Đánh giá nội bộ là gì ? Quy trình đánh giá nội bộ 6 bước theo tiêu chuẩn ISO 9001:2015

Vậy đánh giá nội bộ là gì? Quy trình các bước thực hiện đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001 để cải tiến như thế nào?

Cùng Thiết bị phòng sạch VCR tìm hiểu qua bài viết sau đây nhé !

1. Đánh giá nội bộ là gì?

Đánh giá nội bộ là một hoạt động không thể thiếu mà các tổ chức hay doanh nghiệp phải thực hiện theo định kỳ, nó được dựa trên hệ thống quản lý chất lượng (QMS) và tiêu chuẩn ISO.

Đánh giá nội bộ còn gọi là đánh giá bên thứ nhất, tổ chức tự thực hiện hoặc dùng danh nghĩa tổ chức để thực hiện đánh giá hệ thống quản lý của mình, với mục đích là xem xét việc quản lý nội bộ có phù hợp với yêu cầu của tổ chức không

Ngoài ra còn có đánh giá của:

• Bên thứ hai: thường là đánh giá của khách hàng hay bên được khách hàng ủy quyền, cơ quan quản lý. Nhằm xác định khả năng đáp ứng yêu cầu của hệ thống quản lý ở tổ chức để có thể giao dịch hoặc chấp nhận.
• Bên thứ 3: là đánh giá của tổ chức chứng nhận, nhằm xác nhận hệ thống quản lý của tổ chức phù hợp với các yêu cầu, cấp nhận giấy chứng nhận để tuyên bố rằng tổ chức đó thực hiện hệ thống quản lý phù hợp với các yêu cầu tiêu chuẩn.

Việc đánh giá nội bộ thường được tổ chức 1 lần/1 năm.

2. Mục đích của việc đánh giá nội bộ

Mục đích của việc này là để đánh giá được tính hiệu quả hệ thống quản lý chất lượng của tổ chức, doanh nghiệp. Công việc này sẽ giúp…

• Nâng cao chất lượng, đảm bảo việc tuân thủ các yêu cầu tiêu chuẩn, quy định của nội bộ về quy mô hoạt động, chất lượng sản phẩm,… cũng như những yêu cầu của khách hàng. So với chuẩn mới đánh giá, xác định mức độ phù hợp của một phần hệ thống hoặc cả hệ thống quản lý.
• Đánh giá năng lực, hiệu quả hoạt động của hệ thống quản lý chất lượng ISO nhằm đảm bảo sự phù hợp với những yêu cầu của pháp luật hay các yêu cầu khác...
• Tìm ra được những sai sót, rủi ro để có cơ hội cải tiến hoàn thiện hơn.
• Chuẩn bị sẵn sàng các hồ sơ, thủ tục cho bên đánh giá thứ ba đánh giá.
• Duy trì nhận thức về ISO cho tất cả nhân viên trong tổ chức, doanh nghiệp. Không những khẳng định được uy tín, độ tin cậy của khách hàng, đối tác trong vấn đề kinh doanh mà còn có vị thế, đẳng cấp,… của tổ chức, doanh nghiệp.

3. Những quy trình đánh giá nội bộ của một doanh nghiệp theo tiêu chuẩn ISO

Đây là một công việc quan trọng nên sẽ được chia ra từng bước cho việc đánh giá nội bộ đến các phòng ban cụ thể. Sau đây là 6 bước chi tiết về quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO.

Bước 1: Đề xuất, lập kế hoạch đánh giá

Đây là bước đầu tiên trong quy trình đánh giá nội bộ, tổ chức hoặc doanh nghiệp phải xác định được những yếu tố sau:

• Các yêu cầu của tổ chức cần được xác định đầy đủ, cung cấp những thông tin chính xác cho đầu vào của quá trình.
• Xác định nguồn lực cần thiết để thực hiện hoạt động
• Xác định mức độ khả thi cuộc đánh giá đó
• Lên các kế hoạch, xác định các biện pháp để đảm bảo cung cấp đủ nhân viên có năng lực thực hiện việc đánh giá

Bước 2: Chuẩn bị cuộc đánh giá

Đây là một công việc cũng không thể thiếu và lãnh đạo cần thực hiện một số công việc sau:

• Xác định, thành lập ban lãnh đạo để thực hiện việc đánh giá nội bộ
• Chuẩn bị, xem xét các kế hoạch cũng như tài liệu chuẩn bị đánh giá
• Phân công nhóm để đánh giá: các tổ trưởng ở mỗi tổ được chỉ định để báo cáo đánh giá nội bộ theo một biểu mẫu nhất định.
• Phân chia phạm vi đánh giá cũng như chỉ rõ trách nhiệm cụ thể ở mỗi bộ phận trong tổ chức, doanh nghiệp.
• Lãnh đạo thường trực cần phải quy định việc phê duyệt đánh giá nội bộ.
• Thời gian của việc đánh giá này cần quy định rõ ràng, thông báo cho tất cả cán bộ doanh nghiệp hoặc nơi được đánh giá trước 3 ngày kể từ ngày chuẩn bị thực hiện việc đánh giá nội bộ.

Bước 3: Thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ

Việc thực hiện đánh giá nội bộ được tóm gọn lại như sau:

• Một là, họp mở đầu
• Hai là, cần phải xem xét các tài liệu, thông tin trong lúc thực hiện đánh giá.
• Ba là, phân công rõ ràng vai trò và trách nhiệm của người quan sát
• Bốn là, thu thập, xác nhận các thông tin
• Năm là, chuẩn bị kết quả đánh giá
• Cuối cùng là cuộc họp kết thúc.

Bước 4: Chuẩn bị, lập báo cáo kết quả đánh giá nội bộ rõ ràng, đầy đủ và phân phối tới những bộ phận có liên quan.

Việc đánh giá nội bộ phải được thực hiện minh bạch và cần xác định được những điểm yếu, sai sót cần khắc phục, giải quyết, cải thiện hay không. Chính vì thế, cần phải viết báo cáo rõ ràng, chi tiết để gửi đến bộ phận liên quan và theo dõi thông tin dễ dàng, lâu dài hơn.

Bước 5: Hoàn thành việc đánh giá và lưu trữ lại hồ sơ

Sau khi đã thực hiện đủ các bước trên thì cuối cùng các thông tin như kế hoạch, chuẩn bị, kết quả, báo cáo đánh giá nội bộ cần được lưu trữ lại toàn bộ trong một bộ hồ sơ nhất định.

Bước 6: Hoạt động theo dõi, đo lường và cải thiện sau đánh giá

Các tổ chức hay doanh nghiệp phải xác định được

• Điều gì cần đo lường và theo dõi
• Những phương pháp đo lường và theo dõi hiệu quả
• Khi nào cần phải làm những việc này

Theo dõi, đo lường và cải thiện là các bước rất cần thiết. Sẽ không dừng lại ở bước đánh giá và cải thiện mà phải đảm bảo các vấn đề được khắc phục là điều chú trọng. Ngoài ra, còn phải thực hiện việc đo lường, nhằm xem xét kết quả có như mong đợi không. Liên tục xem xét lại các quá trình nhằm theo dõi, đo lường và cải thiện để phát triển hơn trong tương lai.

4. Khi đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO sẽ có những nguyên tắc sau

Thông thường khi thực hiện việc đánh giá sẽ có 6 nguyên tắc cơ bản như sau:

• Nguyên tắc 1: Tính toàn vẹn: nền tảng của tính chuyên nghiệp
• Nguyên tắc 2: Trình bày trung thực: Nghĩa vụ báo cáo trung thực và chính xác
• Nguyên tắc 3: Đánh giá chuyên nghiệp: Có trách nhiệm và có suy xét trong đánh giá
• Nguyên tắc 4: Bảo mật: Bảo mật thông tin có được trong quá trình đánh giá
• Nguyên tắc 5: Độc lập: Cơ sở cho tính công bằng của cuộc đánh giá và tính khách quan của kết luận đánh giá
• Nguyên tắc 6: Tiếp cận dựa trên bảng chúng: Phương pháp hợp lý để đạt được kết luận đánh giá đáng tin cậy.

Việc tuân thủ những nguyên tắc trên được xem là điều kiện tiên quyết đảm bảo các kết luận từ cuộc đánh giá là chính xác, đầy đủ, khách quan.

5. Chính sách đánh giá nội bộ

Chính sách đánh giá nội bộ thường sẽ được cấp lãnh đạo xây dựng. Lập kế hoạch, hướng dẫn, tổ chức, phối hợp, thực hiện hoạt động đánh giá nội bộ hiệu quả nhằm đạt được những mục tiêu đã đặt ra cho việc đánh giá nội bộ.

Trưởng nhóm: thực hiện họp khai mạc, họp kết thúc (tức là trước và sau khi đánh giá)

Trưởng phòng các ban của bên được đánh giá có trách nhiệm là tham dự cuộc họp khai mạc và họp kết thúc.

Đánh giá viên: lập kế hoạch để đánh giá căn cứ vào tình trạng, tầm quan trọng của quá trình, khu vực được đánh giá cũng như kết quả đánh giá lần trước. Bên cạnh đó họ phải được đào tạo, độc lập với hoạt động được đánh giá.

Đại diễn lãnh đạo cần theo dõi, giám sát lập kế hoạch, thực hiện việc đánh giá nội bộ.

6. Kế hoạch đánh giá nội bộ

Một trong các phương thức cho việc lập kế hoạch đánh giá như sau:

• Một là, đánh giá theo công việc cụ thể:

Đánh giá tập trung vào quá trình/hoạt động liên quan đến công việc cụ thể.

Ví dụ: dự án/hợp đồng/kế hoạch để đạt được mục đích hoặc yêu cầu nhất định

• Hai là, đánh giá theo chức năng và bộ phận.

Đánh giá tập trung vào quá trình/hoạt động thực hiện tại đơn vị/phòng ban.

• Ba là, đánh giá theo hạng mục quy định trong tiêu chuẩn ISO 9001:2015
• Bốn là, kết hợp các phương pháp trên.

Kết hợp hai hoặc nhiều phương pháp đánh giá trên (công việc cụ thể và hạng mục hoặc chức năng và hạng mục)

7. Đào tạo chuyên gia đánh giá viên nội bộ

Việc huấn luyện, đào tạo ra các đánh giá viên nội bộ là một quá trình cần làm và nên làm trong việc đánh giá nội bộ theo định kì của tổ chức hay doanh nghiệp. Có nhiều giai đoạn khác nhau trong đào tạo, cụ thể như sau:

• Giai đoạn 1: Hiểu các nguyên tắc về quản lý (Hiểu và diễn giải các yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001)
• Giai đoạn 2: Hiểu các hoạt động của hệ thống quản lý trong tổ chức
• Giai đoạn 3: Đào tạo đánh giá nội bộ

Trên đây, VCR đã trình bày, cung cấp những thông tin, nội dung liên quan đến quy trình đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO tới bạn đọc. Hi vọng nó sẽ phần nào giúp cho tổ chức hay doanh nghiệp của bạn trong việc vận hành và áp dụng tiêu chuẩn ISO hoạt động hiệu quả, bền vững.

Phuong.