Tư vấn tiêu chuẩn ISO 9001 – Hệ thống quản lý chất lượng

Tiêu chuẩn ISO là gì ?

ISO là tên viết tắt của International Organization for Standardization, là một tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, nó xây dựng nhiều tiêu chuẩn cho các dịch vụ, sản phẩm,… nhằm nâng cao hiệu quả , hiệu suất cho các tổ chức, doanh nghiệp.

Tiêu chuẩn ISO 9001 là gì ?

ISO 9001 là một hệ thống quản lý chất lượng sản phẩm, nó được công nhận trên toàn thế giới. Một tổ chức hay doanh nghiệp đạt được chứng nhận này sẽ chứng minh được đơn vị của mình đã triển khai hệ thống quản lý chất lượng đạt hiệu quả và đáp ứng tốt các yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 từ khi ra đời đến nay đã có 5 phiên bản như sau:

• Tiêu chuẩn ISO 9001:1987
• Tiêu chuẩn ISO 9001:1994
• Tiêu chuẩn ISO 9001:2000
• Tiêu chuẩn ISO 9001:2008
• Tiêu chuẩn ISO 9001:2015 (phiên bản mới nhất, được ban hành vào 15/9/2015)

Với phiên bản mới nhất năm 2015 được xem là hiệu quả nhất, phù hợp với thời đại với việc ứng dụng những công nghệ mới, việc đa dạng hóa trong kinh doanh, thương mại toàn cầu.

Đối tượng nào nên áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 ?

Bộ tiêu chuẩn này có thể áp dụng cho mọi tổ chức, doanh nghiệp không phân biệt lĩnh vực, ngành nghề, quy mô. Vậy nên việc tổ chức, doanh nghiệp có chứng nhận ISO 9001 sẽ giúp doanh nghiệp tạo được niềm tin cho khách hàng, vì hiện nay họ (khách hàng) luôn muốn các dịch vụ hay sản phẩm đạt được chất lượng, độ uy tín lớn.

Khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 sẽ có những lợi ích nào ?

Doanh nghiệp sẽ có có được những lợi ích sau, khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001

• Giữ chân khách hàng hiện có và thu hút thêm khách hàng mới
• Cải thiện các dịch vụ, sản phẩm ngày một tốt hơn
• Nâng cao việc quản lý trong nội bộ
• Tiết kiệm chi phí hiệu quả
• Tương thích với nhiều tiêu chuẩn khác
• Nâng cao năng suất, lợi nhuận

Lý do doanh nghiệp cần tư vấn tiêu chuẩn ISO 9001

Tiêu chuẩn ISO 9001 có mục đích là cung cấp cho doanh nghiệp một hệ thống quản lý chất lượng có tính khả thi và thực tế để thực hành, giám sát nhiều lĩnh vực trong việc sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. ISO này phù hợp cho mọi tổ chức, doanh nghiệp muốn nâng cao sự hài lòng của khách hàng, thúc đẩy, tạo động lực cho người lao động, cải tiến và xây dựng văn hóa liên tục.

Khi tiêu chuẩn này được áp dụng và đạt chứng nhận, khách hàng sẽ hiểu được những lợi ích của các dịch vụ, sản phẩm khi họ sử dụng. Nếu bỏ qua chứng nhận tiêu chuẩn này, đơn vị của bạn sẽ mất đi nhiều cơ hội thu hút khách hàng, hợp tác với nhiều đối tác mà khi họ muốn được đảm bảo hệ thống quản lý của bạn được đánh giá, phê duyệt liên tục.

Những khó khăn khi áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001

Phần lớn, các doanh nghiệp của Việt Nam sẽ gặp khó khăn về mặt tâm lý ngại thay đổi, sợ đánh mất đi những thứ đang có, hao phí thời gian, công sức, chi phí.

Việc ghi chép lại những thứ đang diễn ra có hệ thống, tuân thủ theo quy trình của ISO cung như việc xây dựng hệ thống tài liệu cũng làm cho doanh nghiệp mất nhiều thời gian, sức lực.

Vai trò của người lãnh đạo là rất quan trọng trong việc áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001. Họ cần phải xem xét lại việc quản lý nhân sự của mình, họp, kiểm tra, đánh giá và đưa ra những giải pháp tối ưu để có được những kết quả tốt nhất. Chính vì thế nên họ có thể thấy áp lực, căng thẳng,…

Từ những lý do đã nêu trên đã tạo ra tình trạng không có động lực cho doanh nghiệp Việt phát triển.

Giải pháp cho vấn đề này là những chuyên gia tư vấn tiêu chuẩn ISO 9001 cần phải tiến hành đào tạo nhận thức áp dụng từ cơ bản tới nâng cao, từ đó giúp cho doanh nghiệp hiểu hơn về tiêu chuẩn và những lợi ích mà nó mang lại cho doanh nghiệp của mình.

Ngoài ra còn có một số khó khăn như

• Việc tự tìm hiểu để áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001
• Phân bố thời gian để đảm bảo tiến độ đúng yêu cầu chứng nhận của đối tác hoặc khách hàng
• Chưa hiểu hết hoặc không hiểu đúng về các điều khoản hay yêu cầu của tiêu chuẩn.
• Xác định sai và thiếu hồ sơ, tài liệu, quy trình, các biểu mẫu
• Chưa biết cách soạn thảo các thông tin văn bản khoa học đạt chuẩn
• Các kế hoạch triển khai thực hiện việc áp dụng tiêu chuẩn chưa hợp lý
• Những hạn chế trong việc giám sát, theo dõi và đánh giá nội bộ

Một số khó khăn trong việc chứng nhận ISO 9001

• Chưa xác định được những tiêu chí để chọn đơn vị chứng nhận tiêu chuẩn
• Chứng nhận không có hiệu lực do chọn sai tổ chức chứng nhận không có uy tín.
• Không xác định rõ các thủ tục đăng ký chứng nhận
• Không hiểu về quy trình đánh giá chứng nhận tiêu chuẩn
• Không tìm ra được giải pháp tối ưu để khắc phục những điểm mà chưa tuân thủ hiệu quả.

Chính vì thế, sự góp mặt của các chuyên gia tư vấn sẽ giúp cho các tổ chức, doanh nghiệp trong quá trình tìm hiểu, áp dụng và đạt được chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 là rất cần thiết và quan trọng, tháo dỡ được những khó khăn, tìm ra được những giải pháp hiệu quả.

Thời gian tư vấn tiêu chuẩn ISO 9001

Thời gian tư vấn, áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001 thông thường sẽ kéo dài từ 3 tháng đến 6 tháng, phụ thuốc vào quy mô, loại hình của doanh nghiệp, ngoài ra có nhiều doanh nghiệp có thể mất nhiều thời gian hơn. Tuy nhiên sẽ tùy thuộc vào tình hình thực tế mà thời gian tư vấn có thể linh hoạt.

Doanh nghiệp sẽ nhận được giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 sớm, nếu như kết quả việc đánh giá hệ thống quản lý chất lượng của doanh nghiệp đạt chuẩn, phù hợp với mọi yêu cầu của tiêu chuẩn này.

Hiệu lực của giấy chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001 là 3 năm và chu kỳ đánh giá, giám sát thông thường là 6 tháng hoặc 9 tháng hoặc tối đa là 1 năm.

Chi phí tư vấn tiêu chuẩn ISO 9001

Chi phí này phụ thuộc vào một số yếu tố như sau:

Quy mô của tổ chức, doanh nghiệp: tổng số nhân sự làm việc tại những địa điểm cần đánh giá.

Phạm vi hoạt động: doanh nghiệp hoạt động ở lĩnh vực nào ? (sản xuất, thiết kế phần mềm, nền tảng không gian mạng,….)

Địa điểm: số lượng địa điểm đăng ký đánh giá là bao nhiêu.

Từ những tiêu chí đó và thêm tình hình thực tế mới có con số chính xác, cụ thể về chi phí tư vấn tiêu chuẩn ISO 9001.

Khách hàng cần phải chuẩn bị như thế nào cho việc tư vấn ISO 9001?

Chuẩn bị thời gian: khách hàng cần sắp xếp tôt các công việc, dành thời gian cho những hoạt động trao đổi, tư vấn, triển khai áp dụng tiêu chuẩn theo kế hoạch đã đặt ra và thống nhất với đơn vị tư vấn.

Chuẩn bị nhân sự: khách hàng phải đảm bảo sự có mặt đầy đủ của các nhân sự có nhiệm vụ trong những cuộc thảo luận, trao đổi về kế hoạch triển khai, thực hiện áp dụng ISO 9001.

Chuẩn bị các thông tin: khách hàng sẵn sàng cung cấp thông tin cần thiết cho đơn vị tư vấn, để có được chi phí cụ thể và thiết lập kế hoạch triển khai tư vấn phù hợp với doanh nghiệp của mình.

Quy trình tư vấn xây dựng tiêu chuẩn ISO 9001 cụ thể

Dưới đây là quy trình cụ thể về việc tư vấn xây dựng ISO 9001

Bước 1: Thực hiện khảo sát

Khảo sát thực trạng hệ thống quản lý của tổ chức, doanh nghiệp ở các phòng ban về hồ sơ, tài liệu, quy trình, quy định, hướng dẫn, cơ cấu tổ chức nhân sự, kiểm soát điều hành, sản xuất, kinh doanh, nhận dạng sản phẩm, lưu kho, ….

Việc có kết quả khảo sát sẽ là cơ sở cho việc lên kế hoạch xây dựng hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001.

Để chỉ đạo việc xây dựng hệ thống quản lý cần xác định các thành viên ban ISO.

Bước 2: Đào tạo nhận thức việc áp dụng những yêu cầu của tiêu chuẩn ISO 9001

Tổng quát về tiêu chuẩn và cách tiếp cận

• Khái quát về hệ thống các tiêu chuẩn
• Nguyên tắc quản lý chất lượng
• Phạm vi, ngoại lệ khi áp dụng tiêu chuẩn
• Những yêu cầu chung, yêu cầu hệ thống tài liệu và thảo luận
• Mô hình PDCA
• Mối quan hệ giữa các yêu cầu điều khoản

Diễn giải ra những yêu cầu của ISO 9001

Bối cảnh tổ chức, lãnh đạo, hoạch định hệ thống quản lý, hỗ trợ, điều hành, đánh giá kết quả hoạt động, cải tiến. Xác định mối tương quan giữa các tiêu chuẩn ISO 9001; ISO 14001; ISO 45001,…

Bước 3: Thống nhất kế hoạch, hướng dẫn viết tài liệu

Thống nhất các kế hoạch phân công nhiệm vụ, trách nhiệm cho các bộ phận xây dựng tài liệu ISO 9001.

Hướng dẫn việc viết tài liệu, chỉnh sửa tài liệu phù hợp với tiêu chuẩn ISO 9001 và quy trình công nghệ thực tế, các điều kiện sản xuất cải thiện để phù hợp với ISO 9001.

Bước 4: Hướng dẫn triển khai thực hiện tại các phòng ban

• Hướng dẫn các ban ngành triển khai thực hiện việc áp dụng hệ thống tài liệu tiêu chuẩn ISO 9001 ở phòng ban.
• Hướng dẫn cách áp dụng tài liệu
• Hướng dẫn các bộ phận chủ động đào tạo áp dụng các tài liệu

Từ đó nhân viên sẽ hiểu được tầm quan trọng của việc tuân thủ tài liệu và áp dụng nó vào thực tế.

Bước 5: Đào tạo và hướng dẫn thực hiện việc đánh giá nội bộ tại các bộ phận theo tiêu chuẩn ISO 9001

Lý thuyết đánh giá nội bộ: các kỹ thuật đánh giá, phong cách, kỹ năng, kiến thức,… thực hành đánh giá nội bộ.

Từ đó trang bị được những kiến thức về hoạt động đánh giá nội bộ theo tiêu chuẩn ISO 9001

Các phương pháp ghi nhận điểm không phù hợp, báo cáo các kết quả đánh giá, hướng dẫn cách khắc phục, cải tiến, hỗ trợ khắc phục sau đánh giá nội bộ.

Bước 6: Hướng dẫn họp xem xét lãnh đạo

Từ kết quả của việc đánh giá nội bộ, những phản hồi của khách hàng, việc thực hiện các quá trình, sự phù hợp của sản phẩm, tình trạng của những hành động khắc phục, những thay đổi lớn, cải tiến của công ty,…

Bước 7: Thực hiện việc đăng ký đánh giá chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001

Xem xét, đánh giá các tài liệu trước khi chứng nhận (nếu có)

Bước 8: Đánh giá chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001

Bước 9: Hướng dẫn hoàn tất việc xử lý, khắc phục những điểm không phù hợp sau đánh giá chứng nhận và kết thúc cấp chứng nhận tiêu chuẩn ISO 9001.

Và trên đây là những nội dung về việc tư vấn tiêu chuẩn ISO 9001 mà VCR chia sẻ tới bạn đọc. Hy vọng sẽ cung cấp được nhiều thông tin bổ ích.

Phuong.