Danh mục tài liệu tiêu chuẩn ISO 9001 phiên bản 2015

Để áp dụng được ISO 9001:2015, ngoài việc phải xây dựng một kế hoạch cụ thể, chi tiết thì phải có rất nhiều tài liệu cần thiết. Đây là một trong những yếu tố quan trọng giúp hệ thống ISO 9001:2015 được vận hành tốt.

Sau đây cùng VCR tìm hiểu xem danh mục tài liệu ISO 9001: 2015 nhé !

Phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001

ISO 9001 là một tiêu chuẩn quốc tế công nhận việc quản lý chất lượng của các doanh nghiệp, áp dụng cho quá trình tạo ra, kiểm soát các dịch vụ/sản phẩm của tổ chức cung cấp, quy định kiểm soát có hệ thống những hoạt động, nhằm đảm bảo nhu cầu và mong đợi của khách hàng được đáp ứng.

ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn này, được ban hành và có hiệu lực áp dụng cho toàn thế giới từ ngày 15 tháng 9 năm 2015. TCVN 9001:2015 ở Việt Nam giống với phiên bản ISO 9001:2015 trên thế giới.

Một số nội dung cần chú trọng trong tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn này như một hệ thống những quy tắc, tiêu chuẩn được ISO thảo luận và công bố cho toàn thế giới.

Để có thể áp dụng nó vào doanh nghiệp thì các tổ chức đó cần phải nắm vững một số nội dung sau:

• Chu trình PDCA
• Nguyên tắc quản lý chất lượng
• Nội dung từ khoản 1 đến khoản 10

Những lợi ích khi áp dụng ISO 9001:2015

Tiêu chuẩn ISO 9001 được sử dụng phổ biến trong nhiều tổ chức và doanh nghiệp trên toàn thế giới. Với phiên bản mới nhất của tiêu chuẩn này sẽ mang lại một số những lợi ích sau:

• Chất lượng dịch vụ và sản phẩm được nâng cao
• Tăng cường sự tin cậy, tín nhiệm của khách hàng
• Tiết kiệm chi phí, đồng thời tăng năng suất
• Nâng cao, phát triển năng lực, trình độ, kỹ năng,… của đội ngũ nhân viên
• Tăng khả năng thích ứng với những sự thay đổi.

Danh mục tài liệu ISO 9001:2015 mang lại lợi ích gì?

Việc thiết lập, lưu trữ các danh mục tài liệu ISO 9001 có sự ảnh hưởng không nhỏ tới sự thành công của hệ thống ISO 9001. Cụ thể

• Là cơ sở để chứng minh hoạt động kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp
• Đánh giá mức độ hiệu quả kinh doanh của tổ chức/doanh nghiệp, từ đó có định hướng phát triển
• Là bằng chứng cung cấp cho những bên liên quan, bên có thẩm quyền.
• Để lưu trữ tài liệu nhân viên
• Lưu trữ những tài liệu quan trọng của tổ chức/doanh nghiệp
• Là cơ sở, căn cứ để đào tạo nhân viên mới.

Yêu cầu cơ bản của tài liệu ISO 9001:2015

Khi xây dựng hệ thống tài liệu ISO, doanh ngiệp phải ban hành một số tài liệu sau:

• Phạm vi QMS (khoản 4.3)
• Chính sách chất lượng (điều 5.2)
• Mục tiêu chất lượng doanh nghiệp hướng tới (điều 6.2)
• Tiêu chí đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp (điều 8.4.1)
• Sáu quy trình cơ bản bao gồm:
• Quy trình đánh giá nội bộ
• Quy trình kiểm soát hồ sơ
• Quy trình kiểm soát tài liệu
• Quy trình kiểm soát sản phẩm không phù hợp trong quá trình sản xuất
• Quy trình hành động khắc phục những điểm yếu
• Quy trình hành động phòng ngừa những rủi ro

Danh mục tài liệu theo yêu cầu tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Theo ISO 9001:2015, doanh nghiệp cần thực hành, áp dụng các loại tài liệu sau khi đã thống nhất xây dựng hệ thống quản lý chất lượng. Bao gồm:

• Hồ sơ, tài liệu đánh giá dịch vụ, sản phẩm
• Hồ sơ, tài liệu đào tạo kỹ năng, trình độ, chuyên môn, kinh nghiệm nhân sự
• Tài liệu về yếu tố đầu vào thiết kế, phát triển tổ chức, doanh nghiệp
• Theo dõi, kiểm tra các hồ sơ, tài liệu về thiết bị
• Ghi lại đánh giá đầu ra thiết kế, phát triển
• Biên bản thực hiện việc thay thế thiết kế và phát triển của doanh nghiệp
• Hồ sơ, tài liệu thiết kế, kiểm soát phát triển
• Tài liệu thiết kế, đầu ra phát triển
• Tài liệu kiểm soát sự thay đổi cung cấp dịch vụ, hàng hóa
• Kết quả giám sát và công tác đo lường
• Đặc điểm chi tiết của sản phẩm, dịch vụ được sản xuất và cung cấp
• Bản ghi sự phù hợp của dịch vụ/sản phẩm với các tiêu chí được chấp nhận
• Bản ghi kết quả đầu ra không phù hợp
• Chương trình kiểm soát nội bộ
• Kết quả hành động khắc phục
• Kết quả rà soát quản lý hệ thống

Danh mục tài liệu không bắt buộc

Những danh mục tài liệu không có tính bắt buộc nhưng cũng cần có chuẩn bị, bao gồm:

• Quy trình thực hiện việc giám sát, bảo trì thiết bị và thiết bị đo
• Thủ tục xác định bối cảnh tổ chức/doanh nghiệp và bên liên quan
• Thủ tục thẩm quyền, đào tạo, năng lực và nhận thức
• Thủ tục kiểm soát tài liệu, hồ sơ và bản ghi
• Quy trình thực hiện bán hàng
• Thủ tục về kho bãi
• Thủ tục thiết kế và phát triển của tổ chức
• Thủ tục giải quyết rủi ro và cơ hội (trong khoản 6.1)
• Thủ tục giám sát, đánh giá sự hài lòng của khách hàng
• Thủ tục sản xuất, cung cấp dịch vụ
• Thủ tục quản lý các điểm không phù hợp và những biện pháp khắc phục
• Thủ tục rà soát hệ thống quản lý
• Thủ tục kiểm toán nội bộ tổ chức/doanh nghiệp

Những lưu ý về các danh mục tài liệu của tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Thông tin dạng văn bản

“Dạng văn bản” sẽ có nhiều người nghĩ là tài liệu dưới dạng giấy tờ. Nhưng thực tế, ISO 9001:2015, tài liệu có thể dưới phương tiện không nhất thiết là văn bản như là: giấy tờ, ảnh chụp, điện tử, máy tính hay mẫu tổng thể

Tuy là dạng văn bản giấy tờ phổ biến, thông dụng nhất nhưng tùy vào điều kiện của mỗi doanh nghiệp mà có thể sử dụng các dạng thông tin văn bản như đã nêu trên.

Thông tin được lập thành văn bản

Những thông tin dạng văn bản được dùng nhiều trong các tổ chức, doanh nghiệp như một hình thức liên lạc, sử dụng làm bằng chứng cho các cuộc đánh giá. Theo ISO 9001:2015, thông tin dạng văn bản cần đáp ứng các mục tiêu sau đây:

• Truyền đạt thông tin: tài liệu phải có khả năng truyền đạt thông tin liên quan tới những hệ thống, quy trình của tổ chức/doanh nghiệp và các bước cần thực hiện.
• Bằng chứng về sự phù hợp: tiêu chuẩn ISO 9001:2015 đưa ra yêu cầu các tổ chức/doanh nghiệp cần phải có tài liệu để thể hiện doanh nghiệp đã đáp ứng các nhu cầu của tiêu chuẩn này.
• Chia sẻ kiến thức: các tài liệu phải được xây dựng sao cho nhân viên của doanh nghiệp phải hiểu được nội dung.
• Bảo tồn các kinh nghiệm của tổ chức: tài liệu được dùng như lịch sử của doanh nghiệp.

Cách kiểm soát danh mục tài liệu ISO 9001:2015

Bảo quản tài liệu

• Tiến hành lưu trữ tài liệu dưới dạng file, bìa cứng.
• Dựa vào loại tài liệu, thời gian và khách hàng để phân loại. Ghi rõ tên file và màu khác nhau cho từng loại tài liệu để phân biệt.
• Những loại tài liệu cần lưu trữ thời gian dài hay số lượng lớn thì có thể chọn lưu trữ tại các kho thông tin.
• Các tài liệu phải được kiểm soát nhằm đảm bảo có thể tìm kiếm khi cần nhưng vẫn phải đảm bảo tính bảo mật.
• Tổ chức hay doanh nghiệp cần có cách lưu trữ hồ sơ, bảo mật tài liệu riêng.

Sử dụng và lưu trữ tài liệu

• Giới hạn rõ ràng các bộ phận/phòng ban có quyền truy cập, sử dụng tài liệu phục vụ cho mục đích công việc.
• Xác định thời gian lưu trữ tùy theo từng loại tài liệu để đảm bảo các hoạt động đánh giá nội bộ đánh giá chứng nhận định kỳ.
• Khi hồ sơ hết hạn sẽ tiến hành việc hủy tài liệu. Với tài liệu nội bộ doanh nghiệp sử dụng phương pháp cắt nhỏ hoặc đốt. Còn tài liệu thông thường có thể chuyển nhượng hoặc cắt nhỏ.

Bài viết trên VCR đã khái quát về danh mục tài liệu của ISO 9001:2015, từ đó giúp cho các doanh nghiệp có cái nhìn rõ hơn về tiêu chuẩn cũng như áp dụng ISO 9001 trong đơn vị mình một cách chuẩn xác và hiệu quả hơn.

Phuong.