Xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo quy trình PDCA

Sau đây cùng VCR tìm hiểu xem PDCA là gì ? Xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo quy trình PDCA như thế nào ?

Tổng quan vai trò quy trình PDCA

Trong từng quá trình của doanh nghiệp, quy trình PDCA đều có thể được thực hiện. Nó giúp cho doanh nghiệp chứng minh được khả năng cung cấp các sản phẩm, dịch vụ, nâng cao nhu cầu khách hàng một cách ổn định, đáp ứng yêu cầu luật định và một số yêu cầu liên quan. Từ đó, khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường ngày một nâng cao.

Khái niệm về quy trình PDCA

Vào những năm 1950, Walter Shewhart và Edward Deming đã phát triển và phổ biến quy trình PDCA. Quy trình này là cơ sở quan trọng trong việc hình thành tiêu chuẩn ISO 9001 và những khái niệm về quản lý chất lượng toàn diện – TQM.

PDCA là viết tắt của (Plan – Do – Check – Act)

Quy trình PDCA có những giai đoạn riêng biệt và tuần tự như sau:

• Lập kế hoạch – Plan: Cần xác định vấn đề trước khi lập một kế hoạch để giải quyết nó.
• Thực hiện – Do: Cần thực hiện, hành động để giải quyết vấn đề, sau khi đã lên kế hoạch.
• Kiểm tra – Check: Đo lường, giám sát kết quả thu được trong quá trình thực hiện, rồi phân tích, đánh giá mục tiêu được lập ở bản kế hoạch đạt được không.
• Hành động – Act: Doanh nghiệp có thể đánh giá chính xác về hiệu quả hoạt động từ kết quả việc đo lường, giám sát. Từ đó đưa ra những khuyến nghị cho quy trình hoạt động mới ở trong tương lai, nó sẽ được cải tiến và trở thành tiêu chuẩn mới để phát triển. Doanh nghiệp phải tìm ra được những vấn đề còn tồn đọng để có phương án giải quyết, trong trường hợp quá trình hoạt động không hiệu quả. Sau tất cả các bước này, doanh nghiệp tiếp tục quy trình để cải tiến các quá trình đã hoạch định một cách liên tục.

Khi nào nên áp dụng quy trình PDCA

Từng khâu trong hệ thống sản xuất, quản trị, kinh doanh,… của một doanh nghiệp đều có quy trình này. Nó được áp dụng xuyên suốt trong tất cả các hoạt động, không phụ thuộc vào phạm vi, quy mô, địa lý,… của doanh nghiệp.

Quy trình này giúp mọi doanh nghiệp cải tiến thường xuyên, liên tục, tránh khỏi tình trạng trì trệ.

Sau đây là một số trường hợp doanh nghiệp nên áp dụng quy trình PDCA

• Muốn cải tiến liên tục và có sự thay đổi.
• Có nhu cầu cải tiến các quy trình, sản phẩm và các dịch vụ,…
• Nhu cầu về cắt giảm, tránh việc lãnh phí, điều chỉnh giải pháp.
• Nhu cầu về khảo nghiệm mới hay kiểm soát các dự án.
• Muốn áp dụng một số hệ thống quản lý…

Theo quy trình PDCA, tiêu chuẩn ISO 9001 – hệ thống quản lý chất lượng được xây dựng như thế nào ?

Hiện nay, dựa trên quy trình PDCA, cấu trúc của hầu hết các hệ thống quản lý đều được xây dựng và tiêu chuẩn ISO 9001 cùng không ngoại lệ. Với mỗi quá trình PDCA, các điều khoản của Tiêu chuẩn ISO 9001 được diễn giải như dưới đây:

Lập kế hoạch - Plan

• Trước tiên cần phải xác định bối cảnh tổ chức, hiểu được nhu cầu, mong đợi của bên liên quan có quan tâm, những vấn đề ảnh hưởng đến khả năng đạt được kết quả như mong đợi của hệ thống quản lý chất lượng (4.1 và 4.2 trên hình).
• Tiếp theo, doanh nghiệp cần xác định phạm vi, các quá trình, sự tương tác các quá trình trong hệ thống (4.3 trên hình).
• Sau đó, tập trung, định hướng tổ chức từ việc xác định quyền hạn trách nhiệm, chính sách chất lượng (5.1; 5.2; 5.3 trên hình).
• Cần phải xác định mọi rủi ro cũng như cơ hội ảnh hưởng đến kết quả theo dự định, nhằm đề ra các hành động giải quyết (6.1 trên hình)
• Hoạch định kế hoạch đạt được mục tiêu tại các cấp bộ phận (6.2 trên hình), những thay đổi nhằm hỗ trợ việc cải tiến liên tục (6.3 trên hình).
• Xác định những cách thức cần thiết cung cấp nguồn lực (7.1; 7.2 trên hình) bước tiếp theo là thiết lập, duy trì, cải tiến hệ thống quản lý,…doanh nghiệp cần thực hiện.
• Dựa vào cơ sở tư duy, sự rủi ro, yêu cầu tiêu chuẩn, mức độ phức tạp của các quá trình, Doanh nghiệp văn bản hoá các quá trình, tiêu chí, trách nhiệm bằng: biểu đồ, lưu đồ, đồ hoạ, văn bản, phương tiện nghe nhìn v.v… (7.5 trên hình)

Doanh nghiệp cần đặt ra các câu hỏi như sau, để lên kế hoạch được tốt hơn

• Vấn đề cốt lõi mà doanh nghiệp cần giải quyết là gì ?
• Để tìm hiểu vấn đề, nguyên nhân gốc rễ để giải quyết thì cần những thông tin gì ?
• Giải pháp đó có khả thi để thực hiện không ?
• Để thực hiện giải pháp thì cần và có những nguồn lực nào ?
• Hiệu quả của việc giải quyết vấn đề sẽ đo đếm ra sao ?

Thực hiện - Do

Để đáp ứng những yêu cầu về cung cấp sản phẩm, dịch vụ cần tuần thủ nguyên tắc tiếp cận theo quá trình. Tiếp đó, thực hiện giải quyết rủi ro đã xác định. Các doanh nghiệp cần phải:

• Xác định, xem xét những yêu cầu liên quan đến sản phẩm, dịch vụ (8.2 trên hình)
• Kiểm soát thiết kế phát triển sản phẩm, dịch vụ, kể cả sự thay đổi (8.3 trên hình)
• Thực hiện các biện pháp, kiểm soát các quá trình, sản phẩm, dịch vụ mà bên ngoài cung cấp (8.4 trên hình)
• Kiểm soát các hoạt động cung cấp, sản xuất, bàn giao sản phẩm, dịch vụ (8.5 và 8.6 trên hình)
• Giải quyết những dịch vụ hay sản phẩm không phù hợp (8.7 trên hình).

Doanh nghiệp nên kết hợp các câu hỏi như sau để thực hiện tốt.

• Những yêu cầu nào cần thiết đối với sản phẩm, dịch vụ ?
• Quá trình của doanh nghiệp cần những chuẩn mực nào ?
• Tiêu chí việc chấp nhận, thông qua sản phẩm vào dịch vụ ?
• Để đạt được các yêu cầu cần cung cấp nguồn lực gì ?
• Để kiểm soát quá trình, sản phẩm cần nguồn lực gì ?

Kiểm tra - Check

• Nhằm đảm bảo các dịch vụ và sản phẩm đáp ứng các yêu cầu như hoạch định, các doanh nghiệp cần theo dõi, đo lường, phân tích, đánh giá kết quả hoạt động, tính hiệu lực, sự thoả mãn của khách hàng (9.1 trên hình).
• Cách thức để đánh giá tính hiệu lực cũng như hiệu quả của hệ thống quản lý chất lượng là đánh giá nội bộ (9.2 trên hình)
• Hoạt động xem xét của lãnh đạo (9.3) đánh giá tất cả các dữ liệu thu thập được để đưa ra các quyết định và hành động cải tiến, giải quyết các vấn đề.

Các doanh nghiệp nên kết hợp các câu hỏi sau để đánh giá, đo lường tốt.

• Cần phải theo dõi, đo lường những gì ? ( hành động xử lý các rủi ro cơ hội, kết quả hoạt động, hiệu quả của các quá trình, sự phù hợp của sản phẩm,…)
• Phương pháp theo dõi, đo lường, phân tích như thế nào ?
• Thực hiện việc theo dõi, đo lường khi nào ?
• Xem xét, đánh giá số liệu từ hoạt động theo dõi đo lường diễn ra khi nào…?

Hành động - Act

• Cải tiến là hành động rất cần thiết để giải quyết mọi vấn đề được tìm thấy trong quá trình theo dõi, đo lường “kiểm tra” (10.1 và 10.3 trên hình)
• 10.2 trên hình là các hoạt động giải quyết, khắc phục loại bỏ nguyên nhân của sự không phù hợp tiềm ẩn và trên thực tế. Ở đây, hành động như bước tiếp theo đặt nền móng cho một vòng quay quy trình PDCA ở mức độ lớn, các yêu cầu cao hơn.

Để hành động tốt, các doanh nghiệp nên kết hợp các câu hỏi sau:

• Ở hiện tại, tương lai đối với sản phẩm, dịch vụ,… nhu cầu mong đợi là gì ?
• Phân tích, khắc phục, hạn chế, phòng ngừa, loại trừ những ảnh hưởng của sự không phù hợp như thế nào ?
• Phương thức để xem xét tính hiệu quả, hiệu lực của các hành động khắc phục ra sao ?
• Phương thức cải tiến hiệu quả, hiệu lực của hệ thống quản lý chất lượng như thế nào ?

Việc áp dụng quy trình PDCA vào ISO 9001 nhằm mục tiêu xem nó là một công cụ phòng ngừa rủi ro, tận dụng cơ hội, hướng tới việc tiết kiệm thời gian, tiền bạc và cải tiến. Vì vậy, doanh nghiệp có thể tồn tại, phát triển, cạnh tranh trên thị trường ngày càng khốc liệt, thông qua hoạt động cải tiến.

Lợi ích chu trình PDCA mang lại

• Giúp các cơ sở, doanh nghiệp cải tiến liên tục, đạt mục tiêu đề ra
• Theo dõi, kiểm soát hoạt động sản xuất, mua bán, kinh doanh toàn diện
• Khuyến khích các doanh nghiệp có sự thay đổi quản lý hiệu quả hơn
• Duy trì hiệu lực cho hoạt động giám sát
• Nâng cao khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường

Trên đây là những thông tin về việc xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001:2015 theo quy trình PDCA, hi vọng qua bài viết sẽ giúp bạn có được nhiều thông tin bổ ích.

Phuong.