Chi tiết về quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO

Vậy quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO có những nội dung nào ? Cùng VCR tìm hiểu qua bài viết sau nhé !

1. Hồ sơ là gì? Tổng quan về quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO

Hồ sơ là những thông tin được hình thành qua quá trình theo dõi, giải quyết vấn đề, sự việc trong quá khứ của tổ chức, doanh nghiệp cần được lưu trữ, để phục vụ cho việc xem lại, tham khảo trong tương lai (nếu cần thiết). Nói một cách khác, hồ sơ là tập tài liệu, những giấy tờ liên quan tới một hay nhiều đối tượng, các vấn đề, vụ việc nào đó… có tổng hợp các bằng chứng, kết quả, những điều đã diễn ra có hệ thống.

ISO – Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế có chức năng nghiên cứu, xây dựng, công bố các tiêu chuẩn ISO, với mục đích là làm cho mọi thứ thực hiện đúng chuẩn, gồm cả việc cung cấp những thông số kỹ thuật chuẩn quốc tế, đảm bảo cho các dịch vụ, sản phẩm, hệ thống,… đảm bảo chất lượng, hiệu quả và an toàn.

Khác với quy trình kiểm soát tài liệu, các tổ chức/doanh nghiệp đã thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ theo ISO riêng, bởi vì những hồ sơ này mang tính chất quá khứ, hầu hết không có khả năng ảnh hưởng tới những hoạt động trong tương lai, nên nó không yêu cầu việc cập nhật hay bảo trì như tài liệu.

Đối với tiêu chuẩn ISO, phải xây dựng và lưu trữ hồ sơ sau khi hoàn tất các công việc, vì nó chứng minh là những công việc này đã được hoàn thành.

Theo quy định mới nhất của tiêu chuẩn ISO 9001 thì các tổ chức/doanh nghiệp áp dụng ISO 9001 cần lưu trữ những hồ sơ như sau:

• Hồ sơ đánh giá và kết quả của các phòng ban và cả doanh nghiệp về việc thực hiện mục tiêu chất lượng.
• Hồ sơ đánh giá nội bộ: kế hoạch, chương trình, những ghi nhận trong quá trình đánh giá nội bộ, kết quả, ghi nhận những hành động khắc phục sau việc đánh giá.
• Hồ sơ hoạch định, xem xét lãnh đạo
• Hồ sơ kiểm soát những sản phẩm không phù hợp
• Hồ sơ kết quả xem xét khả năng đáp ứng được những yêu cầu của khách hàng về các đơn hàng.
• Hồ sơ đánh giá, kiểm tra các nguyên liệu đầu vào, sản phẩm ở các giai đoạn trong sản xuất.
• Hồ sơ về việc trang thiết bị được bảo trì, bảo dưỡng, kiểm định, hiệu chỉnh
• Hồ sơ kết quả đánh giá về nhà cung cấp
• Hồ sơ liên quan đến quá trình kinh doanh của doanh nghiệp như các hợp đồng, báo giá, đơn đặt hàng,…
• Hồ sơ liên quan đến quá trình tuyển dụng, năng lực, đào tạo nhân viên,… như hồ sơ, bằng cấp của ứng viên, kế hoạch đào tạo, đánh giá kế hoạch đào tạo, kinh nghiệm làm việc của nhân viên, …
• Hồ sơ liên quan đến việc thiết kế sản phẩm hàng hóa, xác nhận giá trị sử dụng của sản phẩm, dịch vụ.
• Hồ sơ liên quan đến những đánh giá của khách hàng

Ngoài những hồ sơ nêu trên, có thể cần lưu trữ nhiều hồ sơ hơn nhằm phục vụ cho việc đánh giá chứng nhận của đơn vị, tùy thuộc vào quy mô, đặc thù của doanh nghiệp

Khi các tổ chức/doanh nghiệp đang muốn chứng nhận ISO 9001, thì việc chuẩn bị những hồ sơ này thường gặp rất nhiều khó khăn, đặc biệt là những đơn vị chưa xây dựng được quy trình hoàn chỉnh. Chính vì thế mà các doanh nghiệp cần tìm đến những tổ chức cung cấp dịch vụ tư vấn ISO uy tín, chất lượng, nhiều kinh nghiệm để có thể chuẩn bị một cách nhanh chóng, đầy đủ, chính xác về các hồ sơ tài liệu.

2. Tại sao cần phải lưu trữ hồ sơ theo quy trình tiêu chuẩn ISO ?

Với các doanh nghiệp thì việc lưu trữ hồ sơ là một công việc rất cần thiết, quan trọng trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh, cụ thể:

• Chứng minh hoạt động của doanh nghiệp thông qua việc cung cấp các bằng chứng
• Cung cấp cơ sở báo cáo, xử lý dữ liệu cho việc thống kê
• Cung cấp cho cơ quan có thẩm quyền và bên liên quan khi có yêu cầu
• Cung cấp những thông tin khi đánh giá nội bộ hoặc buổi đánh giá nhà cung cấp của đối tác
• Đánh giá mức độ hiệu quả kinh doanh của tổ chức, doanh nghiệp, đồng thời xem xét đến hướng phát triển mới trong tương lai.
• Nguồn tài liệu đào tạo cho nhân sự mới
• Lưu trữ hồ sơ của nhân viên hay những tài liệu quan trọng khác về nhân sự, chiến lược, kế toán,…
• Cung cấp các số liệu, thông tin cho các kế hoặc cải tiến của tổ chức, doanh nghiệp

Đối với tiêu chuẩn ISO 9001, mục đích chính của việc lưu trữ hồ sơ chứng minh sự phù hợp của hệ thống kiểm soát chất lượng – QMS, đồng thời là cơ sở để xác định cơ hội cải tiến.

Việc xây dựng quy trình kiểm soát hồ sơ – tài liệu được xem như thủ tục bắt buộc của tiêu chuẩn ISO 9001 về hệ thống quản lý chất lượng.

3. Lưu trữ hồ sơ theo ISO 9001:2015 là gì?

ISO 9001:2015 là phiên bản mới nhất, được ISO ban hành vào cuối tháng 9 năm 2015, đưa ra ra các tiêu chí liên quan tới hệ thống quản lý chất lượng áp dụng đa dạng lĩnh vực, nó được xem như là một khuôn khổ nhằm đánh giá chất lượng quản lý của một tổ chức, doanh nghiệp.

Chính vì thế, việc quản lý hồ sơ sẽ thực hiện việc kiểm soát theo các khía cạnh như: nhận biết, thu thập, sử dụng, bảo vệ, xác định thời gian lưu trữ, phương pháp hủy hồ sơ,.. và quy trình kiểm soát tài liệu theo ISO 9001 phải đáp ứng được những tiêu chí trong bộ tiêu chuẩn này.

4. Quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO 9001

Theo tiêu chuẩn ISO 9001, quy trình lưu trữ hồ sơ gồm các bước sau: Nhận biết, thu thập hồ sơ; hệ thống và sắp xếp; xác định thời gian lưu trữ; lưu trữ hồ sơ; truy cập và sử dụng; bảo quản; hủy bỏ hồ sơ. Công tác lưu trữ hồ sơ sẽ đạt được hiệu quả và thể hiện chất lượng quản lý của tổ chức khi tuân theo quy trình này.

4.1. Nhận biết và thu thập hồ sơ

Theo tiêu chuẩn ISO yêu cầu, việc thiết lập, lưu trữ hồ sơ phải đảm bảo sự thích hợp của việc mô tả và nhận biết, như: tiêu đề, thời gian, phòng ban nào, tác giả, số tham chiếu... định dạng hồ sơ là hình ảnh, ngôn ngữ, video,… xem xét và phê duyệt,…

Việc nhận biết gồm: quy định mã ký hiệu của biểu mẫu gốc, số biểu mẫu để truy cập hồ sơ nhanh chóng, chính xác. Mỗi phòng ban cần có danh mục phân loại các hồ sơ để nắm rõ được phòng ban mình có mấy loại hồ sơ đang lưu trữ. Với mỗi loại hồ sơ đều phải có danh sách để truy xuất.

Khi áp dụng các quy định, quy trình, hướng dẫn công việc hay những hoạt động sản xuất kinh doanh (văn bản nội bộ,…) sẽ tạo ra các loại hồ sơ. Số hồ sơ này sẽ có nhân viên được trưởng phòng bổ nhiệm, phân công để thu thập.

Hồ sơ sẽ được thu thập theo ngày, tuần, tháng, quý hoặc năm, tùy thuộc vào quy mô, tình hình, đặc thù của mỗi phòng ban. Hồ sơ thường được thu thập theo ngày hoặc theo tuần. Hồ sơ cũng có thể được thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc cấp quản lý,…(với một vào trường hợp nhất định).

4.2. Hệ thống và sắp xếp hồ sơ

Đối với những hồ sơ được thu thập theo ngày hoặc tuần (ngắn hạn)

• Hồ sơ sẽ được phân loại, sắp xếp theo thứ tự ngày trước để dưới, ngày sau để trên, vào một bìa.
• Bên ngoài bìa sẽ dán ký hiệu nhận diện, ngày, tháng hoặc tên gọi của hồ sơ.
• Cuối tháng hoặc quý, nhân viên phụ trách lưu trữ hồ sơ tiến hành tập hợp, hệ thống lại hồ sơ để kiểm tra số lượng, sắp xếp, đóng tập và cho vào bìa hộp (Box file) với sự phân chia rõ ràng giữa các tháng.

Đối với những hồ sơ được thu thập theo tháng, quý hoặc năm (dài hạn)

• Trực tiếp lưu hồ sơ vào bìa hộp (Box file) với lá ngăn hồ sơ để phân chia giữa các tháng, quý hoặc năm theo thứ tự.

Đối với một số trường hợp, hồ sơ thu thập theo nội dung công việc, yêu cầu của khách hàng hoặc đối tượng quản lý

• Lưu trực tiếp hồ sơ vào bìa hộp theo trình tự thời gian. Trong box file đó, giữa các nội dung, đối tượng hay khách hàng cần được phân chia rõ ràng bởi lá ngăn hồ sơ.

4.3. Xác định thời gian lưu trữ

Tùy vào loại hồ sơ sẽ có thời gian lưu trữ không giống nhau, nhưng tối thiểu là một năm để phục vụ cho việc đánh giá nội bộ, đánh giá theo định kỳ, đánh giá chứng nhận,... Có những hồ sơ được lưu trữ 3 năm, 5 năm, 10 năm,… hoặc có thể lưu vĩnh viễn. Bên cạnh đó, phụ thuộc vào mục đích của doanh nghiệp, quy định của pháp luật, yêu cầu của khách hàng…

Có một số doanh nghiệp lớn, phải lưu trữ lượng hồ sơ lớn, thì buộc phải xây dựng một kho riêng để lưu trữ hoặc thuê dịch vụ lưu trữ hồ sơ bên ngoài để đảm bảo việc lưu trữ đúng thời gian quy định.

4.4. Lưu trữ hồ sơ

Đối với hồ sơ bằng giấy:

• Để đảm bảo an toàn, nguyên vẹn và bảo mật, hồ sơ cần phải bảo quản trong các vật chứa tốt như bìa cứng, hòm đựng, tủ đựng hồ sơ,…
• Bên ngoài bìa, bao kiện cần phải dán nhãn đều nhau, đánh số thứ tự hồ sơ để phân biệt dễ dàng.
• Nơi lưu trữ hồ sơ cần phải được kiểm soát, an toàn, dễ dàng tiếp cận khi có nhu cầu.
• Cần thiết lập danh mục hồ sơ lưu trữ, có quy định rõ ràng về vị trí hồ sơ để thuận tiện, nhanh chóng trong việc trích lục tìm kiếm. Danh mục cần được in ra bằng văn bản, thường xuyên được cập nhập, đặt ở nơi dễ thấy nhất.
• Phòng ban cần phải đánh số thứ tự cho từng tủ và ngăn đựng hồ sơ. Với những hồ sơ mật, quan trọng thì nên được bố trí lưu ở vị trí riêng, kín đáo, có khóa hoặc những biện pháp bảo mật.

Đối với hồ sơ dạng dữ liệu:

• Các dữ liệu trên máy tính có liên quan tới công việc cũng được xem là hồ sơ, nên cần được sắp xếp, đặt tên, phân loại thư mục rõ ràng và phải liệt kê vào tệp “Danh mục hồ sơ lưu”.
• Với những hồ sơ mật, quan trọng thì cần phải cài đặt mật khẩu hoặc phương pháp mã hóa đảm bảo.

4.5. Truy cập và sử dụng hồ sơ

Các bộ phận, phòng ban của tổ chức, doanh nghiệp có quyền sử dụng hồ sơ nhằm phục vụ chuyên môn công việc. Khi sử dụng hồ sơ, người sử dụng cần thông báo với trưởng phòng hoặc người được ủy quyền, với trường hợp khác phòng ban thì cần lập phiếu yêu cầu hồ sơ.

Dưới đây là một số trường hợp cần sử dụng hồ sơ:

• Mượn và trả ngay: người sử dụng có thể ngồi tại chỗ để tham khảo hồ sơ.
• Trường hợp cần nghiên cứu thời gian lâu: người sử dụng ký mượn với trưởng phòng ban hoặc người được ủy quyền.
• Trường hợp dùng để theo dõi công việc đang thực hiện: người dùng đề nghị trưởng phòng ban/người được ủy quyền cho phép photo hồ sơ để sử dụng.
• Chuyển hồ sơ ra ngoài công ty: người dùng cần xin ý kiến của trưởng phòng ban/người được ủy quyền.
• Đối với những hồ sơ quan trọng, bảo mật: người sử dụng cần xin ý kiến của Giám Đốc, ban ISO hoặc cấp có thẩm quyền.

Trong quá trình sử dụng hồ sơ, người dùng phải có trách nhiệm gìn giữ, bảo quản an toàn hồ sơ, bảo mật cho loại hồ sơ quan trọng và đảm bảo được tính nguyên vẹn của hồ sơ. Hoàn trả lại cho trưởng phòng ban hoặc người được ủy nhiệm sau khi sử dụng xong.

4.6. Bảo quản hồ sơ

• Để hồ sơ nơi khô ráo, sắp xếp trong tủ kệ tránh việc mất mát hoặc hư hỏng
• Vị trí để các hồ sơ căn cứ vào tần suất sử dụng thường xuyên, hàng ngày, hàng tuần, tháng, quý hoặc năm của người dùng để sắp xếp xa hoặc gần.
• Lưu chép vào ổ đĩa cụ thể các email nội dung công việc theo định kỳ tuần
• Hàng tháng lưu chép các dữ liệu trong máy tính qua ổ cứng rời để IT bảo quản và lưu trữ
• Sắp xếp ngăn nắp, gọn gàng các hồ sơ lưu trữ trên bàn làm việc hoặc trong ngăn kéo.
• Những hồ sơ không cần thiết nên loại bỏ
• Hồ sơ, dữ liệu trên máy tính có tính chất bảo mật, quan trọng thì cần cài đặt mặt khẩu, mã khóa an toàn
• Trách nhiệm của nhân viên quản lý là sắp xếp hồ sơ gọn gàng, đúng nơi quy định
• Kiểm tra, giám sát, theo dõi việc mượn, trả hồ sơ giữa cá nhân và các phòng ban.

4.7. Hủy bỏ hồ sơ

Cần tiến hành hủy bỏ các hồ sơ đã hết hạn lưu trữ. Tùy theo mức độ quan trọng của hồ sơ, trưởng phòng ban/cán bộ phụ trách tiến hành kiểm tra và hủy hồ sơ theo 2 trường hợp sau:

Đối với hồ sơ bình thường: trưởng phòng ban/cán bộ phụ trách sẽ tiến hành kiểm tra, hủy bỏ bằng cách gạch bỏ, xé nhỏ, dùng máy cắt,…

Đối với hồ sơ mật: trưởng phòng ban/bộ phụ trách làm phiếu yêu cầu hồ sơ trình lên Ban Giám Đốc phê duyệt. Nếu được phê duyệt thì trưởng phòng ban/cán bộ phụ trách tiến hành kiểm tra và hủy bằng cách xé nhỏ, sử dụng máy cắt hồ sơ, đốt,…

Từ đó có thể thấy, việc lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO không chỉ đơn giản là tổng hợp, dồn vào một thùng đựng, chiếc hộp rồi khóa lại, bỏ đại vào kệ. Vì sẽ có nhiều trường hợp yêu cầu khẩn cấp, phải trích lục nhanh chóng.

Những bước đầu khi triển khai, thiết lập quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO có thể không hề thuận lợi, gây ra những khó chịu nhưng nó giúp cho việc lưu trữ, tìm kiếm, bảo vệ hồ sơ một cách rất chặt chẽ, khoa học, đồng thời cũng tối ưu hóa hiệu quả làm việc lâu dài.

Hi vọng rằng những chia sẻ vừa rồi của VCR về chủ đề quy trình lưu trữ hồ sơ theo tiêu chuẩn ISO đã cung cấp cho quý độc giả những thông tin hữu ích.

Phuong.