Bối cảnh của tổ chức tiêu chuẩn ISO 14001 là gì ?

Vậy bối cảnh tổ chức tiêu chuẩn ISO 14001 là gì ? Có những yếu tố nào ? Cùng VCR tìm hiểu thông qua bài viết dưới đây nhé.

1. Bối cảnh tổ chức là gì ?

Bối cảnh tổ chức là môi trường kinh doanh của một tổ chức/doanh nghiệp cụ thể. Gồm những điều kiện bên trong và bên ngoài có ảnh hưởng tới những dịch vụ, sản phẩm của doanh nghiệp.

Trong đó, điều kiện bên trong là những yếu tố doanh nghiệp có thể kiểm soát, đồng thời là cơ sở để doanh nghiệp xác định được những điểm mạnh và điểm yếu của đơn vị mình.

Điều kiện bên ngoài là những yếu tố khó kiểm soát. Nó có thể là rủi ro hoặc cơ hội, có ảnh hưởng tới sự thất bại hoặc thành công của một tổ chức/doanh nghiệp.

Ví dụ về bối cảnh tổ chức

Điều kiện bên trong của một tổ chức doanh nghiệp:

• Nguồn nhân lực
• Các máy móc và thiết bị
• Văn hóa của tổ chức/doanh nghiệp
• Tài chính
• Hệ thống thông tin
• Các dịch vụ và sản phẩm
• Công nghệ,…v..v.

Điều kiện bên ngoài tổ chức/doanh nghiệp

Môi trường kinh tế - chính trị - pháp luật – xã hội – công nghệ thông tin,…

2. Bối cảnh tổ chức ISO 14001

Một trong những điều khoản đặc biệt quan trọng của tiêu chuẩn ISO 14001 là việc xác nhận, phân tích bối cảnh của tổ chức.

Tiêu chuẩn này đặt ra một số yêu cầu như sau:

2.1. Hiểu tổ chức và bối cảnh tổ chức

Doanh nghiệp phải xác nhận rõ những yếu tố bên trong và bên ngoài có liên quan đến mục tiêu, có tác động/bị tác động bởi hệ thống quản lý môi trường trong doanh nghiệp, từ đó mới có thể hiểu được tổ chức cũng như bối cảnh của nó.

Cụ thể như sau:

Một số công cụ mà doanh nghiệp có thể áp dụng để có thể xác định được yếu tố bên trong và bên ngoài:

• Phân tích SWOT

Strengths - Điểm mạnh: những thuộc tính, nguồn lực bên trong hỗ trợ cho một kết quả tốt

Weaknesses - Điểm yếu: những thuộc tính, tài nguyên bên trong hoạt động chống lại kết quả thành công

Opportunities - Cơ hội: những yếu tố bên ngoài mà đơn vị có thể tận dụng, sử dụng thành lợi thế của mình.

Threats - Thách thức: yếu tố bên ngoài có thể gây ra những mối đe dọa cho sự thành công của tổ chức.

• Phân tích PESTLE (chính trị, kinh tế, xã hội, công nghệ, môi trường, pháp lý.)
• Chính sách, mục tiêu và định hướng chiến lược
• Biên bản cuộc họp liên quan tới hoạt động quản lý môi trường của tổ chức/doanh nghiệp.
• Kết quả phân tích, đánh giá hoạt động quản lý môi trường của tổ chức/doanh nghiệp.
• Những dữ liệu phản hồi, khiếu nại của khách hàng,..v..v.

2.2. Hiểu được nhu cầu, mong đợi của bên quan tâm

Ngoài việc hiểu được bối cảnh, tổ chức/doanh nghiệp cần phải xác định được rõ nhu cầu và mong đợi của những bên quan tâm. Chi tiết hơn là tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu tổ chức/doanh nghiệp cần phải xác định rõ một số điều sau:

Những bên quan tâm có liên quan tới EMS: khách hàng, nhà cung ứng, nhà đầu tư, cơ quan quản lý có thẩm quyền, tổ chức phi chính phủ về môi trường, truyền thông, cộng đồng,…

Những nhu cầu cũng như mong đợi có liên quan đến EMS của những bên quan tâm được xác định: hành vi tiêu dùng của khách hàng, văn bản pháp luật, yêu cầu trong hợp đồng,…

Đánh giá những nhu cầu, mong đợi quan trọng..

2.3. Xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường

Theo bối cảnh của tổ chức ISO 14001, doanh nghiệp cần phải xác định phạm vi của hệ thống quản lý môi trường. Tiêu chuẩn ISO 14001, hoạt động xác định phạm vi của EMS phải căn cứ vào một số yếu tố dưới đây:

• Những yếu tố bên trong và bên ngoài doanh nghiệp
• Những nghĩa vụ cần được tuân thủ
• Các đơn vị, các bộ phận chức năng cùng ranh giới vật lý của doanh nghiệp
• Các dịch vụ, sản phẩm cùng quy trình sản xuất, kinh doanh chúng.
• Sự ảnh hưởng của hoạt động sản xuất, kinh doanh đến những khía cạnh của môi trường
• Khả năng của tổ chức hay doanh nghiệp trong việc kiểm soát những điều ảnh hưởng đó

Sau khi xác định được phạm vi EMS, tổ chức/doanh nghiệp cần đảm bảo mọi hoạt động, dịch vụ, sản phẩm thuộc phạm vi phải được đưa vào EMS. Tránh việc bỏ sót, gây ảnh hưởng tới hiệu quả của EMS trong quá trình vận hành cũng như áp dụng.

Đặc biệt là phạm vị áp dụng EMS phải được xây dựng dưới dạng văn bản và lưu trữ trong hệ thống tài liệu, hồ sơ tiêu chuẩn ISO 14001. Bên cạnh đó, doanh nghiệp cũng phải đảm bảo tính sẵn có cho tài liệu về phạm vi áp dụng của EMS khi bên quan tâm yêu cầu.

2.4. Hệ thống quản lý môi trường

Tiêu chuẩn ISO 14001 yêu cầu tổ chức/doanh nghiệp phải thiết lập và vận hành hệ thống quản lý môi trường một cách có hiệu lực, duy trì được hiệu quả và cải tiến liên tục, nó cũng chính là cơ sở để tổ chức hay doanh nghiệp đạt được những kết quả dự kiến và hướng đến sự phát triển lâu dài, bền vững.

Doanh nghiệp muốn làm được điều này cần phải xây dựng một kế hoạch cụ thể với quy trình phù hợp, diễn đạt chi tiết, khoa học dựa trên cơ sở các yếu tố liên quan đến bối cảnh của doanh nghiệp được xác định trước đó.

Hi vọng với những chia sẻ trên đây của VCR, bạn đọc có cái nhìn rõ hơn về việc xác định, hiểu về bối cảnh tổ chức ISO 14001 khi xây dựng và vận hành EMS.

Phuong.