Quy trình xử lý sự cố trong sản xuất diễn ra như thế nào?

Trong bài viết dưới đây, Thiết bị phòng sạch VCR sẽ chia sẻ đến bạn quy trình xử lý sự cố trong sản xuất được doanh nghiệp Việt Nam áp dụng phổ biến hiện nay.

Tìm hiểu thêm: Ví dụ và lợi ích của quy trình kiểm soát chất lượng

1. Bạn hiểu gì về rủi ro trong sản xuất?

Trước khi tìm hiểu quy trình xử lý sự cố trong sản xuất, chúng ta cần biết được thế nào là rủi ro trong sản xuất.

Hiện nay, không có một khái niệm chính xác nào về rủi ro trong sản xuất. Hiểu đơn giản, rủi ro trong sản xuất chính là sự gián đoạn của quy trình hoặc các hoạt động trong nội bộ, gây ảnh hưởng đến kế hoạch đề ra ban đầu.

Trong quá trình sản xuất thường xảy ra 4 loại rủi ro chính:

• Rủi ro chiến lược.
• Rủi ro vận hành.
• Rủi ro tài chính.
• Rủi ro tuân thủ.

2. Thế nào là quản lý sự cố (rủi ro) trong quá trình sản xuất?

Quản lý sự cố (rủi ro) trong quá trình sản xuất là quy trình được thực hiện bởi hội đồng gồm người điều hành, người quản lý và những người khác.

Hoạt động này được thiết lập để theo dõi và xác định các sự kiện có ảnh hưởng đến doanh nghiệp. Đồng thời, quản lý các rủi ro để giảm thiểu xảy ra sự cố, nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra. Bên cạnh đó, quản lý sự cố trong quá trình sản xuất còn được áp dụng trong việc xây dựng chiến lược quản lý doanh nghiệp.

Trên thực tế, hoạt động quản lý sự cố trong sản xuất được tổ chức bài bản, mang tính khoa học cao, nhằm hạn chế xảy ra rủi ro và đề ra biện pháp khắc phục hợp lý.

Một số nguyên tắc quản lý sự cố trong quá trình sản xuất:

• Không chấp nhận các rủi ro không cần thiết.
• Đưa ra các quyết định xử lý rủi ro thích hợp.
• Nếu lợi ích nhiều hơn chi phí thì chấp nhận rủi ro.
• Kết hợp quản trị rủi ro vào vận hành và hoạch định ở mọi cấp.

3. Chi tiết quy trình xử lý sự cố trong sản xuất

Bước 1: Nhận biết rủi ro

Trên thực tế, để xác định rủi ro, bạn có thể áp dụng nhiều kỹ thuật khác nhau. Dưới đây là 4 rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất:

• Rủi ro chiến lược: Các rủi ro xuất phát từ các vấn đề liên quan đến môi trường kinh doanh, quản trị kinh doanh và các bên liên quan như nhà đầu tư, đối thủ, khách hàng,... (sáp nhập, mua lại, kế hoạch và phân bổ nguồn lực, thoái vốn, quan hệ và truyền thông với các bên liên quan).
• Rủi ro hoạt động: Các rủi ro xuất phát từ các hệ thống, quy trình, con người, văn hóa hoặc do ảnh hưởng từ các sự kiện bên ngoài, các rủi ro liên quan đến sử dụng hiệu quả nguồn lực trong hoạt động hàng ngày. Chẳng hạn như: Hoạt động tác nghiệp hàng ngày, kinh doanh liên tục, an toàn - sức khỏe - môi trường, quản lý thông tin,...
• Rủi ro về tài chính: Rủi ro xuất phát từ các giao dịch có tính chất tài chính, bao gồm việc cho vay, mua, bán, các khoản đầu tư và một số hoạt động kinh doanh khác như rủi ro về tỷ giá, lãi suất, cấu trúc vốn, thuế, tính thanh khoản, tín dụng,...
• Rủi ro tuân thủ: Những rủi ro liên quan đến việc chấp hành nội quy/ quy định của doanh nghiệp, luật và một số văn bản pháp lý của Nhà nước liên quan đến hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, các vấn đề pháp lý liên quan đến cam kết/ hợp đồng (gian lận, đạo đức, môi trường kiểm soát, quy định trong hợp đồng,...). Nhìn chung, việc phân loại rủi ro giúp doanh nghiệp giải quyết và khắc phục sự cố hiệu quả hơn.

Bước 2: Nhận dạng rủi ro

Có 2 cách để nhận dạng rủi ro:

• Dựa vào mục tiêu hoạt động, doanh nghiệp sẽ nhận dạng rủi ro dễ dàng. Bất cứ doanh nghiệp nào khi đi vào hoạt động đều có mục tiêu nhất định. Bất cứ sự kiện nào diễn ra gây ảnh hưởng một phần hoặc toàn bộ cho việc đạt mục tiêu đều được xác định là rủi ro.
• Dựa vào việc kiểm tra những rủi ro tồn tại sẵn để nhận dạng rủi ro. Ở một số ngành nghề luôn tồn tại những rủi ro. Mỗi rủi ro sẽ được kiểm tra xem liệu có khả năng xảy ra không khi doanh nghiệp thực hiện những hành vi cụ thể.

Bước 3: Thực hiện đánh giá và xếp hạng rủi ro

Bằng cách xác định mức độ rủi ro, doanh nghiệp dễ dàng thực hiện đánh giá và xếp hạng chúng. Bạn đưa ra quyết định việc liệu rủi ro có đủ nghiêm trọng để đảm bảo thay đổi hay không hay rủi ro có thể chấp nhận không.

• Xác định kỹ lưỡng tỷ lệ các sự cố kể từ khi thông tin thống kê không chứa đựng những sự kiện diễn ra trong quá khứ.
• Những con số thống kê có sẵn và quan điểm được coi là nguồn thông tin chủ yếu.
• Tỷ lệ các sự cố sẽ nhân đôi bởi những sự kiện có tác động tiêu cực.
• Các nghiên cứu gần đây đã khẳng định rằng, lợi ích của việc quản lý rủi ro ít phụ thuộc vào phương thức quản lý mà phụ thuộc nhiều vào cách thức và tần suất đánh giá rủi ro.

Bước 4: Các phương án xử lý sự cố trong sản xuất

Phương pháp tránh rủi ro:

• Tuyệt đối không thực hiện hành vi gây ra rủi ro.
• Mặc dù có thể áp dụng biện pháp xử lý rủi ro, nhưng lại đánh mất lợi ích cực lớn.
• Không tham gia hoạt động kinh doanh để hạn chế rủi ro, đồng nghĩa với việc đánh mất khả năng tìm kiếm lợi nhuận.

Giảm thiểu các rủi ro:

• Hạn chế các tác hại từ sự cố có thể gây ra rủi ro.
• Doanh nghiệp có thể thuê các đơn vị bên ngoài để tư vấn tài chính và pháp lý.

Kiềm chế rủi ro:

• Khi xảy ra sự cố học kế toán qua video thì cần chấp nhận và duy trì mức độ thiệt hại.
• Đây là một trong những chiến lược thích hợp cho những rủi ro nhỏ nhưng mang lại lợi ích lớn.

Chuyển giao rủi ro:

• Chuyển rủi ro cho người khác.
• Sử dụng một số công cụ bảo đảm trong ký kết hợp đồng.
• Chuyển rủi ro từ nhóm sang từng thành viên trong nhóm.

Bước 5: Thiết lập kế hoạch quản lý rủi ro

Để đo lường chính xác các rủi ro trong sản xuất, cần lựa chọn và áp dụng các phương pháp phù hợp. Việc quản lý rủi ro phải được thực hiện bởi cấp quản lý thích hợp. Chẳng hạn như, rủi ro liên quan đến hình ảnh và thương hiệu của công ty sẽ do cấp cao nhất xử lý.

Một kế hoạch quản lý rủi ro sẽ tạo ra các phương án kiểm soát rủi ro thích hợp và hiệu quả.

Bước 6: Thực hiện kế hoạch

• Thiết lập và xác định mục tiêu.
• Cung cấp, theo dõi và kiểm soát các nguồn lực thực hiện, bao gồm ngân sách tài chính.
• Xác định rõ giai đoạn thực hiện và đánh giá tác động của từng giai đoạn.
• Thường xuyên kiểm tra và thực hiện báo cáo tiến trình thực hiện cũng như kết quả.
• Đánh giá cách thức giải quyết sự cố.

Bước 7: Thực hiện theo dõi và xem xét rủi ro

Đối với bất kỳ tổ chức, đơn vị nào, việc xây dựng quy trình xử lý sự cố trong sản xuất là rất quan trọng và cần thiết. Nếu quản lý rủi ro tốt sẽ hạn chế tình trạng lãng phí tài nguyên hoặc khó khăn trong công tác thực hiện.

Bài viết trên của VCR là thông tin cơ bản về quy trình xử lý sự cố trong sản xuất. Thông qua bài viết, hy vọng bạn đọc sẽ thiết lập quy trình hợp lý để giải quyết hiệu quả những rủi ro xảy ra trong sản xuất.

Tìm hiểu thêm:

• Quy trình xử lý hàng lỗi trong sản xuất
• Phương pháp kiểm soát chất lượng trong quy trình sản xuất