Tiêu chuẩn ISO/TS 16949 và các thông tin cơ bản về tiêu chuẩn này

ISO TS 16949 / IATF 16949

IATF là gì?

IATF (International Automative Task Force) là từ viết tắt cho Hiệp hội Ô tô quốc tế.

IATF được thành lập từ những năm đầu 1990 bởi những nhà sản xuất và kinh doanh trong ngành công nghiệp thương mại ô tô, nhằm sản xuất và cung cấp các sản phẩm chất lượng cải tiến cho khách hàng toàn cầu.

IATF 16949 là gì?

Là tiêu chuẩn về Hệ thống quản lý chất lượng trong ngành ô tô, được soạn thảo và ban hành vào năm 1999 dưới tên ISO/TS 16949, bởi Hiệp hội Ô tô thế giới (International Automative Task Force - IATF) và Hiệp hội ô tô Nhật Bản (Japan Automobile Manufacturers Association - JAMA) và hỗ trợ bởi Ủy ban Kỹ thuật ISO/TC 176 - Quản lý chất lượng và đảm bảo chất lượng.

Tiêu chuẩn ISO/TC 16949 nhằm phát triển một hệ thống quản lý chất lượng nhằm cải tiến liên tục, nhấn mạnh vào việc ngăn ngừa sai sót và giảm sự biến đổi cũng như lãng phí trong chuỗi cung ứng và quy trình lắp ráp của ngành công nghiệp ô tô.

Tháng 10 năm 2016, ISO/TS 16949 chính thức được thay thế bởi IATF 16949.

Các phiên bản của IATF 16949

• ISO/TS 16949:1999
• ISO/TS 16949:2002
• ISO/TS 16949:2009
• IATF 16949:2016

Chứng nhận IATF 16949

Chứng nhận IATF 16949 là cuộc đánh giá được thực hiện bởi tổ chức chứng nhận IATF có thẩm quyền. Mục đích của nó là để đánh giá mức độ phụ hợp của hệ thống quản lý chất lượng trong ngành sản xuất ô tô của doanh nghiệp.

Chứng chỉ IATF 16949

Chứng chỉ IATF 16949 sẽ được tổ chức chứng nhận có thẩm quyền ban hành cấp phép, sau khi doanh nghiệp đã hoàn thành và đạt điều kiện đánh giá chứng nhận.

Loại chứng chỉ này có hiệu lực trên phạm vi toàn cầu.

Cấu trúc điều khoản tiêu chuẩn của IATF 16949:2016

Đến nay, phiên bản mới nhất IATF 16949:2016 được xây dựng dựa trên cơ sở tiêu chuẩn ISO 9000:2015 nên IATF 16949 cũng có câu trúc 10 chương:

1. Phạm Vi
2. Tài liệu tham khảo
3. Thuật ngữ & định nghĩa
4. Bối cảnh của tổ chức
5. Lãnh đạo
6. Hoạch định
7. Hỗ trợ
8. Điều hành
9. Đánh giá kết quả hoạt động
10. Cải tiến

5 công cụ cốt lõi của IATF 16949

Dưới đây là 5 công cụ cốt lõi của IATF 16949:

• FMEA (Potential Failure Mode and Effects Analysis) – Phân tích hình thức sai lỗi tiềm ẩn và tác động của các hình thức sai lỗi tiềm ẩn.
• SPC (Statistical Process Control) – công cụ “Kiểm soát quá trình bằng thống kê”
• MSA (Measurement System Analysis) – công cụ “Phân tích hệ thống đo lường”
• APQP (Advanced Product Quality Planning and Control Plan) – công cụ “Cách thức hoạch định tiên tiến về chất lượng sản phẩm phẩm và kế hoạch kiểm soát”.
• PPAP (Production Part Approval Process) – công cụ “Quá trình phê duyệt sản xuất (hàng loạt)”

7 nguyên tắc IATF 16949

Hướng vào khách hàng

Khách hàng quyết định tới sự sống còn của một doanh nghiệp. Nếu không có khách hàng, doanh nghiệp sẽ không thể duy trì hoạt động lâu dài được. Vì vậy “Hướng vào khách hàng” được xem là nguyên tắc tiên quyết của IATF 16949.

Sự lãnh đạo

Nguyên tắc này nhấn mạnh tới tầm quan trọng và trách nhiệm của người lãnh đạo trong việc định hướng, dẫn dắt và ban hành những quyết sách chính xác cho doanh nghiệp.

Sự tham gia của mọi người

Cốt lõi trong nguyên tắc này là đảm bảo sự tham gia của nhân viên ở tất cả các cấp trong doanh nghiệp. Hướng tới tạo điều kiện thuận lợi và xây dựng cơ chế khích lệ để tất cả thành viên của tổ chức có thể phát huy tối đa năng lực của mình, đóng góp vào quá trình phát triển chung của tập thể.

Tiếp cận theo quá trình

Doanh nghiệp cần xác định các quá trình cần có trong hệ thống và mục tiêu của những quá trình đó. Hoạch định rõ ràng quá trình cần những nguồn lực nào, đối tượng tham gia vào quá trình là ai, phải làm những gì, đánh giá, theo dõi ra sao, kết quả đầu ra như thế nào.

Cải tiến

Doanh nghiệp cần có cơ chế kiểm tra, theo dõi, đánh giá các quá trình thường xuyên và định kỳ. Nên thiết lập mục tiêu cải tiến ở tất cả các cấp và đầu tư nguồn lực để thực hiện mục tiêu này.

Quyết định dựa trên bằng chứng

Để hạn chế tối đa các rủi ro, sai sót có thể có khi ra quyết định, mọi quyết định cần dựa trên bằng chứng là các hồ sơ, tài liệu, dữ liệu, các con số, thông tin, kết quả phản ánh bản chất của sự vật, sự việc hoặc sự kiện.

Quản lý mối quan hệ

Để tạo nên sức mạnh tổng hợp thì quản lý mối quan hệ là rất quan trọng. Các mối quan hệ ở đây bao gồm các cả mối quan hệ bên trong và bên ngoài tổ chức.

Mục đích của IATF 16949

• Phát triển hệ thống quản lý chất lượng. Nhắm tới mục tiêu cải tiến liên tục, đề cao tối đa việc ngăn ngừa sai lỗi, giảm biến động và lãng phí trong chuỗi cung cấp
• Kết hợp IATF 16949 cùng các yêu cầu cụ thể của khách hàng để đưa ra các yêu cầu cơ bản đối với hệ thống quản lý chất lượng cho các doanh nghiệp muốn áp dụng tiêu chuẩn này
• Loại bỏ việc đánh giá chồng chéo và đưa ra cách tiếp cận chung trong việc xây dựng hệ thống quản lý chất lượng đối với ngành công nghiệp ô tô và cung cấp sản phẩm phục vụ ngành công nghiệp ô tô

Đối tượng nào cần áp dụng tiêu chuẩn IATF 16949?

Bất kỳ tổ chức nào trong chuỗi cung cấp ô tô thỏa mãn tiêu chí sau đây đều có thể áp dụng và đăng ký chứng nhận ISO/TS 16949:2009:

1) Về phạm vi áp dụng:

Quy định kỹ thuật này (ISO/TS 16949:2009), cùng với các yêu cầu của ISO 9001:2008, xác định các yêu cầu của hệ thống quản lý chất lượng đối với việc thiết kế và phát triển, sản xuất và, khi thích hợp, lắp ráp và cung cấp dịch vụ về các sản phẩm liên quan đến ô tô.

Quy định kỹ thuật này có thể áp dụng đối với các cơ sở của tổ chức ở đó việc sản xuất và/ hoặc các bộ phận dịch vụ được quy định bởi khách hàng được sản xuất ra.

2) Thuật ngữ “Ô tô” (Automotive) phải được hiểu bao gồm: ô tô, xe tải (nhẹ, trung, nặng), xe buýt, xe máy.

3) Các địa điểm, cơ sở sản xuất và cung cấp dịch vụ (sites) trong chuỗi cung ứng ô tô bao gồm:

• Các địa điểm ở đó diễn ra các quá trình sản xuất gia tăng giá trị.
• Các cơ sở vệ tinh cung cấp các chi tiết gia tăng giá trị, các thành phần, sản phẩm, lắp ráp bán thành phẩm và dịch vụ tham gia vào chuỗi cung cấp cho nhà sản xuất thiết bị gốc – OEM (Original Equipment Manufacturer).
• Các cơ sở vệ tinh trong chuỗi cung cấp ô tô, ở đó sản xuất ra các nguyên vật liệu sản xuất, các chi tiết; các sản phẩm lắp ráp, hoặc cung cấp dịch vụ gia tăng giá trị để hoàn thiện sản phẩm, ví dụ như xử lý nhiệt, hàn, sơn, mạ điện…. cho các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEM) có áp dụng tiêu chuẩn này.
• Các đơn vị chức năng hỗ trợ, dù đặt tại chỗ hay ở nơi khác (như trung tâm thiết kế, trụ sở chính và trung tâm phân phối), là những đơn vị thuộc diện cần được đánh giá nhưng không được chứng nhận độc lập theo tiêu chuẩn này.

Lưu ý: ISO/TS 16949:2009 không áp dụng đối với các sản phẩm hoặc tổ chức liên quan sau:

• Chuỗi cung cấp phương tiện cơ giới đối với hoạt động công nghiệp, nông nghiệp, hoặc không sử dụng trên đường dành cho giao thông (Off-highway, ví dụ: khai khoáng, lâm nghiệp, xây dựng…).
• Các chi tiết ô tô phục vụ cho dịch vụ sau bán hàng được sản xuất theo yêu cầu của các nhà sản xuất thiết bị gốc có đăng ký với IATF, nhưng không được mua hoặc xuất thông qua các nhà sản xuất này.
• Các nhà sản xuất công cụ, thiết bị sản xuất, đồ gá, cấu kiện, khuôn đúc… được sử dụng trong công nghiệp ô tô.
• Các chi tiết ô tô được tái sản xuất, làm lại.
• Các trung tâm phân phối, kho hàng, đơn vị bao gói chi tiết, hỗ trợ dịch vụ hậu cần (logistics) và dịch vụ tiếp theo đó.
• Các chức năng hỗ trợ (phi sản xuất, kể cả on-site hoặc off-site) sẽ không được cấp chứng nhận TS 16949 một cách độc lập mà phải được đánh giá và được bao gồm trong chứng nhận TS của cơ sở sản xuất mà các bộ phận chức năng này hỗ trợ.

Những lợi ích mà IATF 16949 mang lại

• Đảm bảo các yêu cầu về chất lượng trong chuỗi cung ứng ô tô
• Kiểm soát và quản lý hiệu quả các rủi ro trong quá trình sản xuất và kinh doanh
• Nâng cao chất lượng và giá trị sản phẩm
• Xuất khẩu thuận lợi cac sản phẩm ô tô ra thị trường nước ngoài
• Tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp và sản phẩm
• Giảm thiểu đáng kể các chi phí không cần thiết hoặc chi phí xử lý sự cố, rủi ro trong quá trình sản xuất và kinh doanh sản phẩm
• Tạo ra phương pháp tiếp cận hệ thống quản lý chất lượng chung trong chuỗi cung ứng
• Doanh nghiệp thuận lợi trong việc tiếp cận và áp dụng các phương pháp thực hành tốt nhất
• Khẳng định năng lực sản xuất các sản phẩm với chất lượng đạt chuẩn
• Mở ra cơ hội hợp tác và phát triển cho doanh nghiệp

Quy trình xin cấp chứng nhận IATF 16949:2016

Quy trình chứng nhận IATF 16949 gồm qua các bước sau:

Bước 1: Đăng ký chứng nhận IATF 16949

Để được cấp chứng chỉ IATF 16949 hợp lệ, doanh nghiệp cần đăng ký chứng nhận với tổ chức chứng nhận IATF 16949. Ở bước đầu tiên này, doanh nghiệp phải khai báo những thông tin cần thiết theo yêu cầu và biểu mẫu mà tổ chức chứng nhận cung cấp để hoàn thiện hồ sơ đăng ký chứng nhận IATF 16949.

Bước 2: Xem xét hợp đồng và chuẩn bị đánh giá IATF 16949

Sau khi tiếp nhận đơn đăng ký chứng nhận IATF 16949 của doanh nghiệp, tổ chức chứng nhận sẽ gửi hợp đồng đánh giá chứng nhận bao gồm kế hoạch và chi phí chứng nhận cho doanh nghiệp. Ở bước này doanh nghiệp cần xem xét và chuẩn bị đánh giá chứng nhận IATF 16949.

Bước 3: Đánh giá giai đoạn 1 (Stage 1 Audit)

Đánh giá giai đoạn 1 là đánh giá sơ bộ. Đánh giá viên sẽ xem xét tài liệu của doanh nghiệp để kiểm tra xem hệ thống quản lý chất lượng đã được xây dựng phù hợp với tiêu chuẩn IATF 16949 hay chưa. Doanh nghiệp sẽ phải trình bày bằng chứng về tất cả các khía cạnh quan trọng của hệ thống quản lý chất lượng theo yêu cầu của tổ chức chứng nhận.

Bước 4: Đánh giá giai đoạn 2 (Stage 2 Audit)

Đánh giá giai đoạn 2 được tiến hành một cách kỹ lưỡng hơn. Tổ chức chứng nhận sẽ cử chuyên gia xuống trực tiếp cơ sở để đánh giá thực trạng tuân thủ IATF 16949 của doanh nghiệp. Kết thúc quá trình đánh giá, một báo cáo đánh giá sẽ được gửi tới doanh nghiệp, trong đó ghi chép lại những điểm chưa tuân thủ tiêu chuẩn để doanh nghiệp khắc phục trong thời gian quy định.

Bước 5: Thẩm xét hồ sơ IATF 16949

Ngoài hoạt động đánh giá hiện trường, tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành rà soát, thẩm duyệt kỹ càng hơn các tài liệu, quy trình, văn bản của doanh nghiệp để chắc chắn rằng tiêu chuẩn IATF 16949 được áp dụng một cách hợp chuẩn. Tổ chức chứng nhận có quyền yêu cầu doanh nghiệp bổ sung tài liệu khi cần thiết.

Bước 6: Cấp chứng chỉ IATF 16949 có hiệu lực trong vòng 3 năm

Tổ chức chứng nhận sẽ cấp giấy chứng nhận IATF 16949 có hiệu lực trong vòng 03 năm cho doanh nghiệp sau khi xác minh doanh nghiệp đã hoàn thiện hành động khắc phục (nếu có).

Bước 7 & 8: Đánh giá giám sát định kỳ 2 lần trong 3 năm & tái chứng nhận

Theo quy định thì chứng nhận IATF 16949 sẽ có hiệu lực trong 3 năm. Trong suốt thời gian có hiệu lực của chứng chỉ thì tổ chức chứng nhận sẽ tiến hành đánh giá giám sát định kỳ cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo hệ thống quản lý chất lượng được chứng nhận tuân thủ các yêu cầu của tiêu chuẩn IATF 16949 và luôn có hiệu lực. Về chu kỳ giám sát hàng năm thường là 6 tháng, 9 tháng hoặc tối đa là 12 tháng tùy theo quy định của tổ chức chứng nhận và/hoặc thỏa thuận giữa khách hàng và tổ chức chứng nhận. Sau 3 năm hết hiệu lực nếu doanh nghiệp của bạn vẫn muốn duy trì chứng nhận thì tổ chức/doanh nghiệp sẽ phải đăng ký đánh giá lại. Cuộc đánh giá lại được tiến hành tương tự cuộc đánh giá chứng nhận lần đầu. Chứng chỉ cấp lại có hiệu lực trong 3 năm.

Đánh giá chứng nhận IATF 16949:2016

Chứng nhận ISO/TS 16949:2009 đã không còn hiệu lực kể từ ngày 14 tháng 9 năm 2018. Do đó doanh nghiệp cần được cấp lại chứng nhận IATF 16949:2016 mới.

Để được cấp giấy chứng nhận này, doanh nghiệp phải đáp ứng được các yêu cầu của tiêu chuẩn, đồng thời chứng minh ứng dụng thành thạo và hiệu quả 5 Core Tools, thỏa mãn các yêu cầu trong IATF Rule 5th Edition - Rules for Achieving and Maintaining IATF Recognition của tổ chức IATF. Chỉ những tổ chức đánh giá chứng nhận (Certification Bodies) được IATF phê chuẩn mới được quyền đánh giá chứng nhận IATF 16949:2016.

PN