Các ý tưởng cải tiến quy trình sản xuất hiệu quả [Tham khảo]

Hãy cùng Thiết bị phòng sạch VCR tham khảo một số ý tưởng cải tiến sản xuất được nhiều doanh nghiệp áp dụng phổ biến trong bài viết dưới đây.

1. Khái niệm cải tiến quy trình sản xuất

Cải tiến quy trình sản xuất là việc tìm kiếm và ứng dụng phương pháp công nghệ, đưa ra các ý tưởng đổi mới chiến lược và quy trình nhằm nâng cao chất lượng sản phẩm và hiệu suất công việc, đồng thời tiết kiệm thời gian và chi phí sản xuất.

Nếu thực hiện hóa các ý tưởng cải tiến quy trình sản xuất hiệu quả sẽ được áp dụng vào các lĩnh vực khác nhau từ thiết kế sản phẩm, quản lý nguyên vật liệu đến đóng gói và quản lý vận hành nhà máy sản xuất. Mục đích của việc cải tiến nhằm tạo ra sản phẩm đạt tiêu chuẩn với mức chi phí thấp, giúp doanh nghiệp đứng vững trên thị trường và phát triển bền vững trong tương lai.

2. Những lý do cần cải tiến quy trình sản xuất

Dưới đây là những lý do giải thích tại sao việc tối ưu hóa các quy trình sản xuất quan trọng đến vậy:

• Cải tiến liên tục giúp năng suất làm việc cao hơn thông qua việc loại bỏ những cách thức làm việc không hiệu quả ở cấp độ tổ chức và cấp độ cá nhân. Bằng cách phân tích quy trình thường xuyên và kỹ lưỡng, bạn sẽ học được cách phát hiện và xử lý những tắc nghẽn hiệu quả, dự đoán các rủi ro xảy ra trong tương lai và sắp xếp quy trình công việc hợp lý.
• Có thể phân bổ sản phẩm của mình ra thị trường nhanh hơn.
• Hỗ trợ doanh nghiệp cải thiện chất lượng của sản phẩm. Đồng thời, thử nghiệm kỹ lưỡng cũng tác động đối với các đặc tính chính khác của sản phẩm như độ an toàn, tính thân thiện đối với người dùng, tuổi thọ, hiệu suất,...
• Tăng sự uy tín của doanh nghiệp trong mắt người tiêu dùng và đạt được mức độ trung thành của khách hàng, từ đó mang đến lợi nhuận cao cho doanh nghiệp.
• Việc cải tiến quy trình kết hợp với tiêu chuẩn làm việc giúp doanh nghiệp đạt được lợi thế cạnh tranh và nổi bật trên thị trường.

Tìm hiểu thêm: Vai trò & cách vẽ lưu đồ quy trình sản xuất

3. Điểm qua 5 bước thực hiện quy trình cải tiến

Cải tiến quy trình sản xuất đóng vai trò quan trọng, cần phải được thực hiện thường xuyên. Để thực hiện cải tiến, bạn cần làm theo các bước dưới đây:

Xem xét và đánh giá quy trình sản xuất hiện tại

Bước đầu tiên cần làm trong việc cải tiến quy trình sản xuất là xem xét, đánh giá lại quy trình hiện tại trong nhà máy, mục đích để tìm ra các lỗi sai và đề xuất các quy trình cải tiến phù hợp. Theo đó, cần đánh giá kỹ lưỡng 3 yếu tố sau:

• Nhân sự: Việc tuyển dụng và bố trí nhân sự phù hợp với kỹ năng, chuyên môn, vị trí rất quan trọng. Các mục tiêu sản xuất đặt ra cần sát với thực tế, có tính khả thi và được hướng dẫn đúng hướng.
• Quy trình: Cần xây dựng và áp dụng các quy trình sản xuất hợp lý, khoa học. Để đánh giá các dự án cải tiến quy trình, nhiều đơn vị đã và đang áp dụng sơ đồ chuỗi giá trị VSM (Value Stream Mapping). Cần phải xác định rõ các điểm nút thắt để tối ưu hóa quy trình sản xuất.
• Công nghệ: Việc bảo dưỡng máy móc thường xuyên đảm bảo quy trình sản xuất diễn ra suôn sẻ. Các quy trình cần được tối ưu hóa nhu cầu của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần có các phương pháp cải tiến quy trình để quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao.

Đo lường

Việc đo lường được tiến hành dựa vào các dữ liệu và số liệu liên quan đến công việc như chất lượng sản phẩm, chi phí, số lượng sản phẩm đầu ra, số lượng nhân sự vận hành quy trình,...

Khi đo lường, doanh nghiệp sẽ đánh giá được tính hiệu quả của quy trình sản xuất và tìm ra những cải tiến cần thiết để quy trình sản xuất được tối ưu hóa. Trường hợp có một chỉ tiêu không đạt, tác động đến hiệu suất làm việc, doanh nghiệp có thể tìm ra nguyên nhân và áp dụng cải tiến để khắc phục hậu quả.

Đề ra mục tiêu hoàn thành việc cải tiến

Sau khi phát hiện và xử lý các vấn đề chưa tốt ở bước đo lường, doanh nghiệp cần đưa ra mục tiêu hoàn thành cải tiến một cách cụ thể. Các mục tiêu ấy bao gồm: Nâng cao tay nghề của nhân sự, giảm công đoạn thủ công, tiết kiệm chi phí vật liệu, giảm thời gian sản xuất,...

Sau khi đặt mục tiêu, bạn cần xây dựng lộ trình thực hiện để bám sát mục tiêu, giúp quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao.

Thực hiện cải tiến

Doanh nghiệp cần tổ chức các buổi thảo luận để đưa ra các giải pháp, ý kiến, công cụ thay thế,... thích hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đặt ra. Với từng ý tưởng cải tiến sản xuất cần suy tính ưu điểm, hạn chế và có thể thử nghiệm với quy mô nhỏ trước khi ứng dụng cho toàn bộ quy trình.

Tiêu chuẩn hóa quy trình

Sau một thời gian áp dụng, nếu nhận thấy các ý tưởng cải tiến sản xuất mang lại hiệu quả cao, bạn cần đưa ra quy trình và các hướng dẫn để toàn bộ nhân sự nắm được và cập nhật nhanh chóng.

Tiêu chuẩn hóa có nghĩa là thiết lập tài liệu hướng dẫn quy trình và quy tắc chuẩn hóa dựa theo những cải tiến được đánh giá là hiệu quả. Việc áp dụng tiêu chuẩn hóa giúp cho các quy trình sản xuất được thực hiện đồng bộ và hiệu quả.

Áp dụng vào quy trình sản xuất chính thức

Điều này có nghĩa là phương pháp cải tiến mới được thay thế hoàn toàn phương pháp cũ. Bên cạnh đó, bạn cũng cần thực hiện việc cải tiến liên tục, thường xuyên để quy trình của doanh nghiệp diễn ra hiệu quả hơn và bắt kịp với thị trường.

Xem thêm: 6 bước cải tiến dây chuyền sản xuất

4. Tham khảo một số ý tưởng cải tiến quy trình sản xuất hiệu quả

Để có được đề xuất cải tiến hữu ích, bạn cần tập trung vào những vấn đề liên quan đến yếu tố tham gia vào quy trình sản xuất như máy móc vận hành, nguồn nhân lực, công nghệ,... Cụ thể như sau:

Thường xuyên áp dụng các phần mềm chuyên dụng

Các đơn vị doanh nghiệp cần thường xuyên áp dụng các phần mềm chuyên dụng để kiểm soát và kiểm tra quy trình sản xuất. Bạn có thể tham khảo phần mềm ERP (Enterprise Resource Planning), giúp đưa ra quyết định chính xác và nhanh chóng về quản lý kho, tài chính, nhân sự và sản xuất.

Sử dụng các phần mềm chuyên dụng không chỉ làm giảm tối đa các sai sót trong quy trình mà còn giúp cho việc quản lý diễn ra thuận lợi hơn. Bên cạnh đó, phần mềm ERP còn được triển khai trên nền tảng SaaS (Software As A Service). Thông qua mạng internet, doanh nghiệp có thể truy cập vào hệ thống ERP mà không cần phải tự lắp đặt và quản lý trực tiếp hệ thống.

Nâng cao quy trình sản xuất và đầu tư công nghệ

Ý tưởng thứ 2 mà bạn có thể tham khảo, đó chính là nâng cao quy trình sản xuất và đầu tư công nghệ, giúp tiết kiệm chi phí và thời gian sản xuất, nâng cao hiệu quả. Điển hình là các tính năng tự động hóa của phần mềm ERP trong quy trình sản xuất, gồm có: Quản lý bán hàng, quản lý kế toán, quản lý ngân sách, quản lý hàng tồn kho,...

Các tính năng này cho phép máy móc làm việc nhanh và chính xác hơn so với thủ công, giúp tăng năng suất và giảm thiểu thời gian, chi phí sản xuất.

Khuyến khích nhân viên luôn đưa ra ý tưởng mới

Trong quá trình sản xuất, nhân viên là yếu tố quan trọng không kém, họ có thể đề xuất những ý tưởng mới và cải tiến để quá trình sản xuất đạt hiệu quả cao. Do vậy, doanh nghiệp cần ban hành những chính sách phát huy khả năng sáng tạo của nhân viên, đồng thời thường xuyên tổ chức các cuộc họp nội bộ để thảo luận và đưa ra các giải pháp cải tiến thích hợp.

Thường xuyên đào tạo kỹ năng cho nhân sự

Nhân viên được đào tạo kỹ lưỡng về chuyên môn của mình sẽ có đầy đủ kiến thức và kỹ năng để xử lý vấn đề, tối ưu hóa quy trình sản xuất.

Các khóa đào tạo gồm các kỹ năng: Kỹ năng quản lý chất lượng, kỹ năng quản lý dự án, kỹ năng kỹ thuật, quản lý sản xuất. Bên cạnh đó, việc đào tạo sẽ củng cố tinh thần và động lực cho nhân viên, giúp họ cảm thấy tự tin hơn và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao.

Bảo dưỡng, nâng cấp thiết bị máy móc

Thường xuyên bảo dưỡng, nâng cấp thiết bị máy móc giúp doanh nghiệp tăng khả năng sản xuất bằng cách thay thế máy móc hiện có bằng máy móc mới, đạt chất lượng cao và hỗ trợ công nghệ tự động hóa.

Các máy móc chất lượng tốt thường có các tính năng hiện đại, chẳng hạn: Có độ bền tốt hơn, giảm bớt các công đoạn thủ công, có độ chính xác tương đối, chạy ổn định hơn. Bên cạnh đó, các máy móc chất lượng cao giúp tiết kiệm thời gian sản xuất, tăng năng suất và tối ưu hóa chi phí vận hành.

Tìm hiểu thêm: Cách viết quy trình sản xuất hiệu quả trong doanh nghiệp

5. Một số chiến lược để tối ưu hóa quy trình sản xuất

Cải tiến thường xuyên

Cải tiến thường xuyên, liên tục hay còn gọi là Kaizen - một trong những trụ cột của phương pháp tinh gọn. Mục đích của phương pháp này là cải thiện chất lượng, năng suất, tiết kiệm chi phí và thời gian quay vòng một cách lặp đi lặp lại thay vì một lần chuyển đổi quy mô lớn.

Cải tiến liên tục gồm 3 giai đoạn:

• Thu thập các đề xuất và gợi ý, xác định và thâu tóm vấn đề.
• Thực hiện hóa các đề xuất, xử lý các vấn đề đã xác định được thông qua việc sử dụng các gợi ý đã thu thập.
• Theo dõi và học hỏi, thực hiện đánh giá tính hiệu quả của cải tiến.

Hỗ trợ hiệu suất

Hỗ trợ hiệu suất là phương pháp dựa trên học tập thực tế để cải thiện quy trình sản xuất.

Chiến lược hỗ trợ hiệu suất gồm 5 thời điểm cần thiết, cụ thể:

• Mới: Nhu cầu học những kiến thức mới mẻ hoặc đạt được kỹ năng nào đó.
• Thêm: Nhu cầu tìm hiểu về cách làm việc cụ thể hoặc tìm hiểu thêm chủ đề.
• Thực hành: Nhu cầu áp dụng các kỹ năng đã học hoặc thủ tục nhất định vào thực tế.
• Thay đổi: Nhu cầu theo kịp các thay đổi.
• Giải quyết: Nhu cầu xử lý và khắc phục vấn đề.

Lập kế hoạch lực lượng lao động

Mục đích lập kế hoạch lực lượng lao động là điều chỉnh các yêu cầu của tổ chức với những yêu cầu và nhân sự có sẵn của tổ chức. Nó giúp giải quyết các yếu tố:

• Phạm vi: Hiện tại bạn đang làm những việc nào? Có nhiều việc làm không?.
• Kết hợp: Bạn có kết hợp các kỹ năng trong nhà mà bạn sẽ cần trong nay mai không?.
• Chi phí: Bạn có cân bằng được giữa yêu cầu của tổ chức và chi phí lao động không?.
• Tính linh hoạt: Đội ngũ nhân sự của bạn có đủ linh hoạt và nhanh nhạy để đáp ứng sự thay đổi của thị trường không?.

Lợi ích của việc lập kế hoạch lực lượng lao động giúp dễ dàng tối ưu chi phí hoạt động, xác định khoảng trống kỹ năng tiềm ẩn, quản lý tốt việc luân chuyển nhân viên và thiết lập chương trình, kế hoạch đào tạo phù hợp.

Đào tạo trong ngành

Đào tạo trong công nghiệp (TWI) có nguồn gốc từ Hoa Kỳ tại Bộ Chiến tranh Hoa Kỳ như một phần nỗ lực của chiến tranh những năm 1940 - 1945. Mục đích của việc đào tạo là bảo vệ việc cung cấp dịch vụ liên quan cho lĩnh vực công nghiệp đối với nỗ lực chiến tranh. Việc thiếu hụt trầm trọng nhân sự có tay nghề cao vì chiến tranh đòi hỏi phải đào tạo nhân viên mới nhanh chóng và có chi phí hợp lý.

TWI đã chứng tỏ thành công to lớn, sau chiến tranh, nhiều doanh nghiệp đã áp dụng phương pháp đào tạo này để tối ưu hóa quy trình sản xuất của họ.

Phương pháp TWI đã tiêu chuẩn hóa quy trình làm việc trong khuôn khổ gồm 4 mô - đun, bao gồm: Phát triển chương trình, quan hệ công việc, phương pháp công việc và hướng dẫn công việc. Bên cạnh đó, phương pháp này còn giúp bạn có góc nhìn tổng quan hơn về các cải tiến liên quan đến quy trình và hoạt động.

Tìm hiểu thêm: Tìm hiểu phương pháp kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất

Như vậy, trong bài viết trên, VCR đã chia sẻ đến bạn các thông tin liên quan đến cải tiến quy trình sản xuất. Hy vọng, bạn đọc sẽ hiểu rõ và áp dụng vào thực tế hiệu quả.