Các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO

Trong bài viết sau đây, Thiết bị phòng sạch VCR sẽ chia sẻ cho bạn quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO đã và đang được nhiều tổ chức, doanh nghiệp áp dụng.

Cùng tìm hiểu nhé.

Quản lý nhân sự là gồm tất cả những công việc của nhân sự, từ khi họ bắt đầu làm việc đến lúc họ nghỉ việc tại công ty đó. Để hiểu được quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là gì, nó diễn ra như thế nào ? Trước tiên chúng ta cùng tìm hiểu qua tiêu chuẩn ISO là gì ?

Tiêu chuẩn ISO là viết tắt cụm từ tiếng anh “International Organization for Standardization” được dịch là Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế, được thành lập vào 23/2/1947, trụ sở tại Gevena, Thụy Sĩ.

ISO có rất nhiều bộ tiêu chuẩn khác nhau như: ISO 9000; ISO 14000; ISO 22000;…

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là gì?

Một khía cạnh cốt lõi của tiêu chuẩn ISO 9001 là quản trị nguồn nhân lực, nó có vai trò đảm bảo chất lượng cho bộ máy vận hành, nhằm nâng cao, cải tiến chất lượng sản phẩm, dịch vụ đầu ra.

Quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO là tất cả quá trình thực hiện hoạt động quản trị theo vòng tuần hoàn là Tuyển nhân sự – Đào tạo – Sử dụng nhân sự – Giữ nhân sự – Đào thải, một cách có trình tự, khoa học, có hệ thống, tuân thủ đúng, chặt chẽ mọi nguyên tắc và những tiêu chuẩn được đề cập trong bộ tiêu chuẩn ISO.

Những yêu cầu chung cho hệ thống quản lý nhân sự tiêu chuẩn ISO

Để áp dụng hiệu quả các quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, trước hết bộ phận nhân sự cũng như quản lý phải nắm được rõ được Quy trình quản lý nhân sự là gì? Tiêu chuẩn ISO là gì? Và phải tuân thủ một số yêu cầu chung dưới đây:

• Xác định các trình tự, tương tác của quá trình quản lý và tuyển dụng nhân sự một cách rõ ràng.
• Xác định các chuẩn mực, nhằm đảm bảo khi áp dụng quy trình quản lý nhân sự nó sẽ được kiểm soát.
• Cung cấp đủ các thông tin, nguồn lực, hồ sơ, tài liệu cần thiết,… để hỗ trợ việc vận hành cũng như theo dõi quá trình tuyển dụng diễn ra hiệu quả, thuận lợi.
• Thực hiện việc theo dõi, đo lường, phân tích quá trình quản lý nhân sự
• Quá trình tuyển dụng phải được cải tiến thường xuyên.

Lợi ích của quy trình quản lý nhân sự theo ISO

Việc xây dựng một quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO, sẽ mang lại cho doanh nghiệp một số lợi ích như sau:

• Cải tiến kết quả hoạt động chung, cung cấp nền tảng vững chắc, hỗ trợ cho quá trình phát triển bền vững của công ty, tổ chức, đơn vị.
• Năng suất, chất lượng lao động ngày một tăng lên, giảm các chi phí ẩn doanh nghiệp, ngoài ra sẽ xem xét, phân bổ, tối ưu nguồn lực phù hợp.
• Đáp ứng việc vượt hàng rào kỹ thuật trong thương mại quốc tế
• Gia tăng mức độ uy tín với các khác hàng, đối tác, thu hút được nhân tài.
• Giúp doanh nghiệp nhận biết, xử lý đúng, hiệu quả những chậm trễ, sai sót trong khi vận hành, quản trị nhân sự.
• Nâng cao năng lực cạnh tranh với đối thủ, đảm bảo xây dựng, phát triển hình ảnh doanh nghiệp.

Các bước để xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo ISO

Nhằm theo dõi sự phát triển, hoạt động của bộ phận nhân sự thì cần có một quy trình cụ thể. Dưới đây là các bước xây dựng quy trình quản lý nhân sự theo tiêu chuẩn ISO mà các doanh nghiệp có thể tham khảo và chọn ra các bước phù hợp với hướng phát triển chung của tổ chức mình.

Bước 1. Xác định thực trạng quy trình quản lý nhân sự của doanh nghiệp

Doanh nghiệp phải xác định được bối cảnh, thực trạng việc quản lý nhân sự hiện tại rồi so sánh với các tiêu chuẩn ISO trước khi riến hành chuẩn hóa quy trình quản trị.

Công việc nên được thực hiện bởi đơn vị tư vấn ISO, nhằm đánh giá thực trạng quản lý nhân sự ở doanh nghiệp một cách thực tế, chính xác đồng thời tư vấn, đưa ra những khuyến nghị để áp dụng thành công ISO.

Sau khi hoàn thành công việc này, doanh nghiệp sẽ tìm ra được điểm cần sửa đổi, cải tiến, bổ sung để hệ thống chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn ISO.

Bước 2. Thành lập ban quản lý

Phải có một đội ngũ triển khai, giám sát, chỉ đạo cả quá trình thực hiện, vì áp dụng tiêu chuẩn ISO và quy trình quản lý nhân sự như là dự án lớn ở một doanh nghiệp.

Ban quản lý gồm có lãnh đạo, quản lý các cấp, nhân sự phụ trách có hiểu biết về ISO, phân tích, xác định được các điều khoản, tiêu chuẩn trọng tâm doanh nghiệp sẽ áp dụng. Bên cạnh đó, phải lên kế hoạch, tổ chức, theo sát quy trình chuẩn hóa hệ thống quản lý nhân sự tại đơn vị của mình.

Bước 3. Xây dựng các quy trình, hệ thống tài liệu, văn bản để áp dụng

Đây được xem là khâu quan trọng nhất. Trọng tâm việc quản lý nhân sự theo ISO là phải hệ thống hóa được các quy trình quản lý đang thực hiện tại doanh nghiệp, cụ thể hóa bằng văn bản, tài liệu quy phạm.

Các quy trình cần chuẩn hóa như sau:

• Quy trình tuyển dụng nhân sự
• Quy trình đào tạo, phát triển nguồn nhân lực
• Quy trình đánh giá năng lực của nhân sự
• Quy trình bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật,…nhân sự

Hệ thống tài liệu, văn bản xây dựng gồm có:

• Chế độ và chính sách đãi ngộ
• Nội quy và quy định trong doanh nghiệp
• Từng vị trí, chức vụ có lộ trình thăng tiến
• Quy định kỷ luật, sa thải,…
• Quy định về khen thưởng,…

Bước 4. Áp dụng quy trình quản lý nhân sự trong thực tiễn

Các quy trình, hệ thống tài liệu sau khi đã xây dựng hoàn chỉnh, ban quản lý cần phải phổ biến các nội dung đến nội bộ nhân sự đồng thời tiến hành đào tạo, hướng dẫn cho đội ngũ nhân viên cách áp dụng, triển khai các quy trình nhằm đưa hệ thống quản lý nhân sự đi vào thực tiễn.

Lưu ý: Trách nhiệm, chức năng, quyền hạn của từng cá nhân cũng như bộ phận phải được phân công rõ ràng, minh bạch trong quá trình triển khai.

Bước 5. Đánh giá

Trong quá trình triển khai và áp dụng ISO vào quy trình quản lý, phải theo dõi, đánh giá hiệu quả liên tục, để xác định được mức độ phù hợp, đáp ứng tiêu chuẩn ISO, từ đó cũng có thể thấy được những yếu tố, vấn đề còn tồn đọng, chưa hoàn thiện trong quy trình để cải tiến, khắc phục.

Tham khảo các thao tác đánh giá, dựa trên các yếu tố: Môi trường, phương pháp, nhân lực, đo lường,…để thực hiện.

Trước khi đăng ký chứng nhận, việc đánh giá này do đơn vị chuyên môn về ISO hoặc nội bộ công ty thực hiện.

Bước 6: Đăng ký chứng nhận ISO

Doanh nghiệp đăng ký chứng nhận với tổ chức độc lập, có quyền hạn, uy tín để công nhận quy trình quản lý nhân sự đạt tiêu chuẩn chất lượng của ISO một cách chính thức.

Ở Việt Nam hiện nay có rất nhiều tổ chức tư vấn, cấp chứng nhận ISO, doanh nghiệp cần chú ý lựa chọn đơn vị uy tín, quyền hạn pháp lý đầy đủ để đăng ký chứng nhận tiêu chuẩn ISO.

Bước 7: Duy trì chứng nhận ISO

Hiệu lực tối đa chứng nhận ISO là trong 3 năm. Trong thời gian đó sẽ có những cuộc đánh giá và giám sát định kỳ, đảm bảo doanh nghiệp duy trì, thực hiện, tuân thủ mọi yêu cầu của ISO. Chính vì thế, doanh nghiệp không được lơ là, phải luôn luôn cải tiến, đảm bảo chất lượng cho hệ thống quản lý nhân sự.

Việc áp dụng tiêu chuẩn ISO vào quá trình quản lý nhân sự, sẽ tránh được một số sai phạm, chuẩn hóa quy trình hoạt động cũng như tiết kiệm thời gian, chi phí cho doanh nghiệp. Hy vọng bài viết VCR chia sẻ trên đây giúp bạn có thêm những thông tin bổ ích cho mình.

Phuong.