PDCA là gì? Chu trình PDCA hoạt động như thế nào?

Trong bài viết này, Thiết bị phòng sạch VCR sẽ giới thiệu tới bạn về chu trình PDCA và những ưu điểm mà nó mang lại cho doanh nghiệp.

PDCA là gì?

PDCA là gì?

PDCA là cụm từ viết tắt của 4 công việc:

• Plan - Lập kế hoạch
• Do - Triển khai kế hoạch
• Check - Đánh giá kết quả triển khai kế hoạch
• Act - Thay đổi, cải tiến

Đây là 4 bước của một quy trình khép kín nhằm giúp doanh nghiệp, tổ chức cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như thúc đẩy tính cải tiến liên tục.

Chu trình PDCA

Chu trình PDCA trong tiếng Anh là PDCA Cycle. Chu trình PDCA còn được gọi là vòng tròn chất lượng, hay vòng tròn DEMING.

Với hình ảnh một đường tròn lăn trên một mặt phẳng nghiêng (theo chiều kim đồng hồ), chu trình PDCA cho thấy thực chất của quá trình quản lý chất lượng là sự cải tiến liên tục và không bao giờ ngừng. Trên thực tế việc thực hiện chu trình PCDA phức tạp hơn nhiều so với tên của nó. Tuy nhiên, chu trình PDCA là nền tảng cho các chu trình cải tiến trong ISO 9001. Khi một tổ chức thực hiện được chu trình PDCA cũng sẽ làm chủ được hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001.

Lịch sử phát triển của PDCA

Chu trình PDCA được Tiến sĩ Deming giới thiệu cho người Nhật trong những năm 1950. Mặc dù lúc đầu ông gọi là Chu trình Shewart để tưởng nhớ Tiến sĩ Walter A. Shewart - người tiên phong trong việc kiểm tra chất lượng bằng thống kê ở Mỹ từ những năm cuối của thập niên 30. Tuy nhiên Người Nhật lại quen gọi nó là chu trình Deming hay vòng tròn Deming.

PDCA được sử dụng khi nào?

Chu trình PDCA được dùng khi:

• Bắt đầu một dự án cải tiến mới
• Phát triển mới hoặc cải tiến một quy trình, một sản phẩm, dịch vụ
• Xác định một quy trình lặp đi lặp lại
• Lập kế hoạch thu thập, phân tích dữ liệu để xác minh và ưu tiên các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc
• Thực hiện bất kỳ một thay đổi nào
• Làm việc với xu hướng cải tiến liên tục

Tuy nhiên, việc thực hiện chu trình PDCA đòi hỏi nhiều thời gian và nguồn lực. Do đó, phương pháp này không phải là cách tiếp cận phù hợp để giải quyết các vấn đề cấp bách hoặc các nhiệm vụ đòi hỏi sự sáng tạo và nhanh nhẹn.

Ý nghĩa của PDCA

Áp dụng chu trình PDCA có thể đem lại một số lợi ích đáng kể cho doanh nghiệp. Có thể coi đây là một trong những công cụ quản lý phổ biến và hiệu quả nhất hiện nay:

• Cải tiến quy trình hoạt động kinh doanh, hướng tới mục tiêu đã đề ra
• Chỉ đạo, điều hành tổ chức, hoạch định chiến lược
• Kiểm soát, theo dõi hoạt động kinh doanh một cách tối ưu và hiệu quả
• Có thể áp dụng được trong nhiều hệ thống quản lý như ISO 9001, ISO 22000, ISO 14001…
• Tăng năng suất lao động của các thành viên trong doanh nghiệp
• Hiệu quả trong làm việc nhóm
• Tăng tính cạnh tranh với đối thủ trên thị trường

Đặc điểm của chu trình PDCA

Ưu điểm

Bằng cách áp dụng chu trình PDCA có thể giúp doanh nghiệp thuận lợi hơn trong quá trình kinh doanh cũng như tiết kiệm được đáng kể chi phí:

• Tính linh hoạt: PDCA có thể được áp dụng trong nhiều môi trường và quy trình kinh doanh khác nhau: quản lý dự án, quản trị rủi ro, quản lý tài nguyên...
• Sự đơn giản: chu trình PDCA khá đơn giản và rõ ràng, nên doanh nghiệp có thể dễ dàng ứng dụng để cải tiến quy trình hoạt động một cách hiệu quả

Nhược điểm

• Quá trình thực hiện phức tạp: chu trình PDCA sẽ được chia thành các công đoạn nhỏ hơn để thực hiện, làm cho tiến độ thực hiện bị dồn lại, ảnh hưởng tới một số công đoạn khác. Đây chưa phải là phương án tối ưu đối với các công việc có tính cấp bách
• Tính cam kết: PDCA yêu cầu doanh nghiệp phải thực hiện trong một quá trình liên tục. Doanh nghiệp phải có sự cam kết và tận tâm mới có thể áp dụng nó một cách hiệu quả

Chu trình PDCA hoạt động như thế nào?

Bước 1: Thiết lập kế hoạch (Plan)

Khi lập kế hoạch cho bất cứ một công việc hay hoạt động gì, doanh nghiệp cũng cần xác định những yếu tố sau:

• Xác định vấn đề cần giải quyết hoặc phòng ngừa.
• Xác định mục tiêu cụ thể của việc lập kế hoạch.
• Xác định các hành động, quy trình cần thực hiện để đạt được những mục tiêu được đặt ra.
• Xác định các nguồn lực cần thiết để thực hiện các hành động, quy trình đó.

Bước 2: Triển khai kế hoạch (Do)

Trước tiên, doanh nghiệp cần phải phổ biến về kế hoạch tới cho các cá nhân/ bộ phận có liên quan. Sau đó, căn cứ vào nội dung cụ thể trong bản kế hoạch, doanh nghiệp bắt đầu triển khai các công việc vào trong thực tế. Đồng thời, ghi lại những dữ liệu, thông tin thu thập được trong quá trình thực hiện. Đây chính là cơ sở phục vụ hoạt động đánh giá trong tương lai.

Bước 3: Đánh giá kết quả của kế hoạch (Check)

Tại bước này, doanh nghiệp cần tổ chức một cuộc đánh giá để kiểm tra, xác nhận tiến độ hoàn thành cùng kết quả công việc trong thực tế so với những chỉ tiêu được đặt ra trong kế hoạch.

Đồng thời, việc đánh giá cũng nhằm mục đích phát hiện các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Từ đó, tìm hiểu nguyên nhân và mức độ ảnh hưởng của chúng để có những biện pháp khắc phục phù hợp.

Bước 4: Hành động cải tiến (Act)

Căn cứ vào các khó khăn, vấn đề được nhận định từ hoạt động đánh giá, doanh nghiệp cần thiết lập các biện pháp ngăn ngừa và khắc phục sao cho phù hợp và đảm bảo có hiệu quả. Đồng thời, cập nhập lại các thông tin này lại vào kho dữ liệu để có căn cứ áp dụng vào các hoạt động/ dự án trong tương lai.

Quy trình PDCA trong hệ thống quản lý chất lượng

Lên kế hoạch - Plan

Doanh nghiệp nên có một chu trình lập kế hoạch hàng năm như kế hoạch sản xuất kinh doanh bao gồm: tầm nhìn/ nhiệm vụ, chính sách chất lượng, mục tiêu hoạt động, ngân sách, kế hoạch bảo dưỡng, các tiêu chuẩn, sự kiện quan trọng và giới thiệu sản phẩm/ thị trường/ quá trình mới. Đây là những yếu tố cần được lên kế hoạch. ISO 9001 đưa ra các yếu tố hoạch định trên trong 7 mục.

• Duy trì hệ thống quản lý chất lượng (QMS)
• Tài liệu hệ thống quản lý chất lượng
• Trách nhiệm lãnh đạo
• Quản lý nguồn lực
• Hoạch định việc tạo sản phẩm
• Kiểm soát thiết bị theo dõi và đo lường
• Hành động phòng ngừa

Thực hiện kế hoạch - Do

Các bước Thực hiện diễn ra thường xuyên hơn, có thể trong chu kỳ hàng tháng nó tạo ra các dữ liệu để đo lường và phân tích và được xem như kết quả của việc thực hiện kế hoạch hàng năm. Việc Thực hiện tập trung nhiều trong Mục 7 – Tạo sản phẩm. Hầu hết các hồ sơ của hệ thống ISO tại doanh nghiệp được tạo ra trong các quá trình tại mục 7.

• Năng lực và Đào tạo
• Thiết kế và phát triển
• Mua hàng
• Sản xuất và cung cấp dịch vụ

Kiểm tra dữ liệu - Check

Khi có dữ liệu từ bước thực hiện, bạn cần tiến hành phân tích và nghiên cứu dữ liệu. Chúng ta không chỉ kiểm tra để xem các bước thực hiện đã hoàn thành hay chưa hoặc kiểm tra xem dữ liệu đã đầy đủ hay chưa. Mà cần phân tích và tìm hiểu xem dữ liệu muốn nói gì với chúng ta thông qua việc chuyển đổi dữ liệu thành thông tin.

Tiêu chuẩn ISO 9001 xác định rõ những quá trình kiểm tra khác nhau, như là chu trình đo lường và phân tích để định rõ tổ chức tiến hành kế hoạch năm đạt như thế nào.

• Xem xét của lãnh đạo
• Theo dõi và đo lường
• Sự thỏa mãn của khách hàng
• Đánh giá nội bộ
• Phân tích dữ liệu

Hành động - Act

Hành động được thực hiện không chậm trễ nhằm loại bỏ những thiếu sót, được xác định thông qua việc đo lường, phân tích giữa các kế hoạch năm và hồ sơ dữ liệu trong thực tế. Tất nhiên có yếu tố Hành động trong sự xem xét của lãnh đạo vì sau khi chúng ta xem xét các yếu tố đầu vào cần thiết, chúng ta có nghĩa vụ phải phân công tới từng cá nhân để thực hiện các hành động khắc phục cần thiết (cũng có thể bao gồm các hành động phòng ngừa)

Tiêu chuẩn ISO 9001 yêu cầu có hành động rõ ràng như cô lập sản phẩm không phù hợp, thực hiện hành động khắc phục và có thể cả hành động phòng ngừa.

• Sản phẩm không phù hợp
• Hành động khắc phục
• Hành động phòng ngừa

PN