Đánh giá nội bộ là gì? Quy trình đánh giá nội bộ

Đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO

Đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá nội bộ (Internal Audit) hay "đánh giá bên thứ nhất" là hoạt động thường niên nhằm đo lường, đánh giá và đưa ra định hướng cho công việc quản lý, phát triển nội bộ hoặc các hoạt động khác trong bộ phận, tổ chức, doanh nghiệp.

Đánh giá nội bộ có thể do nhân sự trong công ty hoặc một đơn vị khác có kiến thức và kinh nghiệm được thuê về thực hiện, dựa trên hệ thống quản lý chất lượng của công ty đó.

Tiêu chuẩn ISO đánh giá nội bộ

Tiêu chuẩn đánh giá nội bộ được áp dụng tại các doanh nghiệp hiện nay là ISO 9000:2015. Bộ tiêu chuẩn này đưa ra các tiêu chí cụ thể, ứng dụng cùng hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp để đưa ra các định hướng phát triển nội bộ cho từng giai đoạn.

Tại sao cần đánh giá nội bộ?

• Cải thiện, nâng cao chất lượng vận hành tổ chức

Đánh giá nội bộ chỉ ra được các vấn đề vô hình và hữu hình trong xuyên suốt quy trình vận hành, tổ chức giữa các bộ phận trong doanh nghiệp. Dựa vào đó xác định được khả năng thực hiện tiêu chuẩn ISO tại doanh nghiệp so với tiêu chuẩn ISO chung cấp quốc gia.

• Tuân thủ tiêu chuẩn ISO về quản lý nội bộ

Thực hiện và xác định mức độ tuân thủ theo tiêu chuẩn ISO. Kiểm tra tính hiệu quả khi áp dụng triển khai cùng với hệ thống quản lý doanh nghiệp.

• Khẳng định độ uy tín và tăng độ tin cậy với đối tác, khách hàng
• Phát hiện và ngăn chặn kịp thời các vấn đề nội bộ, giảm thiểu tổn thất nếu có sự cố phát sinh
• Nâng cao nhận thức của mỗi cá nhân trong việc tuân thủ các tiêu chuẩn ISO về quản lý nội bộ

Các loại đánh giá nội bộ

Có 3 hình thức đánh giá nội bộ, doanh nghiệp có thể lựa chọn tùy thuộc vào mục đích đánh giá:

• Đánh giá hệ thống: tập trung vào hệ thống quản lý của công ty; so sánh các mục tiêu, kế hoạch và các yêu cầu xây dựng dựa trên tiêu chuẩn ISO và thực tế triển khai.
• Đánh giá quy trình: phân tích đánh giá các giai đoạn thực hiện công việc. Hình thức đánh giá này giúp chỉ ra các sai xót cần khắc phục và giải pháp cải tiến. Đánh giá quy trình thường dành cho quy trình mới, quy trình đặc biệt có rủi ro cao...
• Đánh giá sản phẩm: nhằm đảm bảo các tiêu chí sản phẩm (kích thước, bao bì, ghi nhãn...) và có thể được thực hiện qua nhiều cuộc đánh giá (thiết kế, đặc tính, công dụng...)

Đánh giá viên nội bộ

Đánh giá viên nội bộ (Internal Auditor) là những người được đào tạo để thực hiện đánh giá và đưa ra các phương án cải tiến cho hệ thống quản lý của công ty theo tiêu chuẩn ISO.

Các doanh nghiệp tuân theo ISO thường có nhiều hơn 1 lần đánh giá nội bộ trong 1 năm, do đó các doanh nghiệp nên có cho mình bộ phận đánh giá viên nội bộ để triển khai công việc nhanh chóng và hiệu quả nhất.

Đào tạo đánh giá viên nội bộ

Có 3 giai đoạn trong quy trình đào tạo đánh giá viên nội bộ của mỗi doanh nghiệp, tổ chức:

Giai đoạn 1: Hiểu và diễn giải được các nguyên tắc về quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001

Giai đoạn 2:Hiểu được các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức

Giai đoạn 3:Đào tạo đánh giá nội bộ

Checklist câu hỏi đánh giá nội bộ

1. Bối cảnh của tổ chức

• Tổ chức có giám sát và xem xét thông tin về các vấn đề bên ngoài và bên trong này không?
• Xác định các bên quan tâm có liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng không?
• Tổ chức đã xác định ranh giới và khả năng áp dụng của hệ thống quản lý chất lượng để thiết lập phạm vi của nó chưa?
• Tổ chức đã áp dụng tất cả các yêu cầu của Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 (nếu có) trong phạm vi xác định của hệ thống quản lý chất lượng của mình chưa?
• Phạm vi hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức có sẵn không và có được duy trì dưới dạng thông tin dạng văn bản không?
• Phạm vi của tổ chức có nêu rõ các loại sản phẩm và dịch vụ được đề cập không?
• Phạm vi có cung cấp bất kỳ lý do nào cho bất kỳ yêu cầu nào của Tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001:2015 mà tổ chức xác định là không thể áp dụng cho phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng của mình không?
• Tổ chức có thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng bao gồm các quá trình cần thiết và các tương tác của chúng không?
• Tổ chức đã xác định các quá trình cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng và việc áp dụng chúng trong toàn tổ chức hay chưa ?
• Thông tin dạng văn bản được duy trì để hỗ trợ hoạt động của các quy trình của nó?
• Thông tin dạng văn bản được lưu giữ để tin tưởng rằng các quá trình đang được thực hiện theo kế hoạch?

2. Năng lực lãnh đạo

• Ban lãnh đạo cao nhất đã thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết đối với hệ thống quản lý chất lượng?
• Ban lãnh đạo cao nhất đã thể hiện khả năng lãnh đạo và cam kết đối với trọng tâm của khách hàng ?
• Ban lãnh đạo cao nhất đã thiết lập, thực hiện và duy trì một chính sách chất lượng?
• Lãnh đạo cao nhất có đảm bảo rằng các trách nhiệm và quyền hạn đối với các vai trò liên quan được phân công, truyền đạt và thấu hiểu trong tổ chức không?

3. Chất lượng thiết lập kế hoạch

• Tổ chức đã xem xét các vấn đề được đề cập trong tổ chức, bối cảnh tổ chức, và các yêu cầu của các bên quan tâm đến đánh giá nội bộ và xác định các rủi ro và cơ hội cần được giải quyết chưa?
• Tổ chức đã lập kế hoạch để giải quyết những rủi ro và cơ hội chưa?
• Tổ chức đã thiết lập các mục tiêu chất lượng ở các chức năng, cấp độ và quá trình liên quan cần thiết cho hệ thống quản lý chất lượng chưa?
• Khi lập kế hoạch làm thế nào để đạt được các mục tiêu chất lượng, tổ chức đã xác định nội dung thực hiện, tài nguyên cần sử dụng, người chịu trách nhiệm, thời gian hoàn thành, kết quả mong muốn chưa?
• Tổ chức đã xác định nhu cầu thay đổi đối với hệ thống quản lý chất lượng và thực hiện những thay đổi đó theo cách thức có kế hoạch chưa?
• Khi lập kế hoạch cho những thay đổi, tổ chức đã xem xét mục đích, tính toàn vẹn, sự sẵn có nguồn lực, việc phân bổ trách nhiệm, quyền hạn chưa?

4. Công tác hỗ trợ

• Tổ chức đã xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết cho việc thiết lập, thực hiện, duy trì và cải tiến liên tục hệ thống quản lý chất lượng chưa?
• Tổ chức đã xác định và cung cấp những người cần thiết để thực hiện hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng của mình và cho việc vận hành và kiểm soát các quá trình của tổ chức đó chưa?
• Tổ chức đã xác định, cung cấp và duy trì cơ sở hạ tầng cần thiết cho hoạt động của các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ chưa?
• Tổ chức đã xác định, cung cấp và duy trì môi trường cần thiết cho hoạt động của các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của các sản phẩm và dịch vụ chưa?
• Tổ chức có đảm bảo rằng các nguồn lực được cung cấp là phù hợp, không bị gián đoạn, có văn bản làm bằng chứng về sự phù hợp nguồn lực chưa?
• Tổ chức đã xác định kiến thức cần thiết cho việc vận hành các quá trình của mình và để đạt được sự phù hợp của sản phẩm và dịch vụ chưa?
• Kiến thức này có được duy trì và cung cấp ở mức độ cần thiết không?
• Có đảm bảo nếu có các hành động được thực hiện để đạt được năng lực cần thiết và đánh giá hiệu quả của các hành động được thực hiện?
• Tổ chức có đảm bảo rằng những người làm công việc dưới sự kiểm soát của tổ chức nhận thức được chính sách, mục tiêu, đóng góp của họ chưa?
• Tổ chức đã xác định các thông tin liên lạc nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng bao gồm: nội dung, thời điểm, đối tượng, cách thức, người giao tiếp ?
• Hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức có bao gồm thông tin dạng văn bản đã có sẵn chưa?
• Tổ chức đã đảm bảo rằng thông tin dạng văn bản được yêu cầu bởi hệ thống quản lý chất lượng và theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đã được kiểm soát ?

5. Cách thức triển khai hoạt động

• Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ?
• Thiết lập các tiêu chí cho các quá trình và sự chấp nhận các sản phẩm và dịch vụ?
• Xác định các nguồn lực cần thiết để đạt được sự phù hợp với các yêu cầu của sản phẩm và dịch vụ?
• Thực hiện kiểm soát các quá trình phù hợp với các tiêu chí?
• Tổ chức đã đảm bảo rằng đầu ra của việc lập kế hoạch này có phù hợp với hoạt động của tổ chức không?
• Tổ chức có kiểm soát các thay đổi theo kế hoạch và xem xét hậu quả của những thay đổi ngoài ý muốn trong khi thực hiện hành động để giảm thiểu bất kỳ tác động bất lợi nào không?
• Tổ chức đã đảm bảo rằng các quy trình thuê ngoài đã được kiểm soát chưa?
• Xác định, duy trì và lưu giữ thông tin dạng văn bản ở mức độ cần thiết ?

6. Tiêu chí đánh giá hiệu suất

• Những gì cần được theo dõi và đo lường?
• Các phương pháp giám sát, đo lường, phân tích và đánh giá cần thiết để đảm bảo kết quả hợp lệ?
• Khi nào việc giám sát và đo lường sẽ được thực hiện?
• Khi nào các kết quả từ quan trắc và đo lường được phân tích và đánh giá?
• Tổ chức có đánh giá kết quả hoạt động và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng không?
• Tổ chức có lưu giữ thông tin dạng văn bản thích hợp làm bằng chứng về kết quả không?

7. Mức độ áp dụng cải tiến

• Tổ chức đã xác định và lựa chọn các cơ hội cải tiến và thực hiện bất kỳ hành động cần thiết nào để đáp ứng các yêu cầu của khách hàng và nâng cao sự hài lòng của khách hàng chưa?
• Cải tiến sản phẩm và dịch vụ để đáp ứng các yêu cầu cũng như để giải quyết các nhu cầu và mong đợi trong tương lai?
• Khắc phục, ngăn ngừa hoặc giảm bớt các tác động không mong muốn?
• Nâng cao hiệu suất và hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng?
• Khi sự không phù hợp xảy ra, bao gồm bất kỳ phát sinh nào từ các khiếu nại, tổ chức đã phản ánh, thực hiện khắc phục, đánh giá phân tích mức độ không phù hợp... chưa?
• Tổ chức có lưu giữ thông tin dạng văn bản làm bằng chứng về sự không phù hợp, hành động khắc phục, kết quả sửa chữa?
• Tổ chức có liên tục cải tiến tính phù hợp, đầy đủ và hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng không?

Quy trình đánh giá nội bộ

B1: Đề xuất, lên kế hoạch đánh giá nội bộ

Có 3 yếu tố cầm xác định rõ khi đánh giá nội bộ:

• Yêu cầu của tổ chức và các thông tin căn cứ chính xác
• Tính khả thi của cuộc đánh giá
• Nguồn lực cung cấp cho quá trình đánh giá

Bộ phận cũng cần làm rõ các yếu tố như tần suất, khu vực đánh giá và các vấn đề, lỗi sai cần thay đổi sau khi đánh giá.

Các thông tin càng rõ ràng và kế hoạch càng cụ thể thì công việc đánh giá diễn ra càng nhanh chóng và hiệu quả. Các đánh giá viên sẽ thực hiện đánh giá theo quy trình cụ thể đã chuẩn bị sẵn.

B2: Chuẩn bị đánh giá

Ban lãnh đạo công ty sẽ tiến hành các công việc:

• Thành lập ban lãnh đạo nội bộ
• Lựa chọn, chỉ định tổ trưởng của mỗi tổ báo cáo theo biểu mẫu nhất định
• Làm rõ phạm vi đánh giá và trách nhiệm của mỗi cá nhân trong tổ chức
• Quy định việc phê duyệt đánh giá nội bộ
• Quy định thời gian đánh giá nội bộ, thông báo cho cán bộ công nhân viên trong công ty trước 3 ngày chuẩn bị đánh giá nội bộ

B3: Tiến hành đánh giá nội bộ

Quy trình đánh giá nội bộ cơ bản gồm các bước cơ bản:

• Họp khai mạc
• Xem xét tài liệu khi thực hiện đánh giá
• Phân công vai trò, trách nhiệm của người quan sát
• Báo cáo tổng kết đánh giá
• Họp kết thúc

B4: Gửi lại hồ sơ đánh giá cho các bộ phận liên quan

Hồ sơ sau khi đánh giá nội bộ đều sẽ được gửi cho các bộ phận liên quan, gồm cả bên được đánh giá để đảm bảo tính rõ ràng, minh bạch. Bên được đánh giá cũng có cơ sở để so sánh, điều chỉnh hoặc chứng minh hệ thống quản lý của họ đáp ứng đủ tiêu chuẩn được đề ra.

B5: Hoàn tất đánh giá, lưu trữ hồ sơ

B6: Hoạt động theo dõi sau đánh giá

Các nguyên tắc đánh giá nội bộ

Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp

Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác

Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá

Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá

Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá

Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bằng chứng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

Nội dung khác về đánh giá nội bộ

Chính sách đánh giá nội bộ

Cấp lãnh đạ thườngo sẽ xây dựng chính sách đánh giá nội bộ, hướng dẫn lập kế hoạch, tổ chức, phối hợp và thực hiện các hoạt động đánh giá nội bộ một cách hiệu quả để đạt được các mục tiêu đã đặt ra cho đánh giá nội bộ

• Trưởng nhóm tiến hành họp khai mạc và họp kết thúc trước và sau khi đánh giá nội bộ.
• Trưởng phòng ban bên được đánh giá có trách nhiệm tham dự cuộc họp khai mạc và kết thúc.
• Đánh giá viên lập kế hoạch đánh giá căn cứ vào tình trạng và tầm quan trọng của quá trình và khu vực được đánh giá cũng như kết quả đánh giá lần trước.
• Các đánh giá viên phải được đào tạo và độc lập với hoạt động được đánh giá.
• Đại diễn lãnh đạo theo dõi, giám sát việc lập kế hoạch, thực hiện đánh giá nội bộ.

Kế hoạch đánh giá nội bộ

Có thể lên kế hoạch đánh giá theo một trong các phương thức sau:

• Đánh giá theo công việc cụ thể: tập trung vào quá trình/hoạt động liên quan đến công việc cụ thể.

Ví dụ: dự án/hợp đồng/kế hoạch để đạt được mục đích hoặc yêu cầu nhất định

• Đánh giá theo chức năng và bộ phận: tập trung vào quá trình/hoạt động thực hiện tại đơn vị/phòng ban.

• Đánh giá theo hạng mục quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Kết hợp các phương pháp trên.

Kết hợp hai hoặc nhiều phương pháp đánh giá trên (công việc cụ thể và hạng mục hoặc chức năng và hạng mục)

PN