Chuyển đổi tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang phiên bản mới ISO 9001:2015

Vậy sự chuyển đổi sang phiên bản mới như thế nào? Cùng Thiết bị phòng sạch VCR tìm hiểu qua bài viết sau.

Tiêu chuẩn ISO 9001 là một trong các tiêu chuẩn thuộc bộ ISO 9000. Tổ chức tiêu chuẩn hóa Quốc tế - ISO đã ban hành chính thức ISO 9001:2015 (Tiêu chuẩn quản lý chất lượng) vào ngày 15 tháng 09 năm 2015 để thay thế cho phiên bản ISO 9001:2008.

ISO về Hệ thống quản lý chất lượng được soát xét lần thứ 4 - 2015. Những thay đổi trong phiên bản mới này nhằm thống nhất với các cấu trúc của những hệ thống quản lý khác, còn có thêm một số yêu cầu chưa đề cập trong phiên bản cũ (2008).

Ngoài ra, qua những yêu cầu đối với đầu vào, đầu ra và các tiêu chí đánh giá theo quá trình thì việc tiếp cận theo quá trình được thể hiện rõ ràng hơn.

1. Tại sao cần cập nhật phiên bản mới cho tiêu chuẩn ISO 9001?

Tiêu chuẩn ISO 9001 là một hệ thống quản lý chất lượng dành cho các tổ chức, doanh nghiệp. Cũng tương tự như những tiêu chuẩn ISO khác, Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế phải thường xuyên cập nhật phiên bản mới cho ISO 9001 nhằm đảm bảo nó không bị lạc hậu so với tình hình thực tế, bởi kinh tế - xã hội luôn biến đổi không ngừng.

Tiêu chuẩn ISO 9001 được ra mắt vào năm 1987 và nó có các phiên bản tiếp theo là: 1994, 2000, 2008 và mới nhất là 2015.

2. Mục đích của ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn quy định các yêu cầu với hệ thống quản lý chất lượng và được sử dụng khi tổ chức, doanh nghiệp cần:

• Chứng minh khả năng cung cấp các dịch vụ, sản phẩm ổn định, đáp ứng đươc nhu cầu của khách hàng và những luật định phù hợp.
• Nâng cao sự hài lòng của khách hàng.
• Giải quyết các rủi ro, cơ hội kết hợp với bối cảnh và những mục tiêu của tổ chức;
• Chứng minh sự phù hợp với những yêu cầu hệ thống quản lý chất lượng. Tiêu chuẩn được áp dụng chung cho tất cả tổ chức.

3. Thời gian chuyển đổi của tiêu chuẩn ISO 9001

Theo hướng dẫn của IAF - Diễn đàn các tổ chức công nhận quốc tế, những tổ chức, doanh nghiệp được chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2008 (phiên bản cũ) sẽ có 3 năm kể từ ngày tiêu chuẩn mới được ban hành. Có nghĩa là tất cả giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sẽ hết hiệu lực sau ngày 14 tháng 09 năm 2018 và từ ngày 15 tháng 9 năm 2015, mọi tổ chức, doanh nghiệp có thể xây dựng và chứng nhận ISO 9001:2015.

4. Quy trình cập nhật lên phiên bản mới cho tiêu chuẩn ISO 9001

• Ngày 8/5/2014, bản soạn thảo ISO 9001:2015 cho quy trình rà soát, hiệu chỉnh được ban hành.
• Tháng 9/2014: bản thảo tiêu chuẩn quốc tế chính thức phát hành
• Tháng 11/2014: bản thảo tiêu chuẩn quốc tế được trình bày sau khoảng thời gian thu thập ý kiến.
• Tháng 9/2015: phiên bản chính thức ISO 9001:2015 được ban hành.

Vào tháng 7/2015: diễn ra Giai đoạn dự thảo quốc tế cuối cùng (còn gọi là bỏ phiếu FDIS) – đây là giai đoạn thứ 5 trong 6 giai đoạn của tiêu chuẩn ISO.

Giai đoạn này, tiểu ban ISO rà soát lại phiên bản ISO 9001:2008 (được ban hành gần nhất) của ISO 9001 và họ đã nhận được hơn 3.000 ý kiến từ việc bỏ phiếu dự thảo tiêu chuẩn quốc tế.

Mục đích ở giải đoạn này là nhằm xây dựng được bản dự thảo cuối cùng rồi gửi cho các thành viên ISO xem xét, bỏ phiếu và kết quả là trong lần bỏ phiếu đầu tiên thu được 80% ý kiến tán thành.

5. Một số thay đổi chính trong phiên bản mới ISO 9001:2015

Dưới đây là tóm tắt một số thay đổi về cấu trúc cũng như nội dung của tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản mới 2015.

5.1. Tập trung quản lý rủi ro

Rủi ro được định nghĩa trong phiên bản mới là “kết quả không chắc chắn về một kết quả được kỳ vọng.”

Trong phiên bản mới có sự nhận thức cao hơn về rủi ro. Các tổ chức, doanh nghiệp cần nhận diện, đánh giá được những rủi ro tiềm ẩn.

Doanh nghiệp quyết định là chấp nhận, phòng tránh hay xây dựng các phương án thích hợp nhằm hạn chế tối đa tác động của nó sau khi đã xác định, đánh giá và phân cấp rủi ro.

5.2. Thay đổi về cấu trúc

Một số thay đổi quan trọng có ảnh hưởng đến cấu trúc ISO 9001 là việc nâng cấp theo một cấu trúc đồng nhất, được thiết kế nhằm thúc đẩy quá trình đồng dạng hóa về cấu trúc, định nghĩa giữa những hệ thống quản lý được chứng nhận và việc chuẩn hóa các thuật ngữ, định nghĩa để dễ dàng, thuận lợi hơn trong việc hiểu và triển khai thực hiện tích hợp các tiêu chuẩn.

So sánh các điều khoản giữa 2 phiên bản của tiêu chuẩn ISO 9001

Phiên bản cũ (2008) có 8 điều khoản nhưng sang phiên bản mới (2015) được triển khai qua 10 điều khoản theo cấu trúc cấp cao High level structure – HLS. Cụ thể như bảng sau:

5.3. Thay đổi nội dung các yêu cầu

• Yêu cầu một cách rõ ràng về việc đặt tên đầu vào, đầu ra của các quá trình.
• Cách tiếp cận theo quá trình

5.4. Sổ tay chất lượng

Các yêu cầu về nội dung vẫn được duy trì dù không có yêu cầu về việc thiết lập sổ tay chất lượng.

5.5. Sự lãnh đạo

Dù không phụ thuộc vào vị trí của người giữ nhiệm vụ lãnh đạo trong tổ chức nhưng yêu cầu về chức năng này vẫn được thiết lập. Loại bỏ yêu cầu việc phải là “thành viên ban quản lý”.

5.6. Thực hiện mục tiêu chất lượng

Tổ chức, doanh nghiệp phải xác định được một số điều dưới đây, khi lập kế hoạch thực hiện mục tiêu chất lượng.

• Ai chịu trách nhiệm?
• Mục tiêu được xem là hoàn thành khi nào?
• Kết quả được đánh giá ra sao?

5.7. Đối phó với những rủi ro

Các tổ chức hay doanh nghiệp cần phải xác định được những rủi ro có thể ảnh hưởng đến những mục tiêu về sản phẩm và quá trình. Đơn vị cần có những kế hoạch nhằm đối phó với các rủi ro và cần đánh giá được hiệu quả của những hành động này.

5.8. Những hành động phòng ngừa

Thực ra, việc áp dụng “công cụ phòng ngừa” đã là một trong các tiêu chí chính của hệ thống quản lý chất lượng, nên trong phiên bản mới này không có điều khoản nào riêng biệt cho hanh động phòng ngừa.

5.9. Thông tin ở dạng văn bản

Phiên bản mới sẽ thay thế khái niệm “Tài liệu, hồ sơ” thành “Thông tin dạng văn bản”.

Những quy trình văn bản trước kia yêu cầu sẽ không còn cần thiết và sự thay đổi này nó được áp dụng đồng thời cho sự diễn giải các quá trình.

5.10. Truyền thông

Tổ chức, doanh nghiệp cần xác định được cách thức thông tin được truyền đạt và chia sẻ:

• Thời gian là khi nào?
• Với ai?
• Và như thế nào?

5.11. Gia công bên ngoài

Ở phiên bản 2015 này xem các hàng hóa được cung cấp từ nguồn bên ngoài, giống như những dịch vụ được cung cấp từ nguồn bên ngoài.

5.12. Xem xét của lãnh đạo

Mở rộng phạm vi xem xét của lãnh đạo thông qua việc tăng cường những khía cạnh liên quan đến:

• Đường lối chiến lược tổ chức
• Tập trung vào các bên quan tâm
• Đánh giá những cơ hội và các rủi ro trên cấp độ chiến lược.

Tóm lại

So với tiêu chuẩn ISO 9001:2008 thì phiên bản mới ISO 9001:2015 đã có thay đổi với những điều dưới đây:

Thêm một số khái niệm mới

• Rủi ro là trọng tâm chính trong quá trình cung cấp dịch vụ và sản phẩm;
• Định dạng mới về trật tự các yêu cầu tiêu chuẩn;
• Nhấn mạnh giá trị của khách hàng và tổ chức;
• Việc kiểm soát rủi ro được chú trọng;
• Giảm thiểu những yêu cầu về hệ thống tài liệu, nhấn mạnh những hồ sơ phải có.

Đặc biệt

• Không yêu cầu có đại diện quản lý chất lượng hay lãnh đạo về chất lượng – QRM.
• Không yêu cầu có sổ tay chất lượng.
• Không có yêu cầu cho các hành động phòng ngừa,
• Yêu cầu xác định bối cảnh tổ chức, các điều khoản loại trừ bằng các khoản không áp dụng,
• Yêu cầu có các văn bản cần thiết nhằm duy trì hoạt động và chứng minh việc thực hiện.

6. Chuyển đổi tiêu chuẩn ISO 9001:2008 sang ISO 9001:2015 như thế nào ?

Các tổ chức, doanh nghiệp đã và đang áp dụng ISO 9001:2008 (cũ) cần thực hiện các hoạt động sau để chuyển đổi, cập nhật lên phiên bản mới ISO 9001:2015.

• Dựa theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015, đánh giá hệ thống quản lý chất lượng đang áp dụng, để xác định được điểm chưa phù hợp với tổ chức.
• Thực hiện việc đào tạo, truyền đạt những điểm mới của ISO 9001:2015 cho nhân lực của tổ chức.
• Để đáp ứng được những yêu cầu của tiêu chuẩn sửa đổi cần cập nhật, xây dựng các văn bản cho hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức.
• Thông qua các hoạt động: đánh giá nội bộ, xem xét của lãnh đạo,… để xác nhận hiệu lực của hệ thống quản lý.
• Đăng ký đánh giá chứng nhận

7. Kế hoạch chuyển đổi tiêu chuẩn ISO 9001:2015 cho tổ chức, doanh nghiệp

Các tổ chức, doanh nghiệp đã và đang áp dụng phiên bản ISO cũ (2008) có mong muốn chuyển sang phiên bản mới ISO 9001:2015 thực hiện theo kế hoạch như sau (tham khảo):

• Đào tạo nhân sự: cần tập trung vào các nhân viên chịu trách nhiệm duy trì, thực hiện, phát triển ISO và nhóm chuyên gia đánh giá nội bộ
• Phân tích kỹ càng, chi tiết những điểm mới của ISO 9001:2015. Kiểm tra lại cấu trúc hệ thống tài liệu. Duy trì hoặc bổ sung các thông tin dạng văn bản phù hợp với quy mô, mức độ áp dụng. Phê duyệt hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015.
• Đào tạo, phổ biến về phiên bản ISO mới, về hệ thống quản lý, chính sách chất lượng cho các cán bộ trong tổ chức, doanh nghiệp.
• Để đáp ứng các yêu cầu của ISO 9001:2015 cần cập nhật hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, doanh nghiệp.
• Đào tạo các đánh giá viên nội bộ và thực hiện việc đánh giá nội bộ theo phiên bản ISO mới.
• Dựa vào các yêu cầu của phiên bản ISO 2015, cần kiểm tra, khắc phục, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng.
• Liên hệ và đăng ký chứng nhận với tổ chức uy tín, được cấp phép để thực hiện việc chứng nhận.

Trên đây, VCR đã chia sẻ đến bạn những thông tin về việc chuyển đổi ISO 9001 sang phiên bản mới. Hi vọng bài viết này sẽ giúp bạn có được những kiến thức hữu ích.

Phuong.