6 quy trình bắt buộc trong tiêu chuẩn ISO 9001

Trong bài viết hôm nay VCR sẽ chia sẻ 6 quy trình bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001 cũng như cách xây dựng, áp dụng hiệu quả, mời quý bạn đọc theo dõi.

Khi xây dựng quy trình iso 9001 mang lại những lợi ích gì ?

Cùng điểm qua những lợi ích khi áp dụng quy trình ISO 9001, cụ thể:

• Giúp nhân viên hiểu rõ chỉ thị từ cấp trên cũng như biết cách hoàn thành công việc được giao một cách hiệu quả.
• Nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc
• Tránh tình trạng làm đi làm lại nhưng không đúng ý cấp trên đề ra
• Kiểm soát tiến độ công việc.
• Việc thực hiện đào tạo nhân sự mới nhanh chóng, hiệu quả.
• Tạo ra đội ngũ nhân viên đồng đều, ngang bằng về năng lực.

6 quy trình bắt buộc trong tiêu chuẩn ISO 9001

Quá trình là một tập hợp những hoạt động liên quan hoặc có sự tương tác với nhau để biến đổi đầu vào thành đầu ra, trong một tổ chức/doanh nghiệp sẽ tồn tại nhiều quá trình. Quy trình là một cách thức cụ thể nhằm thực hiện một hoạt động/quá trình. Khi xây dựng được quy trình tốt thì sẽ giúp ích rất nhiều trong việc vận hành các quá trình, từ đó hoàn thành mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra. Hệ thống là tập hợp những yếu có liên quan/tương tác với nhau.

6 quy trình bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001 gồm có những bước theo trình tự được quy định rõ ràng, giúp cho việc thực hiện một hoạt động hay quá trình bên trong hệ thống quản lý. Đặc biệt, các quy trình này cần phải đáp ứng được những yêu cầu của ISO 9001 mà tổ chức/doanh nghiệp đang áp dụng.

Cụ thể 6 quy trình sau:

• Quy trình kiểm soát tài liệu.
• Quy trình kiểm soát hồ sơ.
• Quy trình đưa ra những đánh giá nội bộ.
• Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp.
• Quy trình về những hành động khắc phục.
• Quy trình những hành động phòng ngừa (khuyến nghị nên có).

Theo quy định của tiêu chuẩn ISO 9001 mới nhất thì những quy trình này sẽ không nhất thiết phải viết ra bằng giấy hay văn bản mà chỉ cần chứng minh được là bên phía doanh nghiệp có tiến hành thiết lập xây dựng và áp dụng.

Các kỹ năng viết quy trình ISO hiệu quả

Để thực hiện cách viết theo 6 quy trình bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001, có thể áp dụng một số kỹ năng dưới đây:

• Nắm rõ các yêu cầu của ISO: đây là kỹ năng đầu tiên của người viết quy trình, cần phải hiểu rõ nội dung, yêu cầu của tiêu chuẩn thì mới có thể xác định được tổ chức/doanh nghiệp cần làm gì, làm như thế nào để xây dựng được hệ thống quản lý chất lượng đạt chuẩn.
• Xác định đúng trọng tâm của doanh nghiệp: Cần được phân biệt rõ ràng đâu là quá trình, là quy trình. Một quá trình có thể triển khai thực hiện bằng nhiều quy trình, nhưng một quy trình chỉ nên áp dụng cho một quá trình. Tổ chức/doanh nghiệp cần phải xác định xem đâu là quy trình bắt buộc và quy trình nào nên có trong hệ thống tài liệu ISO 9001.

Cụ thể khi xây dựng hệ thống ISO 9001, căn cứ vào mục 7.5.1 – điều khoản 7 – TCVN ISO 9001:2015 – Hệ thống quản lý chất lượng – Các yêu cầu, thì quy trình tiêu chuẩn ISOS 9001 của tổ chức/doanh nghiệp phải gồm có:

• Thông tin dạng văn bản theo yêu cầu ISO 9001
• Thông tin dạng văn bản được tổ chức xác định là cần thiết nhằm đảm bảo tính hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng.

• Trình bày vấn đề logic, dễ hiểu: nếu người đọc không thể hiểu được nội dung của nó hay hiểu sai thì quy trình ISO đó không có ý nghĩa. Mặc dù khả năng nhận thức hay diễn giải thông tin của mỗi người là khác nhau, nhưng để hạn chế được nhầm lẫn và sai phạm trong khi thực hiện quy trình, người viết quy trình cần có tư duy logic, trình bày mọi vấn đề một cách khoa học để người đọc dễ hiểu.

Các bước viết và áp dụng quy trình theo ISO 9001:2015

Bước 1: Xác định bối cảnh tổ chức, yêu cầu của các bên quan tâm

Xác định bối cảnh của tổ chức

• Xem xét các yếu tố bên trong nội bộ của doanh nghiệp như: trình độ, năng lực, văn hóa, cơ sở hạ tầng,…
• Xem xét các yếu tố bên ngoài doanh nghiệp như: điều kiện kinh tế - xã hội – pháp luật – công nghệ,…
• Xem xét về những vấn đề có thể ảnh hưởng và chi phối đến hệ thống quản lý của chất lượng tổ chức/doanh nghiệp.
• Trọng tâm là phân tích những điểm mạnh, điểm yếu, cơ hội và thách thức của doanh nghiệp khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001.

Việc xác định tốt bối cảnh này sẽ giúp cho tổ chức/doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn, thấu đáo hơn về những vấn đề xung quanh tổ chức.

Xác định yêu cầu của những bên quan tâm

• Yêu cầu của khách hàng, người tiêu dùng cuối cùng.
• Yêu cầu đến từ nhà cung cấp, nhà đầu tư, người lao động.
• Yêu cầu đến từ các cơ quan báo chí truyền thông, cơ quan quản lý, cộng đồng địa phương.

Việc xác định các yêu cầu từ các bên quan tâm này sẽ giúp cho tổ chức/doanh nghiệp xác định phạm vi của hệ thống quản lý chất lượng, các quá trình cần thiết và sự tương tác giữa các quá trình.

Bước 2: Xác định các rủi ro và cơ hội

Việc xác định cơ hội và rủi ro là tương ứng với mỗi quá trình cần phải tiến hành xem xét những yếu tố có thể ảnh hưởng đến kết quả như dự định. Điều này bao gồm những ảnh hưởng tích cực lẫn tiêu cực.

• Ví dụ những rủi ro và cơ hội xuất phát từ bối cảnh tổ chức

• Ví dụ những cơ hội và rủi ro xuất phát từ những mong đợi, nhu cầu của bên quan tâm

• Ví dụ những cơ hội và rui ro xuất phát từ các quá trình

Bước 3: Thực hiện thu thập thông tin

Các tổ chức/doanh nghiệp có thể dựa vào phương pháp 5W1H, để tiến hành việc thu thập thông tin.

• Why: Tại sao cần phải thực hiện quy trình này?
• Who: Ai là người phụ trách chính thực hiện quy trình này và những ai có liên quan?
• Where: Quy trình được diễn ra ở khâu nào ở trong hệ thống quản lý chất lượng?
• What: Những yếu tố hay nguồn lực để triển khai các quy trình này gồm những gì?
• When: Thời gian quy trình này diễn ra và trong bao lâu?
• How: Quy trình này sẽ được triển khai với phương pháp và các bước như thế nào?

Bước 4: Xác định cấu trúc của quy trình

Thông thường, một quy trình ISO đạt chuẩn có cấu trúc như sau:

• Phạm vi và mục đích áp dụng của quy trình
• Tài liệu để tham khảo (thuật ngữ và định nghĩa)
• Trách nhiệm của người hay bộ phận thực hiện quy trình
• Thủ tục, trình tự thực hiện
• Lịch sử của các phiên bản của quy trình (phiên bản số bao nhiêu, ngày biên soạn, ngày phê duyệt,…)

Bước 5: Viết và phê duyệt quy trình

Thành viên của ban ISO là bộ phận chịu trách nhiệm soạn thảo. Khi viết quy trình cần phải đảm bảo các yếu tố như sau:

• Quy trình phải viết ngắn gọn, dễ hiểu
• Không tích hợp chi tiết thừa thãi, gây khó hiểu, hiểu lầm cho người đọc và áp dụng.
• Không quá lạm dụng thuật ngữ chuyên môn.
• Quy trình sau khi viết xong phải được xem xét và nhận góp ý từ các bộ phận liên quan.
• Quy trình được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt trước khi ban hành và áp dụng.

Bước 6: Truyền đạt, phổ biến, đào tạo nội bộ quy trình

Sau khi quy trình ISO 9001 được cấp lãnh đạo cao nhất phê duyệt sẽ ban hành chính thức. Doanh nghiệp cần phải đào tạo nội bộ về quy trình này cho các thành viên liên quan, để quá trình ban hành diễn ra hiệu quả. Việc thực hiện đào tạo nội bộ sẽ đảm bảo cho tất cả các thành viên đều hiểu biết về quy trình và nắm được trách nhiệm, quyền hạn của mình.

Các tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của ISO 9001

Về tài liệu

• Mục tiêu, sổ tay và chính sách chất lượng.
• Sơ đồ tổ chức.
• Trách nhiệm và quyền hạn của mỗi chức danh.

Về hồ sơ

• Kiểm soát tài liệu hồ sơ.
• Trách nhiệm lãnh đạo.
• Quản lý nguồn lực.
• Mua hàng.
• Xác định yêu cầu sản phẩm.
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ.
• Đánh giá trong nội bộ.
• Sự thoả mãn của khách hàng.
• Phân tích các dữ liệu.
• Kiểm soát thiết bị đo.
• Sản phẩm không phù hợp.
• Hành động khắc phục và phòng ngừa.

Một số khó khăn khi áp dụng quy trình ISO 9001

Hầu hết, các tổ chức/doanh nghiệp thường gặp khó khăn trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 là không xác định được quy trình cần xây dựng, không thống kê đầy đủ tài liệu, hồ sơ cần thiết và phân công việc làm chưa phù hợp.

Trên đây là 6 quy trình bắt buộc của ISO 9001 cũng như hướng dẫn cách thiết lập xây dựng, áp dụng hiệu quả. Hy vọng những thông tin này sẽ thật sự hữu ích với doanh nghiệp của bạn.

Phuong.