giai đoạn nào?

Gợi ý câu trả lời: Chu kỳ sản xuất là quy trình bắt đầu từ công đoạn đưa nguyên liệu vào sản xuất cho đến khi chế tạo xong sản phẩm, kiểm tra và nhập kho thành phẩm. Do vậy, tôi sẽ được đào tạo các kỹ năng cần thiết trong mọi công đoạn trong quy trình, bên cạnh đó, trong quá trình làm việc của tôi trước đây, tôi được trải nghiệm thực tế nên bất cứ giai đoạn nào tôi cũng nghiêm túc đảm nhận và hoàn thành tốt nhất.

Câu hỏi 3: Bạn biết gì về PPC trong sản xuất?

Gợi ý câu trả lời: PPC là hệ thống kiểm tra và lập kế hoạch sản xuất. Chu trình này có 03 giai đoạn: Lập kế hoạch trước sản xuất, lập kế hoạch sản xuất và kiểm soát sản xuất. PPC trong sản xuất vạch ra các nhiệm vụ chính đối với 2 giai đoạn lập kế hoạch sản xuất:

• Nhiệm vụ của lập kế hoạch trước sản xuất gồm: Dự báo bán hàng, phát triển sản phẩm, lựa chọn thiết bị, bố trí nơi sản xuất,...
• Lập kế hoạch sản xuất là giai đoạn thực hiện trước khi sản xuất đại trà sản phẩm với quy mô lớn.

Câu hỏi 4: Bằng kinh nghiệm thực tiễn, bạn có thể liệt kê một số vấn đề ảnh hưởng đến sản xuất mà bạn từng đối mặt không?

Gợi ý câu trả lời: Theo tôi, các yếu tố có thể tác động đến quy trình sản xuất gồm có: Nguồn nguyên liệu, hệ thống máy móc, nhân lực,... Trước đây, khi đang làm việc tại một công ty may mặc, chúng tôi gặp vấn đề về nhân sự. Cụ thể, công ty không tuyển dụng kịp nhân sự trong khi đơn hàng tăng cao mặc dù hệ thống máy móc đều đủ cho công nhân tác nghiệp. Lúc này, công ty tôi đã đề ra giải pháp là lựa chọn đơn vị gia công uy tín bên ngoài cho những khâu bán thành phẩm.

Câu hỏi: “Phòng kế hoạch sản xuất làm gì?” đã được VCR giải đáp trong bài viết trên. Thông qua bài viết, hy vọng bạn đọc sẽ hình dung rõ những công việc và nhiệm vụ của một nhân viên phòng kế hoạch sản xuất. Với mức lương hấp dẫn và lộ trình thăng tiến rõ ràng, chắc chắn rằng đây là ngành nghề đáng được theo đuổi trong tương lai.