Sổ tay chất lượng | Nội dung của sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng là gì?

Sổ tay chất lượng là “Quy định về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức”.

Sổ tay chất lượng ISO 9001:2015 là tệp tài liệu chứa đựng các nội dung gồm những quy định về hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, được thiết kế cho các doanh nghiệp mong muốn chứng minh sự phù hợp với các yêu cầu ISO 9001:2015. Dựa trên những quy định được ghi nhận trong sổ tay chất lượng, doanh nghiệp sẽ đưa ra những định hướng cho mọi kế hoạch, hoạt động của công tác quản lý, triển khai hoặc cải tiến hệ thống quản lý một cách có nguyên tắc, khoa học và hiệu quả.
Ngoài ra, doanh nghiệp còn thể hiện sự cam kết trách nhiệm, ý thức của mình trong các hoạt động sản xuất kinh doanh là phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 qua các nội dung được ghi nhận tại Sổ tay chất lượng.

Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng

Đối tượng sử dụng sổ tay chất lượng có thể bao gồm cả những người trong và ngoài công ty, có liên quan tới các hoạt động sản xuất và kinh doanh của tổ chức:

• Lãnh đạo
• Các trưởng bộ phận
• Chuyên gia đánh giá nội bộ
• Tổ chức đánh giá, chứng nhận
• Cơ quan chủ quản

Sổ tay chất lượng có bắt buộc không?

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản cũ có yêu cầu tài liệu bắt buộc đối với sổ tay chất lượng trong quá trình đánh giá.

Tuy nhiên phiên bản ISO 9001:2015 không còn quy định bắt buộc này nữa, nhưng lại yêu cầu chặt chẽ hơn dưới dạng thông tin văn bản. Các thông tin này cần được xác nhận để đảm bảo hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

Vì sao cần sổ tay chất lượng?

Sổ tay chất lượng là một trong những tài liệu quan trọng mà doanh nghiệp nên có. Vì:

• Nó lưu lại cách mà doanh nghiệp quản lý và duy trì hệ thống chất lượng, cung cấp nguồn thông tin cho công tác quản lý
• Khuôn khổ đáp ứng các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng
• Xem xét và phân tích, xác định các điểm yếu còn tồn tại trong tổ chức Để doanh nghiệp từ đó đưa ra phương hướng cải thiện và phát triển hệ thống

• Lưu lại toàn bộ các thông tin về hệ thống chất lượng
• Dễ dàng hơn cho nhân sự mới trong việc nắm được mục tiêu, sứ mệnh và tầm nhìn của doanh nghiệp
• Truyền tải các cam kết của cấp độ quản lý tới hệ thống chất lượng
• Tiết kiệm thời gian cho các đánh giá viên

Quy trình, biểu mẫu của sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Các quy trình thường gặp trong sổ tay chất lượng gồm:

• Hệ thống quán lý chất lượng
• Trách nhiệm của lãnh đạo
• Quản lý nguồn lực
• Tạo ra sản phẩm
• Đo lường, phân tích và cải tiến

Ngoài các quy trình đó, trong sổ tay còn có các biểu mẫu, bảng biểu hướng dẫn từng công việc cụ thể trong từng bộ phận.

Cấu trúc của sổ tay chất lượng ISO 9001:2015

Nội dung của sổ tay chất lượng sẽ tùy thuộc vào đặc điểm, tính chất của mỗi tổ chức. Dưới đây là một số nội dung cơ bản của sổ tay chất lượng theo ISO 9001:

Chương 1: Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Chương 2: Giới thiệu về tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Chương 3: Thuật ngữ và định nghĩa

Chương 4: Bối cảnh của tổ chức

Chương 5: Sự lãnh đạo

Chương 6: Hoạch định

Chương 7: Hỗ trợ

Chương 8: Vận hành

Chương 9: Đánh giá kết quả hoạt động

Chương 10: Cải tiến

Chương 11: Hồ sơ và tài liệu kèm theo

Nội dung của sổ tay chất lượng

Nội dung của sổ tay chất lượng sẽ được xây dựng và triển khai dựa trên cơ cở định hướng và mục tiêu của mỗi doanh nghiệp. Thông thường sẽ bao gồm các nội dung sau:

• Thông tin cơ bản về doanh nghiệp như quy mô, địa điểm, phương thức sản xuất
• Mô tả hệ thống chất lượng hiệu quả bao gồm tất cả các quy trình từ quản lý hệ thống chất lượng, lãnh đạo, nguồn lực, đo lường, phân tích và hoạt động cải tiến… đều dựa theo những yêu cầu có trong tiêu chuẩn ISO 9001
• Giải thích đầy đủ từng yêu cầu của Tiêu chuẩn ISO 9001
• Chi tiết và giải thích về các loại trừ, tức là những gì cần được loại bỏ trong Hệ thống chất lượng
• Tài liệu tham khảo cho các thủ tục chất lượng được sử dụng để mô tả tất cả các quá trình QMS
• Các chính sách chất lượng của tổ chức cho thấy rằng tổ chức cam kết nghiêm ngặt về chất lượng
• Lưu đồ thể hiện chuỗi và sự tương tác của các quy trình kinh doanh chính của doanh nghiệp. Sử dụng bảng hướng dẫn công việc tương tự như biểu mẫu. Phần này cần làm rõ một số vấn đề như: mức độ tiến hành, các phương pháp thực nghiệm, đo lường thực hiện như thế nào…
• Những nhân tố tham gia xây dựng hệ thống tiêu chuẩn ISO 9001 và cần thiết nắm rõ các nguyên tắc tại sổ tay chất lượng

Cách xây dựng sổ tay chất lượng

Việc triển khai xây dựng nội dung sổ tay chất lượng ISO 9001 dựa trên các yêu cầu cụ thể đã được quy định 10 phần:

• Thứ nhất, Phạm vi áp dụng.
• Thứ hai, Tài liệu viện dẫn.
• Thứ ba, Thuật ngữ và định nghĩa.
• Thứ tư, Bối cảnh của tổ chức.
• Thứ năm, Sự lãnh đạo.
• Thứ sáu, Hoạch định.
• Thứ bảy, Hỗ trợ.
• Thứ tám, Thực hiện.
• Thứ chín, Đánh giá kết quả thực hiện.
• Thứ mười, Cải tiến.

Có thể tuân thủ mười điều khoản để tiếp tục phát triển nội dung hướng dẫn chất lượng. Kết hợp với các hồ sơ và tài liệu đi kèm để cung cấp thông tin chi tiết hơn cho người sử dụng sổ tay. Nội dung của sổ càng chi tiết và thực tế thì hiệu quả càng cao.

Các lưu ý khi viết sổ tay chất lượng

Sổ tay chất lượng phải đáp ứng được các tiêu chí sau:

• Phù hợp với bối cảnh của tổ chức, doanh nghiệp
• Nội dung đầy đủ, khoa học
• Cách trình bày và diễn giải: cụ thể, khoa học
• Được cung cấp và phổ biến rộng rãi tới các bộ phận, phòng ban trong phạm vi áp dụng sổ tay chất lượng

PN